Die Schnittstelle FNVauBS ist eine laufende Schnittstelle, die nach einem Tagesabschluss Personenkontenstammdaten und Buchungen aus dem DMS Vaudis Classic in FibuNet überträgt.

Funktionsumfang:

Abkürzungen:

Starten Sie die Schnittstelle über das Programm FNVauBS.exe. Die Schnittstelle muss nicht zwingend im FibuNet-Programm-Verzeichnis gespeichert sein.

Automatisch angelegte Verzeichnisse:

Update der Schnittstelle: Kopieren Sie die Datei FNVauBS.exe in das 32-Bit-Programme-Verzeichnis des FibuNet Clients.

Beispiel: D:\FibuNetExe\Client\x86\

Das Programm nutzt die FibuNet-COM-Schnittstelle zur Kommunikation mit dem FibuNet-Server. Falls diese auf der Arbeitsstation noch nicht installiert ist, rufen Sie den FibuNet-Client auf und starten den Menüpunkt 9.9.5.

Die Schnittstelle greift während der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start melden Sie sich mit den FibuNet-Zugangsdaten (Server, Benutzer, Passwort) an.

Wenn für Ihren FibuNet-Benutzer die Option aktiviert ist, können Sie sich mit der Windows-Benutzeranmeldung authentifizieren (siehe Menüpunkt 0.2.3, Register „Passwort“, Feld „Authentifizierungsmodus“).

Sie können FNVauBS mit folgenden Parametern starten:

Bei der Vorgabe von Server, Port, Trusted, Benutzer oder Passwort wird automatisch die Anmeldung aufgerufen.

Beispiele:

Nach der Anmeldung stehen im Hauptfenster verschiedene Aktionen zur Verfügung.

In der obersten Zeile wird angezeigt:

Hier werden die Aktivitäten des Programms angezeigt. Die Einträge werden in der Protokolldatei FNVauBS.log gespeichert. Diese liegt entweder direkt im Datenverzeichnis oder im Unterverzeichnis LOG.

Klicken Sie auf Transfer starten, um die Datenübertragung auszulösen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Der Transfer umfasst folgende Schritte:

Es werden nur die Tagesabschlussdaten der in den Einstellungen eingetragenen Vaudis-Mandanten verarbeitet.

Im Archiv werden alle von der Schnittstelle verarbeiteten Dateien gespeichert und zur Auskunft bereitgestellt.

Dieser Reiter zeigt alle importierten Dateien mit folgenden Informationen:

Zusätzlich stehen folgende Detailansichten zur Verfügung:

Hinweis: Eine Bewegungsdaten-Datei, die im Archiv eingetragen ist, kann kein weiteres Mal verarbeitet werden.

In diesem Register werden im oberen Teil die Belege (Rechnungen) und im unteren Bereich die Positionen zum markierten Beleg dargestellt.

Wichtige Belegfelder:

Wichtige Positionsfelder:

Um die Einstellungen zu bearbeiten, benötigen Sie Administrationsrechte innerhalb von FibuNet und das Administrationspasswort.

Folgende Reiter stehen zur Verfügung:

Sachkonten: Stellen lesen (Vorgabewert: 4)

Anzahl der Stellen, die vom Sachkonto gelesen werden. Ist die Anzahl der übergebenen Stellen größer, müssen Sie im Feld „Belegnummer“ eine Maske eintragen.

Belegnummer

Hier können Sie eine Maske für die Belegnummer eintragen. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

Ohne Eintrag wird die von Vaudis übergebene Belegnummer verwendet. Um die Belegnummernergänzung zu übernehmen, tragen Sie z. B. ein: EEEE#####

Gutschriften zuordnen (Vorgabewert: immer)

Legt fest, ob bei Gutschriften die Referenzbelegnummer aus der Vaudis-Datei als OP-Nummer verwendet wird.

Eine Zuordnung kann nur stattfinden, wenn Vaudis die Rechnungsnummer der Rechnung angibt, zu der die Gutschrift gehört. In die 2. Belegnummer im OP wird die Fahrgestellnummer eingetragen.

Debitorenstamm sofort verarbeiten

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Übernahmedatei mit den Stammdaten direkt nach der Erzeugung automatisch verarbeitet werden soll. Die Übernahmedatei wird gelöscht, wenn alle Sätze fehlerfrei verarbeitet wurden.

Buchungen sofort verarbeiten

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Übernahmedatei mit den Buchungen direkt nach der Erzeugung automatisch verarbeitet werden soll. Die Verarbeitung wird im Log protokolliert.

