Allgemeines
Aufruf der Schnittstelle
Die KAPS-Assistent-Schnittstelle können Sie über Menüpunkt 9.5.2.0 aufrufen.
Protokoll
Alle Aktionen werden in der Protokolldatei FNKAPS.PTK im FibuNet-Datenverzeichnis protokolliert.
Buchungsübernahme
Mit diesem Menüpunkt können Sie Buchungen aus der Warenwirtschaft KAPS Assistent in die FibuNet übernehmen.
Die von Ihnen ausgewählte Datei wird in das FibuNet-Schnittstellen-Format umgewandelt und gegebenenfalls automatisch übernommen.
Sollten bei der Übernahme Fehler auftreten, wird die FibuNet-Übernahmedatei nach der Verarbeitung nicht gelöscht. Sie können anhand der Primanota-Auskunft nachvollziehen, welche Fehler aufgetreten sind.
Ablauf
Eingaben
Übernahmedatei
Wählen Sie die von KAPS-Assistent erzeugte Buchungsdatei aus. FibuNet schlägt Ihnen automatisch den Dateinamen der letzten Übernahme vor.
Übernahmedatei nach Import löschen?
Wählen Sie Ja, wenn die KAPS-Datei nach erfolgreicher Umwandlung in FibuNet-Buchungsdateien gelöscht werden soll.
Wählen Sie Nein, wenn die KAPS-Datei unverändert bestehen bleiben soll. Achtung: Dadurch sind Doppelübernahmen möglich!
Unabhängig von dieser Eingabe erzeugt FibuNet bei jeder Übernahme eine Sicherungskopie der KAPS-Datei.
Kostenstelle als Kostenträger buchen?
Wählen Sie Ja, wenn alle übergebenen Kostenstellen von FibuNet als Kostenträger interpretiert und gebucht werden sollen.
Wählen Sie Nein, wenn alle Kostenstellen unverändert gebucht werden sollen.
Automatische Übernahme durch Batchserver?
Wählen Sie Ja, wenn die erzeugten Übernahmedateien in die Steuerdatei des Batchservers für eine vollautomatische Übernahme eingetragen werden sollen.
Wählen Sie Nein, wenn Sie die Übernahmedateien pro Mandant manuell übernehmen wollen.
Vorgabe: Ja
Batchserver an dieser Station starten?
FibuNet erzeugt für jeden Mandanten eine eigene Übernahmedatei und trägt diese in den Batchserver ein.
Wählen Sie Ja, wenn die Übernahme gleich im Anschluss an die Umwandlung an Ihrer Arbeitsstation gestartet werden soll.
Wählen Sie Nein, wenn Sie die Übernahmedateien manuell übernehmen bzw. prüfen wollen oder wenn an einer anderen Station schon ein Batchserver läuft.
Sie können den Batchserver auch manuell über Menüpunkt 3.5 starten.
Vorgabe: Ja
Buchungen übernehmen am TT.MM.JJJJ um SS:MM Uhr
Geben Sie hier ein Startdatum für die Übernahme durch den Batchserver ein. Dadurch lässt sich der Beginn der Verarbeitung der Übernahmedateien z. B. in die Nachtstunden verlegen.
Vorgabe: Systemdatum und Systemzeit
Umwandlung
Nach Abschluss der Eingaben wird die KAPS-Übernahmedatei in FibuNet-Buchungsdateien umgewandelt.
In der KAPS-Übernahmedatei können Buchungen für beliebig viele Betriebe enthalten sein. FibuNet ordnet diese im ersten Schritt dem dazugehörigen Mandanten zu. Anschließend legt FibuNet pro Mandant eine eigene Übernahmedatei im jeweiligen Mandantenunterverzeichnis an, in die die zugehörigen Buchungen eingetragen werden.
Als Buchungsdatum wird dabei der jeweilige Leistungsmonat angenommen. Fällt das Belegdatum in einen späteren Zeitraum, wird ein Valutadatum eingetragen.
Nach Abschluss der Umwandlung werden die erzeugten Buchungsdateien gegebenenfalls in die Steuerdatei des Batchservers eingetragen.
Verarbeitung
Verarbeitung durch Batchserver
Haben Sie bei „Automatische Übernahme durch Batchserver?“ Ja eingegeben, erfolgt die Verarbeitung der Buchungsdateien vollautomatisch über den FibuNet-Batchserver.
