Das Programm FNFormel1 verarbeitet die Ausgangsrechnungen und Debitoren-Stammdaten aus dem Dealer-Management-System Formel1 der Cardis Reynolds GmbH aus Murnau.

Formel1 übergibt die Buchungen und Stammdaten im Datev-Format Version 7.00. Grundlage ist die Formatbeschreibung der Datev unter https://developer.datev.de/datev/platform/de/dtvf.

Das Programm FNFormel1.exe wird als gepacktes ZIP-Archiv geliefert.

Entpacken Sie die ZIP-Datei und kopieren Sie das Programm auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis. Legen Sie anschließend eine Verknüpfung auf dem Desktop an.

Hinweis: Das Programm nutzt die FibuNet-COM-Schnittstelle, um mit dem FibuNet-Server zu kommunizieren. Sollte diese auf der Arbeitsstation noch nicht installiert sein, rufen Sie bitte den normalen FibuNet-Client auf und starten Sie den Menüpunkt 9.9.5.

Starten Sie das Programm per Doppelklick auf das Desktop-Symbol.

Nach dem Start können Sie sich in dem Feld „FibuNet-Anmeldung“ mit den aus dem FibuNet-Client gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.

Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses in dem Feld „Mand.-Passwort“ ein.

Stellen Sie dann den gewünschten Mandanten und das gewünschte Buchungsdatum ein und bestätigen Sie die Einstellung durch einen Klick auf den „Ändern“-Knopf.

FNFormel1 kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:

Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.

Über ein Batch-Programm kann FNFormel1 mit allen Dateien in einem Verzeichnis aufgerufen werden. Legen Sie dafür zum Beispiel eine Batchdatei „FNFormel1_Start.bat“ mit folgendem Inhalt an:

Mit dieser Batchdatei werden alle Formel1-Exportdateien im Verzeichnis „D:\Formel1\Export“ an die Schnittstelle zur Verarbeitung übertragen.

Wenn sich die Formel1-Exportdateien in Unterverzeichnissen befinden, kann mit folgender Syntax die Suche auch rekursiv in allen Unterverzeichnissen erfolgen:

Diese Batchdatei können Sie über die Aufgabenplanung von Windows auch zeitgesteuert aufrufen.

Mit diesem Punkt können Buchungen der Formatkategorie 21 „Buchungsstapel“ und Stammdaten der Formatkategorie 16 „Debitoren/Kreditoren“ im Datev-Format in FibuNet-Übernahmedateien konvertiert werden.

Wählen Sie hier die von Formel1 bereitgestellte Buchungs- oder Stammdatendatei aus.

Klicken Sie auf „Starte Import“, um die Datei zu konvertieren. Nach Abschluss der Konvertierung wird Ihnen ein Protokoll angezeigt.

Die erzeugte Übernahmedatei kann anschließend in FibuNet im Menüpunkt 3.4 verarbeitet werden.

Die Formel1-Datei, die Übernahmedatei und das Protokoll werden zusätzlich in einem Archivverzeichnis gespeichert. Dieses Archivverzeichnis liegt im Datenverzeichnis und hat die Struktur „FNFormel1\Archiv\JJJJ\JJJJ-MM-TT\“.

Über den Menüpunkt „Datei/Archiv öffnen“ können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen.

Wichtiger Hinweis: Die Original-Formel1-Datei wird nach der Konvertierung gelöscht, um doppelte Übernahmen zu vermeiden.

Wählen Sie ein Verzeichnis und einen Dateinamen aus, in das die Datei exportiert werden soll. Klicken Sie auf den Button „Starte OP-Export“.

Vor der ersten Konvertierung müssen die grundlegenden Einstellungen durchgeführt werden.

Hier können Sie einzelne Erlös- oder Personenkontonummern aus Formel1 für FibuNet umsetzen lassen. Durch die Angabe eines Datev-Gegenkontos kann die Umsetzung eines Sachkontos nur bei bestimmten steuerlichen Sachverhalten erfolgen, da Formel1 für unterschiedliche steuerliche Sachverhalte unterschiedliche Gegenkonten verwendet. Zusätzlich kann durch Angabe der Kontoumsetzung auf eine bestimmte Kostenstelle umgesetzt werden, dies kann notwendig sein, wenn Formel1 bei bestimmten Buchungsarten keine Kostenstelle liefert.

Wenn für ein Formel1-Konto eine Einzelumsetzung existiert, wird die Kontenbereichs-Umsetzung nicht mehr vorgenommen.

Hier können für ganze Kontenbereiche Umsetzungen festgelegt werden. Wenn das Formel1-Konto in einen Kontenbereich fällt, wird die Kontonummer mit dem Faktor multipliziert. Anschließend wird das Additiv auf das Ergebnis addiert.