NEWADA-Belege in getrennte Übernahmedatei schreiben

Wenn aktiviert, werden Newada-Belege in einer separaten Übernahmedatei bereitgestellt. Dies dient der Übersichtlichkeit und Abstimmung.

Dateien in SAMBA-Verzeichnis nach Konvertierung löschen

Setzen Sie den Haken, wenn die Schnittstelle nach Konvertierung die Dateien vom SAMBA-Verzeichnis löschen darf. Stimmen Sie sich mit dem Systemanbieter ab, wenn andere Systeme neben FibuNet die Dateien benötigen.

Dateien löschen nach Verarbeitung:

Die Bestandteile des Buchungstextes sind konfigurierbar. Die Reihenfolge kann nicht verändert werden. Folgende Bestandteile können einzeln aktiviert werden:

Debitoren-OP: Auftragsnummer als Belegnummer 2

Wenn aktiviert, schreibt die Schnittstelle die Auftragsnummer in das Feld „2. Belegnummer“ des offenen Postens. Dies ist vorteilhaft für FibuNet BankBlitz, da Zahlungen auch anhand der Auftragsnummer zugeordnet werden können.

Personenkonto-OP: Leasingnummer als Belegnummer 3

Wenn aktiviert, wird die Leasingnummer in das Feld „3. Belegnummer“ geschrieben. BankBlitz kann dann auch anhand der Leasingnummer Zahlungen zuordnen.

PayPal-Integration: Wenn Vaudis im Feld „Buchungstext KD/ET“ die PayPal-TransaktionsID mit dem Präfix „Paypal“ übergibt, wird die TransaktionsID in Belegfeld 2 übernommen. Damit kann ein Abgleich über FNPayPal erfolgen.

Überleitungskonto (Vorgabewert: 1525)

Dieses Konto wird verwendet, wenn Buchung und Gegenbuchung nicht 1:1 zugeordnet werden können. Das Überleitungskonto soll nach jeder Transaktion ausgeglichen sein. Es wird auch für Nullbuchungen verwendet, wenn außer den VAK-Buchungen keine weiteren Aufteilungssätze enthalten sind.

Bestandskonto (3er-Klasse) (Vorgabewert: 3000–3799)

Kontenbereich der Bestandskonten für die Erkennung der VAK-Buchungen. Die Schnittstelle muss VAK- und Bestandsbuchungen erkennen, um direkt per Konto 7xxx an 3xxx buchen zu können.

Bestandskonto (7er-Klasse) (Vorgabewert: 7000–7799)

Kontenbereich der Wareneinsatzkonten für die Erkennung der VAK-Buchungen.

Bemessungsgrundlage (Vorgabewert: 9702)

Konto für die Bemessungsgrundlage der Altteilesteuer. Der Saldo fließt in die Umsatzsteuervoranmeldung und muss in FibuNet korrekt geschlüsselt sein.

Gegenkonto Bemessungsgrundlage (Vorgabewert: 9708)

Gegenbuchung zur Bemessungsgrundlage. Dieses Konto fließt nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung.

Vorsteuer direkt buchen (Vorgabewert: 1445)

Wenn Sie hier eine FibuNet-Kontonummer angeben, wird die Steuerautomatik der vorsteuerpflichtigen Konten deaktiviert. Der gesamte Vorsteuerbetrag einer Rechnung wird in einer Summe auf dieses Konto gebucht. Damit können die Bestandskonten in FibuNet OP-geführt werden.

Steuerkonto aus VauBS (Vorgabewert: 1640 / 0)

Wird ein Gewährleistungsantrag steuerpflichtig vergütet, übergibt Vaudis ein Steuerkonto. Tragen Sie hier das Steuerkonto ein – einmal für die Gewährleistung und einmal für die Altteilesteuer. Die Schnittstelle ersetzt dieses Konto durch eine Buchung „Gegenkonto Bemessungsgrundlage an Bemessungsgrundlage mit Umsatzsteuerschlüssel“.

Bemessungsgrundlage (Vorgabewert: 9701 / 0)

Steuerpflichtiges Konto für die Bemessungsgrundlage der Gewährleistungsrückrechnung. Das Konto muss in FibuNet mit MwSt 19% und UStVA-Kennzeichen 81 geschlüsselt sein.

Gegenkonto Bemessungsgrundlage (Vorgabewert: 9707 / 0)

Steuerfreies Gegenkonto. Das Konto muss in FibuNet mit MwSt 0% und UStVA-Kennzeichen 0 geschlüsselt sein.

