Allgemeines
Aufgabe
Mit dem Programm FNeBayPayment können Sie CSV-Abrechnungsdateien von eBay Payment einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.
Datenfelder
Aus der CSV-Abrechnungsdatei werden nur folgende Spalten verwendet:
Datum der Transaktionserstellung (Format TT.MMM JJJJ)
Typ
Bestellnummer
Nutzername des Käufers
Betrag abzügl. Kosten
Auszahlungswährung
Auszahlungsdatum
Auszahlung Nr.
Auszahlungsmethode
Artikelnr.
Transaktionsnr.
Fixer Anteil der Verkaufsprovision
Variabler Anteil der Verkaufsprovision
Gebühr für sehr hohe Quote an „nicht wie beschriebenen Artikeln“
Gebühr für unterdurchschnittlichen Servicestatus
Internationale Gebühr
Transaktionsbetrag (in verschiedenen Variationen)
Transaktionswährung
Referenznummer
Die Position und Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Der Spaltenname muss aber genau passen.
Eine Ausnahme ist die Spalte „Transaktionsbetrag“. Diese hat folgende alternative Spaltenüberschriften:
Transaktionsbetrag
Transaktionsbetrag (Brutto)
Transaktionsbetrag (inkl. Kosten)
Daher wird nur nach dem Anfang „Transaktionsbetrag“ gesucht.
Da die Abrechnungsdatei vor der Überschriftenzeile noch mehrere Einträge enthalten kann, wird der Begriff „Datum der Transaktionserstellung“ in den Zeilen gesucht. Die erste Zeile mit diesem Begriff wird als Überschriftenzeile gewertet.
Hinweis: Zurzeit können nur Abrechnungen in Hauswährung verarbeitet werden.
Installation und Start des Programms
Das Programm bedarf keiner Installation.
Entpacken Sie die ZIP-Datei FNeBayPayment_v###.ZIP und kopieren Sie das Programm FNeBayPayment.EXE auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie dann eine Verknüpfung auf dem Desktop an.
Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung starten Sie das Programm FNeBayPayment.EXE.
Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis „FNeBayPayment“ existiert und legt es gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte in dem aktuellen Verzeichnis notwendig.
FibuNet-Anmeldung
Die Schnittstelle greift im Laufe der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start können Sie sich mit den aus FibuNet gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.
Im Feld „Einstellungen“ werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf „Übernehmen“ ändern.
Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses in dem Feld „Mand.-Passwort“ ein.
Kommandozeilenparameter
FNeBayPayment kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:
/S = Servername
/B = Benutzername
/P = Passwort
/T = Trusted Single-Sign-On (J/N)
/M = Mandantennummer
/W = Mandantenpasswort
/D = Buchdatum
/* = Dateiname
/Datenverzeichnis = Laufwerk und Pfad
Hinweis: Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.
Datenverzeichnis
In dem Datenverzeichnis legt FNeBayPayment alle Daten- und Konfigurationsdateien ab. Das Datenverzeichnis wird in folgender Reihenfolge ermittelt:
Kommandozeilenschalter (
/Datenverzeichnis=D:\FibuNet)Registryzweig der Komponente:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\FNeBayPayment\DatenverzeichnisRegistryzweig des FibuNet-Clients:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\Client\DatenverzeichnisAktuelles Verzeichnis, in dem das Programm steht (Arbeitsverzeichnis), wenn dort Schreibrechte vorhanden sind
Verzeichnis, in dem die EXE-Datei liegt
Vorbereitungen
Seite „Einstellungen/Allgemein“
Auf der Seite Einstellungen/Allgemein können Sie die allgemeinen Programmvorgaben festlegen.
Transitkonto
Geben Sie hier die Sachkontonummer des FibuNet-Transferkontos an, gegen das die Zahlung gebucht werden soll.
Konto / KoSt / KoTr für Gebühren
Geben Sie hier das Kostenkonto, die Kostenstelle und den Kostenträger an, gegen die die eBay-Payment-Gebühren gebucht werden sollen. Alle eBay-Payment-Gebühren einer Abrechnung werden in einer Summe gebucht.
Nicht zuordenbare Zahlungen
Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann.
Suche eines offenen Postens
Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. Diese Information muss in der Belegnummer 2 gespeichert sein.
Suche Bestellnummer in Belegnummer 2 mit Präfix
In der CSV-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Bestellnummer ausgewertet. Für die genaue Identifizierung können Sie der Information ein Präfix (z. B. „eBay:“) voranstellen. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 2 mit diesem Präfix beginnt.
Suche Transaktionsnr. in Belegnummer 2 mit Präfix
In der CSV-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Transaktionsnummer ausgewertet. Für die genaue Identifizierung können Sie der Information ein Präfix (z. B. „eBay:“) voranstellen. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 2 mit diesem Präfix beginnt.
Nur OP mit folgenden Zahlarten
Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur OP mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Einen Bereich geben Sie mit „-“ an. Mehrere Bereiche können mit Komma getrennt werden. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.
Beispiel: 1-3,5,7
Zahlart für Gutschriften
Hier können Sie für die Zahlung von Gutschriften eine eigene Zahlart angeben. Normalerweise erhält die Zahlung immer dieselbe Zahlart wie die bezahlte Rechnung bzw. Gutschrift.
