Jahresübernahme in FibuNet
Nutzen
In FibuNet werden alle Daten (Stammdaten und Bewegungsdaten) jahresmäßig geführt. Deshalb muss beim Jahreswechsel eine Jahresübernahme durchgeführt werden.
Kursdifferenzen können im Rahmen der Jahresübernahme gebucht werden.
Benötigte Rechte und Berechtigungen
Öffnen Sie die Benutzerverwaltung (Menüpunkt 0.2.3) und stellen Sie folgende Rechte sicher:
Register Administrative Rechte:
Feld Anmeldung als Administrator: ja
Feld Mandantenstammdaten: ja
Register Buchen/Allgemein:
Feld Buchen: ja
Feld Buchen im Dialog: ja
Feld Buchen möglich: Im "bis"-Feld mindestens der erste Tag im neuen Wirtschaftsjahr
Feld Jahresübernahme starten: ja
Zusätzlich benötigen Sie das Administratorpasswort (Menüpunkt 0.0.0).
Relevante Menüpunkte
Anmelden als Administrator (Menüpunkt 0.0.0)
Menüdatum ändern (Menüpunkt 0.5)
Anlegen / Ändern Sachkonten (Menüpunkt 1.0.0)
Bearbeiten Mandant (Menüpunkt 1.4.0)
Tageskurse bearbeiten (Menüpunkt 1.8.5)
Jahresübernahme (Menüpunkt 3.9.0)
Vorbereitung
Technische Vorbereitungen
Sichern Sie vor der Jahresübernahme den kompletten Mandanten und legen Sie ihn zusammen mit den Setup-Dateien in Ihren Tresor. Eventuell im Folgejahr vorhandene Daten (bei Wiederholung der Jahresübernahme) werden durch die Jahresübernahme gelöscht.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Recht besitzen, die Jahresübernahme starten zu dürfen: Menüpunkt 0.2.3, Register Buchen/Allgemein, Feld Jahresübernahme starten = Ja.
Unbedingte Voraussetzung ist, dass nur ein Benutzer in FibuNet angemeldet ist. Prüfen Sie die angemeldeten Benutzer über Menüpunkt 9.7.1.
Über Menüpunkt 2.9 (Datenstatus) sehen Sie, welche Daten im aktuell eingestellten Jahr existieren.
Stellen Sie sicher, dass genügend Speicherplatz vorhanden ist.
Stammdaten und Parameter
Bereiten Sie Ihre Sachkonten auf die Jahresübernahme vor. Entscheiden Sie, welche Konten im Folgejahr vorgetragen bzw. bei Nachbuchungen korrigiert werden sollen.
Sachkonten (Menüpunkt 1.0.0):
Register Sonstige: Felder EB-Vortrag und EB: Anderes Konto
Wenn Sie viele Konten auf einmal umschlüsseln möchten, verwenden Sie Menüpunkt 9.4.1.0 (Sachkonten schnell ändern), Register Allgemein, Feld EB-Vortrag. Für diesen Menüpunkt benötigen Sie das Recht Daten schnell ändern (Menüpunkt 0.2.3, Register Administrative Rechte).
Mandantenstamm (Menüpunkt 1.4.0):
Register Finanzbuchhaltung/Parameter, Feld Autom. EB-Korrektur OP-Konten
Wenn Sie als Autom. EB-Korrektur OP-Konten den Wert 2 gewählt haben, können Sie nachträglich offene Posten mit dem Menüpunkt 3.9.1 (Korrektur Jahresübernahme) übernehmen.
Währungskurse (Menüpunkt 1.8.5):
Alle Währungen, die durch die Jahresübernahme benötigt werden, müssen per letztem Tag im Wirtschaftsjahr einen Kurs-Eintrag haben. Tragen Sie folgende Felder ein:
Feld Währung
Feld Tagesdatum
Feld Geldkurs
Feld Briefkurs
Durchführung: Jahresübernahme starten
Melden Sie sich als Administrator an (Menüpunkt 0.0.0).
Stellen Sie das Menüdatum (Menüpunkt 0.5) auf den letzten Tag des aktuellen Wirtschaftsjahres.