Manuelle Verarbeitung
Haben Sie bei „Automatische Übernahme durch Batchserver?“ Nein eingegeben, muss die Verarbeitung manuell gestartet werden.
Im KAPS-Protokoll (Menüpunkt 9.5.2.0.6) wird eingetragen, für welchen Mandanten Übernahmedateien erzeugt wurden. Wechseln Sie in die einzelnen Mandanten und übernehmen Sie die Übernahmedateien mit Menüpunkt 3.4 manuell.
Namen der FibuNet-Übernahmedateien
FibuNet legt seine Übernahmedateien im jeweiligen Mandantenunterverzeichnis unter dem Namen mmmUEKPS.jxx an.
Dabei gilt:
mmm – Mandantennummer (001–999)
j – Wirtschaftsjahr (0–9)
xx – laufende Nummer (01–99)
Aufgrund der laufenden Nummer kann eine Übernahme angestossen werden, obwohl die vorhergehende noch nicht vollständig verarbeitet wurde.
Namen der KAPS-Sicherungskopien
FibuNet erzeugt bei jeder Übernahme eine Sicherungskopie der KAPS-Datei. Diese Sicherungskopien liegen unterhalb des FibuNet-Datenverzeichnisses im Unterverzeichnis KAPS_BAK mit dem Dateinamen JJJJMMTT.###.
Dabei gilt:
JJJJMMTT – Systemdatum der Übernahme
### – laufende Nummer bei gleichem Tagesdatum
OP-Rückmeldung
Mit diesem Menüpunkt werden die Offenen Posten der Kunden aller in der Betriebszuordnungstabelle angegebenen Mandanten verdichtet nach KAPS Assistent exportiert.
Sind in der Betriebszuordnungstabelle mehrere Betriebe einem Mandanten zugeordnet, wird je Betrieb ein eigener Datensatz erstellt.
Eingaben
Exportdatei
Wählen Sie hier die Datei aus, in der die offenen Posten an KAPS übergeben werden sollen. Sofern auf dem genutzten PC die „Client-Access-Software“ installiert ist, kann die Datei direkt in einem Ordner auf der AS/400 angelegt werden. Der Dateiname ist frei wählbar.
Übertragene Felder
Aus den offenen Posten werden folgende Felder an Assistent übertragen:
FibuNet-Feld | KAPS-Feld | Bemerkung |
Mandant | Betriebsnummer | Über Betriebszuordnungstabelle |
Kontonummer | Kundennummer fremd | max. 8 Stellen |
Belegnummer 1 | Belegnummer | 6 Stellen (nur Ziffern) |
Belegdatum | Belegdatum | |
Soll-/Haben-Kenner | Soll-/Haben-Kenner | |
Betrag Inlandswährung | Betrag Inlandswährung | Wenn Kunde in DM geführt |
Betrag Euro | Betrag Euro | Wenn Kunde in EUR geführt |
Nettofälligkeitsdatum | Endfälligkeit | |
Skontofälligkeitsdatum | Skontofälligkeitsdatum | |
Skontobetrag Inld. | Skontobetrag | |
Skontobetrag Euro | Skontobetrag Euro | |
Rest | Rest | R = RestOP |
Postenart | Belegart | R = Rechnung, G = Gutschrift, Z = Zahlung, S = Storno |
Mahnstufe | Mahnstufe | 1–9 |
Buchungstext | Kurzhinweis | |
Buchungstext | Langtext 1 |
Adressänderungen
Mit diesem Menüpunkt werden die Adressänderungen der Kunden aller in der Betriebszuordnungstabelle angegebenen Mandanten in die Warenwirtschaft KAPS Assistent exportiert.
Eingaben
Exportdatei
Wählen Sie hier die Datei aus, in der die FibuNet-Adressänderungen an KAPS übergeben werden sollen. Sofern auf dem genutzten PC die „Client-Access-Software“ installiert ist, kann die Datei direkt in einem Ordner auf der AS/400 angelegt werden. Der Dateiname ist frei wählbar.
Kunden exportieren
Geben Sie hier den zu exportierenden Kontonummernbereich an. Konten, die außerhalb dieses Bereiches liegen, werden beim Export übersprungen.