Gutschriften verrechnen
Aktivieren Sie diese Option, um für die Buchung der Rückerstattung die OP-Nummer der Rechnung zu verwenden, wenn über die Suche nur ein Rechnungs-OP gefunden wird. Ansonsten wird ein „+“ an die Rechnungsnummer angehängt.
Diese Option sollten Sie dann aktivieren, wenn bei der Erstellung der Rechnung der Rückerstattungsbetrag bereits abgezogen wurde.
SQL-Datenbanksuche
Wenn die Option „Suche per SQL aktivieren“ aktiviert ist, sucht das Programm per SQL die Kontonummer und optional die OP-Nummer und die Zahlart in anderen SQL-Datenbanken. Diese SQL-Suche wird immer dann aufgerufen, wenn kein Treffer in den offenen Posten erzielt wurde – zum Beispiel, weil die Rechnung noch nicht gebucht wurde.
In dem SQL-Statement können Sie folgende Parameter verwenden:
Parametername | Datentyp | Bemerkung |
Ordernumber | String | Bestellnummer |
TransactionId | String | Transaktionsnummer |
ReferenzId | String | Referenznummer |
ZahlBetrag | Currency | Zahlungsbetrag |
Im Suchergebnis werden folgende Spalten ausgewertet:
Spaltenname | Datentyp | Bemerkung |
KtNr | Integer | FibuNet Kontonummer |
KtBez | Varchar(40) | Kontobezeichnung für die Neuanlage eines Debitoren |
OPNummer | Varchar(40) | OP-Nummer der Zahlung |
Zahlart | Integer | FibuNet-Zahlart |
Die Datenbankverbindung und das SQL-Statement können Sie über die entsprechenden Schaltflächen bearbeiten. Es können Microsoft-, MySQL-, Oracle- und PostgreSQL-Datenbanken sowie beliebige ODBC-Datenquellen angesprochen werden.
Hinweis: Das Programm FNeBayPayment wird als 64-Bit-Applikation geliefert. Daher müssen auch die entsprechenden Client-Bibliotheken der Datenbanken in der 64-Bit-Version vorliegen.
Beispiel für SQL-Abfragen:
SELECT kundennummer as KtNr, bel_nr as OPNummer FROM Auftragstabelle WHERE OrderId = :Ordernumber
Fehlenden Debitor anlegen
Wenn über die SQL-Abfrage eine Debitorennummer ermittelt wurde, können Sie über diesen Parameter entscheiden, ob ein fehlender Debitor automatisch nur mit Nummer und Bezeichnung angelegt werden soll. Damit kann die Zahlung dann als Akonto-Zahlung bereits auf dem richtigen Konto gebucht werden. Die Kontobezeichnung wird der Spalte „Nutzername des Käufers“ entnommen und kann über die SQL-Abfrage angepasst werden.
Die vollständigen Kontostammdaten werden dann später bei der Rechnungsstellung von der Warenwirtschaft eingetragen.
Hinweis: Bitte testen Sie diesen Prozess auf einem Testmandanten.
Seite „Transaktions-Typ“
Auf der Seite „Transaktions-Typ“ können Sie einem bestimmten Transaktionstyp aus der Spalte „TransactionType“ eine eigene Kontierung zuweisen. In diesem Fall wird für diesen Transaktionstyp kein offener Posten in den Debitoren gesucht.
Zusätzlich können Sie durch die Option „Umsatz ignorieren“ festlegen, dass die Umsätze mit diesem Transaktionstyp komplett ignoriert werden.
Durch die Option „Best.Nr. als OpNr“ wird immer die Bestellnummer als OP-Nummer verwendet. Dies geschieht auch dann, wenn über die Bestellnummer ein offener Posten gefunden wurde.
Durch den Eintrag „OpNr Ergänzung“ können Sie die OP-Nummer bei diesem Transaktionstyp um einen Anhang erweitern, damit der offene Posten in FibuNet nicht ausgeziffert wird.
Transaktionstyp „Temporär einbehalten“
Dieser Transaktionstyp wird von eBay genutzt, wenn der Kunde Probleme mit der Ware meldet. Diese Transaktion wird später mit einer zweiten negierten Transaktion aufgelöst, wenn das Problem z. B. durch eine Rückerstattung gelöst wurde.
Damit diese Zahlungen nicht die offenen Posten von Rechnung und Gutschrift ausziffern, wird im Standard beim Transaktionstyp „Temporär einbehalten“ die Option „Best.Nr. als OpNr“ gesetzt und die OP-Nummer um „-Temp.einb.“ ergänzt.
Transaktionstyp „Andere Gebühr“
Der Transaktionstyp für andere Gebühren veranlasst das Programm, die Gebühren auf den Auszahlungsbetrag zu addieren.
Konvertierung
Konvertierung einer Importdatei
Wählen Sie eine eBay-Payment-Abrechnung im CSV-Format aus.
Starten Sie die Konvertierung durch Klick auf den Knopf „Starte Import“.
Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis der Konvertierung angezeigt.
Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann mit Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.
Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.
Archiv
Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.
Über das „Datei“-Menü können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen. Es liegt im Datenverzeichnis des Programms FNeBayPayment.EXE und hat folgenden Aufbau: FNeBayPayment\Archiv\jjjj-mm-tt