Kontenbereich (Vorgabewert: 5000–5999)

Bei aktivierter Inventar-Integration werden Buchungen per Inventarkonto an internem Auftrag als Inventar-Zugang und Buchungen per internem Auftrag an Inventarkonto als Inventar-Abgang interpretiert.

In der Kontoumsetzung können Sachkonten, Debitoren und Kreditoren abhängig vom Vaudis-Sachkonto auf andere FibuNet-Konten umgesetzt werden. Dies ist zwingend erforderlich bei:

Vaudis unterscheidet im Sachkonto nicht zwischen steuerpflichtigen Inlandsumsätzen und innergemeinschaftlichen Lieferungen. Die Trennung erfolgt über die steuerliche Behandlung und den Steuercode.

Für die Kontoumsetzung wird zunächst die Bildungsregel aus der Company-Tabelle auf das Vaudis-Konto angewendet. Anschließend erfolgt die Suche in der Kontoumsetzungstabelle.

Felder der Kontoumsetzung:

Hier ordnen Sie Vaudis-Mandanten den FibuNet-Mandanten zu und konfigurieren Verzeichnisse und Bildungsregeln.

DebiMask (Vorgabewert: 1C#####)

Bildungsregel für die Debitorennummer. Die nicht vorhandenen Zeichen werden mit „0“ aufgefüllt.

Beispiel: Vaudis-Kundennummer 996 bei Debitorenbereich 1.000.000–1.999.999 in FibuNet:

Stimmen Sie die Bildungsregel bei der Implementierung unbedingt mit den Vaudis-Mitarbeitern ab.

KrediMask (Vorgabewert: #########)

Bildungsregel für die Kreditorennummer.

Beispiel: Vaudis-Lieferantennummer 923456 bei Kreditorenbereich 9.000.000–9.999.999:

SachMask (Vorgabewert: #########)

Nur eintragen, wenn Sie keine 4-stelligen Sachkonten verwenden. Bei 6-stelligen Sachkonten z. B. ####00 eintragen. Vaudis-Konto 8100 wird dann zu 810000.

Company OPExport

Dateipfad für den Export der offenen Posten. Beispiel:

w:\fibusalden\Betriebsnummer-Custledgerdetail-^timestamp,001.xml

Tragen Sie die korrekte 5-stellige Betriebsnummer ein. Die Variable ^timestamp fügt Datum und Uhrzeit in den Dateinamen ein.

Vaudis Fehlerkonto

Wenn in einem Kontierungsparameter kein Konto eingetragen ist und ein Betrag zu buchen ist, wird das Fehlerkonto angesprochen und der Fehler protokolliert.

Mandantenpasswort

Falls ein Passwort für den FibuNet-Mandanten hinterlegt ist, tragen Sie es hier ein.

In diesem Register pflegen Sie die Stammdaten für den SKR 51. Die Schnittstelle bildet aus den Kostenrechnungsmerkmalen von Vaudis eine 8- bis 9-stellige Kostenstelle in FibuNet.

Beispiel: Standort 1, Marke 1, Kostenstelle 10, Absatzkanal 10, Kostenträger 01 → FibuNet-Kostenstelle: 11101001, Bezeichnung: „V/Ges.NW/ohneKanal/priv.EK/e-up!“

Tragen Sie mindestens die in Vaudis abgebildeten Marken ein. Bei Installation sind die Marken 0–9 vorhanden.

Kostenträger sind immer abhängig von der Marke.

Referenztabelle für die steuerliche Relevanz bei der Kontoumsetzung:

Hier können Sie Vaudis-Standorte auf andere FibuNet-Standorte umsetzen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z. B. Fahrzeuge zentral an einem Standort einkaufen, aber über mehrere Standorte verkaufen.

Die Umsetzung muss explizit pro Konto, Kostenstelle, Marke und Standort angegeben werden. Wird die Kombination nicht gefunden, erfolgt keine Umsetzung.

Hier können Sie die von Vaudis übermittelte Marke auf eine andere FibuNet-Marke umsetzen. Die Umsetzung wird zeilenweise (nach Rang) geprüft.

Für abweichende Zuordnungen (z. B. eigenes Profit-Center für Oldtimer) können Sie in Abhängigkeit mehrerer Merkmale andere Werte in FibuNet erzeugen.

Bereiche geben Sie mit Bindestrich ein, einzelne Nummern durch Komma getrennt. Beispiel: 1-10,12,15-19

Hier legen Sie fest, ob die Schnittstelle auf FibuNet-Kostenträger buchen soll. Voraussetzung ist, dass die Kostenträgerrechnung auf den betroffenen Sachkonten in FibuNet eingerichtet ist.