Der Faktor kann auch kleiner als 1 sein, um die Kontonummer um eine Stelle zu kürzen. Das Additiv kann auch negativ sein, um von der Kontonummer einen bestimmten Wert abzuziehen.

Beispiel:

Formel1 kann für die Stammdaten im Feld „Zahlungsbedingung“ und für die Buchungen im Feld „Belegfeld 2“ eine Zahlungsbedingung übergeben. Die Zahlungsbedingung wird dann in FibuNet-Zahlungskonditionen und eine Zahlart übersetzt.

Hinweis: Diese Eintragungen werden nicht mehr genutzt, wenn im FibuNet-Mandantenstamm eine Maske für die Kostenstellengliederung angegeben wurde. Pflegen Sie dann die entsprechenden Dimensionen in FibuNet.

In diesem Register werden die notwendigen Stammdaten für den SKR 51 angelegt. Die Schnittstelle bildet aus den Kostenrechnungsmerkmalen, die von Formel1 im Feld Kost1 im Format MMSSKKAATT (Marke/Standort/Kostenstelle/Absatzkanal/Kostenträger) übergeben werden, eine 8- bis 10-stellige Kostenstelle in FibuNet.

Um diese Kostenstellen mit einer Bezeichnung und den korrekten Gruppen in FibuNet pro Kostenstelle automatisiert anzulegen, stellen Sie hier ein, welche Marken, Standorte, Kostenstellen, Absatzkanäle und Kostenträger vorhanden sind. Daraus ergeben sich entsprechende Kürzel.

Beispiel: Standort 1, Marke 1, Kostenstelle 10, Absatzkanal 10, Kostenträger 01 ergibt FibuNet-Kostenstelle 11101001 mit der Bezeichnung „V/Ges.NW/ohneKanal/priv.EK/e-up!“ und den Gruppen: 1001 (Standort 1), 2001 (Marke 1), 3010 (Kostenstelle 10), 4010 (Absatzkanal 10), 5101 (Modell 1 der Marke 1).

Die Standorte sind kein Bestandteil der Kostenstellenbezeichnung in FibuNet. Die Standorte werden fix mit dem Additiv 1000 als Gruppe A in die Kostenstelle eingetragen.

Hinweis: Die Werte für die Tabellen werden bei jedem Programmstart aus der Datei „BKR_KoRe_Merkmale.ini“ im Datenverzeichnis aktualisiert. Wenn Sie den BKR verwenden, sollten Sie diese Datei in das Datenverzeichnis kopieren. Sollten sich Änderungen in der BKR-Struktur ergeben, müssen die Änderungen in der INI-Datei vorgenommen werden. Die automatische Anlage von Kostenstellen für den BKR 51 wird protokolliert.

In diesem Register besteht die Möglichkeit, für einen definierten Debitorenbereich eine bestimmte Marke zu definieren. Dies kann notwendig sein, wenn in Formel1 eine andere Marke als BMW oder Mini abgebildet werden soll. Dies geht nur, wenn die Kunden dieser bestimmten Marken in einem eigenen Debitorenkreis abgebildet werden. Unter Umständen kann ein Debitor dann doppelt vorkommen.

Vorgabewert: 6980

Da Datev keine echten Aufteilungsbuchungen unterstützt, werden diese von Formel1 jeweils als Buchung gegen ein Zwischenkonto übergeben. Bei der Übernahme in FibuNet wird eine Aufteilungsbuchung generiert, daher ist es notwendig, diese Zwischenkonten hier einzutragen.

Tragen Sie hier alle in der Datev-Datei verwendeten Zwischenkonten ein. Bereiche können mit „-“ definiert werden. Mehrere Bereiche werden mit Komma getrennt.

Beispiel: 6980, 6982-6985, 6987

Hinweis: Formel1 verwendet Zwischenkonten mit Steuerschlüssel und bucht dann später den Nettobetrag mit Datev-Funktionssperre auf die einzelnen Erlöskonten um. Dadurch wird in FibuNet eine Aufteilungsbuchung mit Nettobeträgen erzeugt. Prüfen Sie daher unbedingt die steuerliche Schlüsselung der Erlöskonten.

Bei einigen Geschäftsvorfällen kann es notwendig oder gewünscht sein, die Aufteilung zu unterbinden. Tragen Sie die Zwischenkonten dieser Geschäftsvorfälle hier ein.

Vorgabewert: 3000–3799

Hier werden die Kontenbereiche der Bestandskonten für die verrechneten Anschaffungskosten (VAK) eingetragen. Der Eintrag ist notwendig, da grundsätzlich eine Aufteilungsbuchung gebucht wird. Damit die VAK-Buchungen nicht als Gegenkonto das Personenkonto beinhalten, muss die Schnittstelle die Buchung der VAK erkennen, um direkt per Konto 7xxx an 3xxx buchen zu können.