Stand in KAPS
Geben Sie hier das Datum des letzten Abgleiches mit Assistent an. Es werden dann nur die danach durchgeführten Änderungen und Neuanlagen an KAPS gemeldet. Durch die Angabe von 0 werden alle Adressen neu übertragen.
Übertragene Felder
Aus dem FibuNet-Kundenstamm werden folgende Felder an Assistent übertragen:
FibuNet-Feld | KAPS-Feld | Bemerkung |
Mandant | Betriebsnummer | Über Betriebszuordnungstabelle |
Kontonummer | Kundennummer fremd | max. 8 Stellen |
Bezeichnung | Matchcode / Kurzanschrift | Matchcode wird in Großbuchstaben übertragen |
Name 1–3 | Name 1–3 | 25 Zeichen |
Straße 1 | Straße | 25 Zeichen |
Länderkennzeichen | Land | ISO-Lkz verwenden (s. MP 0.6) |
Postleitzahl | Postleitzahl | 6 Zeichen |
Ort | Ort | 25 Zeichen |
PLZ Postfach | PLZ Postfach | 6 Zeichen |
Postfach | Postfachnummer | |
Ansprechpartner | Ansprechpartner | 25 Zeichen |
Telefon | Telefon | 17 Zeichen |
Telefax | Telefax | 17 Zeichen |
Funktelefon | Handy | 17 Zeichen |
Inland/Euro/Ausland | Europäer (J/N) / Ausland (J/N) | |
Währung | Währungscode / Kunde in Euro | ISO-Währungscode (z. B. USD) |
Verkaufsgebiet | Verkaufsgebiet | |
LiefNr beim Kunden | LiefNr beim Kunden | 14 Zeichen |
Zentralregulierer | abw. Rech. Kt / abw. Fibu. Kt | |
Zahlart | Einzugsermächtigung / Abbuchungsauftrag | Zahlart 1 oder 4 / Zahlart 6 |
Bankleitzahl | Bankleitzahl | inländische Bank |
Bankkonto | Bankkonto | nur wenn BLZ angegeben |
Bankanschrift | Bezeichnung der Bank | aus Bankenstamm |
Kundenstatus „Faul“ | Liefersperre | Liefersperre, wenn Faul = Ja |
Vertreter | Reisendengebiet | Nur wenn Vertreter <= 99 |
UStIdNr | UStIdNr | Nur bei Europäern |
Kreditvers. Limit | Kreditrahmen | max. 9.999.999 |
Betriebszuordnung
Geben Sie hier die Zuordnung zwischen KAPS-Betrieben und FibuNet-Mandanten an. Diese wird von der Buchungsübernahme, der OP-Rückmeldung und den Adressänderungen benötigt.
Es können beliebig viele KAPS-Betriebe einem Mandanten zugeordnet werden. Bei der OP-Rückmeldung und den Adressänderungen wird dann je Betrieb ein eigener Datensatz erzeugt.
Automatikrechnungen
Hier können Sie festlegen, dass bei der Übernahme von Ausgangsrechnungen für bestimmte Debitoren automatisch Eingangsrechnungen in einem anderen Mandanten erzeugt werden.
Geben Sie für jede Kombination Mandant/Debitor/Erlöskonto die zugehörige Kombination Mandant/Kreditor/Einkaufskonto an.
Beispiel:
Mdt / Debitor / Erlös-Kto | Mdt / Kreditor / Eink.-Kto |
111 / 12556 / 8400 | 112 / 70000 / 3400 |
111 / 12556 / 8403 | 112 / 70000 / 3400 |
Beim Start der Übernahme wird geprüft, ob für einen Debitoren eine Kombination vorliegt, die nicht eingetragen ist. Ist dies der Fall, wird die Übernahme unmittelbar mit einer entsprechenden Meldung beendet. Tragen Sie für diese Kombination die Automatik nach und starten Sie die Übernahme erneut.
Protokoll ansehen
Hier können Sie sich den Inhalt der Protokolldatei FNKAPS.PTK ansehen und gegebenenfalls mit [F7] drucken.
Protokoll löschen
Dieser Menüpunkt löscht nach Sicherheitsabfrage die Protokolldatei FNKAPS.PTK im FibuNet-Datenverzeichnis. Die Protokollierung der Löschaktion ist der erste Eintrag im neuen Protokoll.