Ziehen Sie zur Ersteinrichtung der Kostenträgerrechnung unbedingt einen FibuNet-Consultant hinzu.

Addiere zu Nummer: Falls Ihr Nummernbereich abweicht, geben Sie hier ein Additiv ein.

Für Auswertungszwecke können Sie in den Kostenträgerstammdaten (Menüpunkt 8.0.3.0) Gruppen A–J hinterlegen. Die Gruppen können aus folgenden Kriterien gebildet werden:

Addiere Wert zu Nummer: Additiv zur Verschiebung der Gruppennummern in einen anderen Bereich.

Ordnen Sie Auftragsarten (z. B. L = Leasing VW, F = Fremdleasing) einer FibuNet-KLR-Gruppennummer zu. Die Gruppe muss in FibuNet angelegt sein.

Ordnen Sie Belegtypen (z. B. NW = Neuwagen, GWR = Gewährleistungsrückrechnung) einer FibuNet-Gruppennummer zu.

Valutatage (OP): Hier können Sie abhängig vom Belegtyp die Fälligkeit des offenen Postens um die eingetragenen Tage verlängern.

Ordnen Sie 6-stellige Typenschlüssel einer FibuNet-KLR-Gruppennummer zu, um Kostenträger nach Typenschlüsseln auszuwerten.

Hier ordnen Sie definierte Texte der Arbeitsposition 2999 (Standard-AP in Vaudis) einer FibuNet-Zahlart zu.

Beispiel: Der Buchtext „VVD“ wird auf Zahlart 11 („Versicherung“ in FibuNet, Menüpunkt 0.3.6) umgesetzt. Dadurch erhalten offene Posten bei Versicherungsfällen automatisch die richtige Zahlart.

Dieses Zusatzmodul ermöglicht die automatische Anbindung an die Anlagenbuchhaltung bei Zulassung oder Verkauf eines Vorführwagens (VfW).

Voraussetzung: Bei Zulassung eines VfW muss eine interne Rechnung/Belastung geschrieben werden.

Ziehen Sie bei Einführung dieses Automatismus einen FibuNet-Consultant hinzu.

Abschreibung vor Vollabgang buchen:

Der von Vaudis übergebene VAK-Wert wird in jedem Fall überschrieben.

Hier konfigurieren Sie den automatischen Transfer. Die Schnittstelle muss dafür gestartet sein.

Empfehlung: Für den automatischen Start sollten Sie den Aufruf über die Windows-Aufgabenplanung mit Kommandozeilenparametern nutzen.

Transfer automatisch starten: Aktiviert oder deaktiviert den automatischen Transfer.

Wochentage: Wählen Sie die Tage, an denen der Transfer automatisch starten soll (Montag bis Sonntag).

Uhrzeiten: Tragen Sie bis zu vier Uhrzeiten ein, zu denen der Transfer an den markierten Tagen starten soll.

Die Schnittstelle kann per E-Mail ein Protokoll über das Ergebnis des automatischen Transfers senden.

E-Mail nur bei Warnungen/Fehlern versenden: Wenn aktiviert, wird nur bei Warnungen oder Fehlern eine E-Mail gesendet. Andernfalls nach jedem Transfer.

Mit der Schaltfläche Testmail können Sie die SMTP-Konfiguration prüfen.

Dieses Zusatzmodul ermöglicht mandantenübergreifende Buchungen. Wenn Company 1 (FibuNet-Mandant 1) an Company 2 (FibuNet-Mandant 2) eine Rechnung schreibt, kann die Ausgangsrechnung bei Mandant 2 automatisch als Eingangsrechnung gebucht werden.

Ab Vaudis Release 9.20 exportiert Vaudis statistische Werte (z. B. verkaufte Fahrzeuge) im Rahmen der Standardschnittstelle. Ab FNVauBS v1.15 können diese automatisch in FibuNet übernommen werden.

Tastenkombination: STRG+ALT+R

Diese Funktion überprüft alle Datenbankdateien und Indizes der internen DBISAM-Datenbank. Bei einem Fehler wird eine Option zur Fehlerkorrektur angeboten.

„Sachkonto xxxx nicht gefunden“

Diese Meldung erscheint, wenn Vaudis ein Sachkonto bucht, das in FibuNet nicht vorhanden ist. Die Schnittstelle bricht den Vorgang ab.

Lösung: Legen Sie das Konto in FibuNet an oder pflegen Sie eine Kontoumsetzung unter „Einstellungen“.