Allgemeines
Aufgabe
Mit dem Programm FNBillpay können Sie die Abrechnungsdateien von Billpay einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.
Installation und Start des Programms
Das Programm bedarf keiner Installation.
Entpacken Sie die ZIP-Datei FNBillpay_v###.ZIP und kopieren Sie das Programm FNBillpay.EXE auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie dann eine Verknüpfung auf dem Desktop an.
Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung starten Sie das Programm FNBillpay.EXE.
Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis „FNBillpay“ existiert und legt es gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte in dem aktuellen Verzeichnis notwendig.
FibuNet-Anmeldung
Die Schnittstelle greift im Laufe der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start können Sie sich mit den aus FibuNet gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.
Im Feld „Einstellungen“ werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf „Übernehmen“ ändern.
Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses in dem Feld „Mand.-Passwort“ ein.
Vorbereitungen
Auf der Seite Einstellungen/Allgemein können Sie die allgemeinen Programmvorgaben festlegen.
Billpay-Konto
Geben Sie hier die Kontonummer des FibuNet-Kontos an, gegen das die Billpay-Abrechnung gebucht werden soll.
Konto / KoSt / KoTr für Gebühren
Geben Sie hier das Kostenkonto, die Kostenstelle und den Kostenträger an, gegen die die Billpay-Gebühren gebucht werden sollen. Alle Billpay-Gebühren einer Abrechnung werden in einer Summe gebucht.
Die Gebühren werden von Billpay als Nettowert übergeben. Für die Buchung wird die Gesamtsumme auf Brutto hochgerechnet. Den Steuerschlüssel können Sie in der INI-Datei mit dem Eintrag StSchlGebuehr festlegen. Die Vorgabe ist Steuerschlüssel 1.
Nicht zuordenbare Zahlungen
Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann.
Suche eines offenen Postens
Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. Für die genaue Identifizierung kann der Information ein Präfix (z. B. „BP:“) vorangestellt werden. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 1/2 mit diesem Präfix beginnt.
Suche Hdl. Referenznr in OPNummer mit Präfix
In der Billpay-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Händler Referenznummer ausgewertet und mit dem Feld OPNummer in FibuNet verglichen.
Suche ForderungsId in Belegnummer 2 mit Präfix
In der Billpay-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Forderungs-ID ausgewertet und mit dem Feld Belegnummer 2 in FibuNet verglichen.
Nur OP mit folgenden Zahlarten
Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur OP mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Einen Bereich geben Sie mit „-“ an. Mehrere Bereiche können mit Komma getrennt werden. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.
Beispiel: 1-3,5,7
Konvertierung
Konvertierung einer Importdatei
Wählen Sie eine Billpay-Abrechnung im CSV-Format aus.
Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum für diese Abrechnung an.
Starten Sie die Konvertierung durch Klick auf den Knopf „Starte Import“.
Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis der Konvertierung angezeigt.
Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann mit Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.
Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.
Archiv
Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.
Das Archivverzeichnis können Sie durch einen Klick auf den Knopf „Archiv“ im Windows-Explorer öffnen. Es liegt im Startverzeichnis des Programms FNBillpay.EXE und hat folgenden Aufbau: FNBillpay\Archiv\jjjj-mm-tt