Vorgabewert: 7000–7799

Hier werden die Kontenbereiche der Wareneinsatzkonten für die verrechneten Anschaffungskosten (VAK) eingetragen. Der Eintrag ist notwendig, da grundsätzlich eine Aufteilungsbuchung gebucht wird. Damit die VAK-Buchungen nicht als Gegenkonto das Personenkonto beinhalten, muss die Schnittstelle die Buchung der VAK erkennen, um direkt per Konto 7xxx an 3xxx buchen zu können.

Hier kann mit einer Bildungsregel (bestehend aus den Kostenrechnungsmerkmalen des SKR 51) ein Vertreter im offenen Posten hinterlegt werden. Wenn z. B. die OP-Liste in FibuNet nach allen Werkstatt-Rechnungen gefiltert werden soll, tragen Sie hier ein: 90000KK.

Legen Sie dazu den Kreditor 9000040, 9000041 etc. in FibuNet an. Soll dazu der Standort mit in die Kreditorennummer aufgenommen werden, tragen Sie hier 900SSKK ein. Die Bildungsregel muss so gewählt werden, dass die Vertreter in den Kreditorennummernkreis passen (siehe Menüpunkt 1430).

Steuerkonto: Tragen Sie hier das Steuerkonto für die Altteilesteuer ein, das aus Formel1 übergeben wird.

Bemessungsgrundlage: Tragen Sie hier ein in FibuNet frei zu definierendes Konto ein, auf das die Bemessungsgrundlage der Altteilesteuer gebucht werden soll. Das Konto muss in FibuNet mit Umsatzsteuerschlüssel 1, Steuerart 2 und Umsatzsteuervoranmeldekennzeichen 81 geschlüsselt werden.

Gegenkonto Bemessungsgrundlage: Tragen Sie ein in FibuNet frei zu definierendes Konto ein, auf das die Gegenbuchung der Bemessungsgrundlage gebucht wird. Das Konto muss mit Steuerart 0, Steuerschlüssel 0 und Umsatzsteuervoranmeldekennzeichen 0 geschlüsselt sein.

Tragen Sie hier in Abhängigkeit des Vorsteuerschlüssels (1 = 19%, 2 = 17%, 0 = 0%) das aus Formel1 übergebene Zwischenkonto ein.

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Bankverbindungen mit IBAN in die FibuNet-Debitoren übernommen werden sollen. Alle vorhandenen Bankverbindungen des Debitors werden dann überschrieben.

Aktivieren Sie diese Option, wenn die E-Mail-Adresse aus Datev in die E-Mail-Adresse 1 des Debitors übernommen werden soll. E-Mail-Adressen werden nur übernommen, wenn sie einen gültigen Aufbau haben.

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Telefon- und Telefax-Nummer aus Datev übernommen werden soll. Es werden nur Telefonnummern mit einem gültigen Aufbau übernommen.

Es kommt vor, dass Formel1 zu einer geschriebenen Rechnung im Rahmen des Tagesabschlusses nicht die Stammdaten des Debitors exportiert. Dies hätte zur Folge, dass die Stammdaten in FibuNet manuell angelegt werden müssten.

Um dies zu umgehen, kann hier initial ein gesamter Export aus Formel1 hinterlegt werden. FibuNet prüft dann, wenn für eine Rechnung ein Debitor nicht vorhanden ist, ob dieser im gesamten Export vorhanden ist und legt diesen automatisch an.

Um die Daten in die Schnittstelle zu importieren, wählen Sie die Exportdatei aus Formel1 über den gelben Button aus und klicken Sie auf „Starte Import“.

Sollte die generelle Bildungsregel nicht verwendet werden, sondern eine 1:1-Beziehung zwischen Verkäufer und Vertreter hergestellt werden, tragen Sie hier die Umsetzung ein. Ein Verkäufer aus Formel1 wird hier explizit einem Kreditor in FibuNet zugeordnet.

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Marke 2-stellig in die Kostenstelle eingetragen werden soll. Dadurch wird die Kostenstelle 9–10-stellig.

Der Aufbau der Kostenstelle ändert sich dann von SSMKKAATT in SSMMKKAATT.

Dabei ist:

Hinweis: Diese Einstellung wird nicht mehr genutzt, wenn im FibuNet-Mandantenstamm eine Maske für die Kostenstellengliederung angegeben wurde.

Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Bildung des OPs auf Sachkonten statt 17 Stellen nur 6 Stellen der Fahrgestellnummer verwendet werden sollen.

Aktivieren Sie diese Option, damit das Datum „Buchen möglich ab“ als Buchungsdatum verwendet wird, wenn die Buchhaltung für ein bestimmtes Buchungsdatum gesperrt ist.

Die folgende Tabelle zeigt die Zuordnung der Formel1-Felder (Datev) zu den FibuNet-Feldern: