Ueberblick
Mit der Zentralregulierung wickeln Sie die Rechnungsabwicklung einer Verbundgruppe zentral ab. Sie verschieben offene Posten zu einem Zentralregulierer fuer:
Den gemeinsamen Einzug
Die Sammelueberweisung
Die Auszifferung bei Vorlage einer Abrechnung
Voraussetzungen
Modul Zentralregulierung
Relevante Menuepunkte
Bearbeiten Debitoren/Kreditoren: Menuepunkt 1.1.0 / 1.2.0
Bearbeiten Sachkonten: Menuepunkt 1.0.0
Zentralregulierung Stammdaten: Menuepunkt 6.1.9.0 / 6.2.9.0
Abrechnung Zentralregulierung: Menuepunkt 6.1.9.1 / 6.2.9.1
Stammdaten einrichten
Schritt 1: Zentralregulierer-Konto vorbereiten
Oeffnen Sie im Menuepunkt 1.1.0 / 1.2.0 das Personenkonto, ueber das die Zentralregulierung abgewickelt werden soll.
Setzen Sie im Register Fibu-Konto das Feld Zentralregulierer? auf JA.
Stellen Sie im Register OP/Allgemein die OP-Verwaltung ein.
Speichern Sie die Eingabe.
Schritt 2: Zentralregulierte Konten vorbereiten
Rufen Sie nacheinander alle Konten auf, die reguliert werden sollen.
Tragen Sie im Register Fibu-Konto im Feld Konto Zt.Reg. den Zentralregulierer ein.
Tragen Sie ggf. im Feld Ref.Nr. beim Zentralreg. die Referenznummer ein, die das Personenkonto beim Zentralregulierer identifiziert.
Stellen Sie im Register OP/Allgemein die OP-Verwaltung ein.
Speichern Sie die Eintraege.
Hinweis: Die Referenznummer wird weder bei der Regulierung mitgegeben noch in der Postenliste am Bildschirm angezeigt.
Schritt 3: Gebuehrenkonto vorbereiten
Oeffnen Sie Menuepunkt 1.0.0.
Suchen Sie eine freie Kontonummer im Bereich Kosten des Geldverkehrs.
Tragen Sie im Register Konto die Kontobezeichnung ein.
Waehlen Sie die Kontoart 4 (Kostenkonto) aus.
Tragen Sie im Register Steuer die Umsatzsteuerart (USt-Art) und den Umsatzsteuerschluessel (USt-Schluessel) ein. Das Programm entnimmt Steuerschluessel und Steuerart aus dem Gebuehrenkonto.
Schritt 4: Zentralregulierungsstammdaten vorbereiten
Oeffnen Sie Menuepunkt 6.1.9.0 / 6.2.9.0.
Legen Sie fuer jeden Abrechnungsverbund ein eigenes Formular an.
Tragen Sie eine sprechende Bezeichnung fuer die Zentralregulierung ein.
Geben Sie im Feld Gebuehrenkonto das zuvor erstellte Sachkonto ein.
Optional: Begrenzen Sie die Abrechnung betragmaessig im Register Abrufparameter.
Zentralregulierung ausfuehren
Die Zentralregulierung wird fuer Debitoren und Kreditoren getrennt ausgefuehrt.
Oeffnen Sie Menuepunkt 6.1.9.1 / 6.2.9.1.
Waehlen Sie das entsprechende Formular fuer den Zentralregulierer aus.
Je nach Menuepunkt wird der komplette Kontenbereich fuer Debitoren oder Kreditoren voreingestellt. Es werden nur Konten ausgewaehlt, die im Personenstamm dem Zentralregulierer zugeordnet sind.
Geben Sie die Summe der Abrechnung (falls bekannt), die Belegnummer und die Gebuehren ein.
Fuellen Sie die weiteren Felder analog zum normalen Zahlungsverkehr aus.
Bestaetigen Sie mit [OK]. Sie erhalten die Auswahlliste der Konten mit den Rechnungen der Mitglieder.
Faellige Posten werden automatisch markiert. Sie koennen manuell Posten hinzufuegen oder entfernen.
Starten Sie mit [F2] die Regulierung.
Stimmt die Summe nicht ueberein, erhalten Sie eine Meldung und koennen die Abrechnung unterbrechen.
Sie werden gefragt, ob die Umbuchung sofort journalisiert werden soll:
Nein: Die Schnittstellendatei landet im Menuepunkt 3.4 und kann vor der Verarbeitung eingesehen werden.
Ja: Die offenen Posten werden sofort auf dem Konto des Zentralregulierers angelegt und auf den regulierten Konten ausgeglichen.
Stossen Sie anschliessend den normalen Zahlungsverkehr mit den umgebuchten Posten an.
Beispiel
Konten vorbereiten
Konto 77000 (Zentralregulierer): Register Fibu-Konto, Feld Zentralregulierer = JA
Konto 70001: Feld Zentralregulierer = NEIN, Feld Konto Zt.Reg. = 77000, Ref.Nr. = MitgliedNr.001
Konto 77002: Feld Zentralregulierer = NEIN, Feld Konto Zt.Reg. = 77000, Ref.Nr. = MitgliedNr.815
Konto 4970 (Gebuehrenkonto): Kontobezeichnung = "Kosten des Geldverkehrs", Kontoart = 4 (Kostenkonto), Steuerart = 1
Zentralregulierungs-Stammdaten
Unter Menuepunkt 6.2.9.0: Formularnummer = 1, Bezeichnung = "DZR Service AG", Zentralregulierer = 77000, Gebuehrenkonto = 4970.
Praxistipps
Weisen Sie den zentralregulierten Konten eine eigene Zahlart zu, damit sie nicht versehentlich beim normalen Zahlungsverkehr beruecksichtigt werden.
Bei Ueberweisungen an einen Zentralregulierer ist die Summe der Abrechnung oft nicht vorab bekannt. Geben Sie deshalb einen Schaetzbetrag ein.