Allgemeines
Aufgabe
Mit dem Programm FNConrad können Sie CSV-Abrechnungsdateien von Conrad einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.
Datenfelder
Aus der CSV-Abrechnungsdatei werden nur folgende Spalten verwendet:
Erstellungsdatum
Bestellnr.
Transaktionsnummer
Rechnungsnummer
Typ
Betrag
Währung
Die Position und Reihenfolge der Spalten ist bis auf die Spalte „Erstellungsdatum“ beliebig. Der Spaltenname muss aber genau passen.
In der CSV-Datei werden für eine Bestellnummer mehrere Zeilen gefüllt. In der Spalte „Typ“ ist dann die Bezeichnung für die Kategorisierung des Betrages eingetragen.
Folgende Typen von Beträgen sind bekannt:
Betragstyp | Bemerkung |
Bestellbetrag | Wird auf den Debitor gebucht |
Steuer auf Bestellbetrag | Wird auf den Debitor gebucht |
Versandkosten der Bestellung | Wird auf den Debitor gebucht |
Steuer auf Versandkosten der Bestellung | Wird auf den Debitor gebucht |
Provisionen | Fließt in die Gebührensumme ein |
Provisionssteuer | Fließt in die Gebührensumme ein |
Abonnementgebühr | Fließt in die Gebührensumme ein |
Abonnementsteuer | Fließt in die Gebührensumme ein |
Rückerstattung der Provision | Fließt in die Gebührensumme ein |
Steuer auf Rückerstattung der Provision | Fließt in die Gebührensumme ein |
Zahlung | Der Überweisungsbetrag der Auszahlung von Conrad (nur einmal in der Datei vorhanden) |
Installation und Start des Programms
Das Programm bedarf keiner Installation.
Entpacken Sie die ZIP-Datei FNConrad_v###.ZIP und kopieren Sie das Programm FNConrad.EXE auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie dann eine Verknüpfung auf dem Desktop an.
Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung starten Sie das Programm FNConrad.EXE.
Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis „FNConrad“ existiert und legt es gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte in dem aktuellen Verzeichnis notwendig.
FibuNet-Anmeldung
Die Schnittstelle greift im Laufe der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start können Sie sich mit den aus FibuNet gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.
Im Feld „Einstellungen“ werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf „Übernehmen“ ändern.
Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses in dem Feld „Mand.-Passwort“ ein.
Kommandozeilenparameter
FNConrad kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:
/S = Servername
/B = Benutzername
/P = Passwort
/T = Trusted Single-Sign-On (J/N)
/M = Mandantennummer
/W = Mandantenpasswort
/D = Buchdatum
/* = Dateiname
/Datenverzeichnis = Laufwerk und Pfad
Hinweis: Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.
Datenverzeichnis
In dem Datenverzeichnis legt FNConrad alle Daten- und Konfigurationsdateien ab. Das Datenverzeichnis wird in folgender Reihenfolge ermittelt:
Kommandozeilenschalter (
/Datenverzeichnis=D:\FibuNet)Registryzweig der Komponente:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\FNConrad\DatenverzeichnisRegistryzweig des FibuNet-Clients:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\Client\DatenverzeichnisAktuelles Verzeichnis, in dem das Programm steht (Arbeitsverzeichnis), wenn dort Schreibrechte vorhanden sind
Verzeichnis, in dem die EXE-Datei liegt
Vorbereitungen
Seite „Einstellungen/Allgemein“
Auf der Seite Einstellungen/Allgemein können Sie die allgemeinen Programmvorgaben festlegen.
Transitkonto
Geben Sie hier die Sachkontonummer des FibuNet-Transferkontos an, gegen das die Zahlung gebucht werden soll.
Konto / KoSt für Gebühren
Geben Sie hier das Kostenkonto und die Kostenstelle an, gegen die die Conrad-Gebühren gebucht werden sollen. Alle Conrad-Gebühren einer Abrechnung werden in einer Summe gebucht.
Falls Sie die Rechnung mit den Conrad-Gebühren bereits auf ein Kreditorenkonto gebucht haben, können Sie hier die Kreditorenkontonummer angeben.
Nicht zuordenbare Zahlungen
Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann.
Suche eines offenen Postens
Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. Diese Information muss in der Belegnummer 2 gespeichert sein.
Suche Bestellnummer in Belegnummer 2 mit Präfix
In der CSV-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Bestellnr ausgewertet. Für die genaue Identifizierung können Sie der Information ein Präfix (z. B. „Co:“) voranstellen. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 2 mit diesem Präfix beginnt.
Nur OP mit folgenden Zahlarten
Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur OP mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Einen Bereich geben Sie mit „-“ an. Mehrere Bereiche können mit Komma getrennt werden. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.
Beispiel: 1-3,5,7
Zahlart für Gutschriften
Hier können Sie für die Zahlung von Gutschriften eine eigene Zahlart angeben. Normalerweise erhält die Zahlung immer dieselbe Zahlart wie die bezahlte Rechnung.
SQL-Datenbanksuche
Wenn die Option „Suche per SQL aktivieren“ aktiviert ist, sucht das Programm per SQL die Kontonummer und optional die OP-Nummer und die Zahlart in anderen SQL-Datenbanken. Diese SQL-Suche wird immer dann aufgerufen, wenn kein Treffer in den offenen Posten erzielt wurde – zum Beispiel, weil die Rechnung noch nicht gebucht wurde.
In dem SQL-Statement können Sie die Parameter Bestellnummer und ZahlBetrag verwenden, um die gewünschten Daten zu suchen. Im Suchergebnis werden folgende Spalten ausgewertet:
Spaltenname | Datentyp | Bemerkung |
KtNr | Integer | FibuNet Kontonummer |
OPNummer | Varchar(30) | OP-Nummer der Zahlung |
Zahlart | Integer | FibuNet-Zahlart |
Die Datenbankverbindung und das SQL-Statement können Sie über die entsprechenden Schaltflächen bearbeiten. Es können Microsoft-, Oracle- und PostgreSQL-Datenbanken sowie beliebige ODBC-Datenquellen angesprochen werden.
Beispiel für SQL-Abfragen:
SELECT kundennummer as KtNr, bel_nr as OPNummer FROM Auftragstabelle WHERE Bestellnr = :Bestellnummer
Seite „Einstellungen/Währungen“
Auf der Seite „Währungen“ können Sie einer bestimmten Währung ein eigenes Transitkonto zuweisen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die Conrad-Kontostände pro Währung auf einem eigenen FibuNet-Konto führen möchten.
Konvertierung
Konvertierung einer Importdatei
Wählen Sie eine Conrad-Abrechnung im CSV-Format aus.
Starten Sie die Konvertierung durch Klick auf den Knopf „Starte Import“.
Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis der Konvertierung angezeigt.
Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann mit Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.
Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.
Archiv
Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.
Über das „Datei“-Menü können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen. Es liegt im Datenverzeichnis des Programms FNConrad.EXE und hat folgenden Aufbau: FNConrad\Archiv\jjjj-mm-tt