Rufen Sie den Menüpunkt 3.9.0 auf.
Wenn Sie mit Kursen arbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche [Kursberichtigung], um die Kursdifferenzen automatisch zu buchen.
Bestätigen Sie das Buchen von Kursdifferenzen mit [Ja].
Nachdem die Kursdifferenzen gebucht wurden, öffnet sich die Primanotenauskunft. Sie können die Buchungen und OP-Änderungen beauskunften und gegebenenfalls drucken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Salden prüfen].
Bestätigen Sie das Fenster Drucken - Vergleich OP-Salden mit Kontensalden mit [Ja].
Nur wenn keine Saldendifferenzen bestehen (die Meldung Keine Daten im angeforderten Bereich! erscheint), wird die Schaltfläche [Start] freigegeben.
Tragen Sie im Fenster Jahresübernahme die gewünschten Werte in den Registern Stammdaten, Budget/Mengen und Saldenvorträge ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Start], um die Jahresübernahme zu starten.
Nachdem die Jahresübernahme abgeschlossen ist, bestätigen Sie die Erfolgsmeldung im Dialogfenster Information.
Schließen Sie das Fenster Jahresübernahme läuft.
Wichtig: Falls es noch wiederkehrende Buchungen im alten Jahr gibt, die nicht verarbeitet wurden, erfolgt ein Hinweis, mit dem Sie die Jahresübernahme abbrechen können. FibuNet prüft außerdem, ob Menüpunkt 3.0 geöffnet ist oder in Menüpunkt 3.4 Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, wird die Jahresübernahme abgebrochen.
Nach Abschluss der Jahresübernahme wird im Mandantenstamm (Menüpunkt 1.4.0), Register Finanzbuchhaltung/Wirtschaftsjahr, das Feld Aktuelles Wirtschaftsjahr um eins erhöht.
Wiederholung der Jahresübernahme
Eine Wiederholung sollte nur vorgenommen werden, wenn im neuen Wirtschaftsjahr noch nicht gebucht wurde. Durch das Löschen eventuell im Folgejahr vorhandener Daten werden Stammdaten und Buchungen des neuen Wirtschaftsjahres gelöscht.
Melden Sie sich als Administrator an (Menüpunkt 0.0.0).
Begeben Sie sich in das zu löschende Wirtschaftsjahr (z. B. 2024).
Setzen Sie im Menüpunkt 1.4.0, Register Finanzbuchhaltung/Parameter, das Feld Buchhaltung aktiv? auf Nein.
Setzen Sie im Menüpunkt 1.4.0, Register Anlagenbuchhaltung/Allgemein, das Feld Anlagenbuchhaltung aktiv? auf Nein.
Ändern Sie das Menüdatum auf das Wirtschaftsjahr, aus dem die Jahresübernahme wiederholt werden soll (z. B. 2023).
Ändern Sie das Feld Aktuelles Wirtschaftsjahr um ein Jahr zurück (z. B. von 2024 auf 2023) im Register Finanzbuchhaltung/Wirtschaftsjahr des Menüpunktes 1.4.0.
Stellen Sie das Menüdatum (Menüpunkt 0.5) auf den letzten Tag des Wirtschaftsjahres (z. B. 31.12.2023).
Rufen Sie den Menüpunkt 3.9.0 auf.
Verfahren Sie weiter wie unter Jahresübernahme starten beschrieben.
Beispiele: Sachkonten-Parameter
Konto Bank 1200 (SKR04: 1800):
Register Sonstige, Feld EB-Vortrag: 3 (EB-Vortrag J.Übernahmen + Automatische EB-Buch.)
Feld EB: Anderes Konto: 0
Konto Durchlaufende Posten 1590 (SKR04: 1590):
Register Sonstige, Feld EB-Vortrag: 3
Feld EB: Anderes Konto: 0
Konto Abziehbare Vorsteuer 1570 (SKR04: 1406):
Register Sonstige, Feld EB-Vortrag: 3
Feld EB: Anderes Konto: 1790 (USt Vorjahre, SKR04: 3841)
In allen Steuerkonten tragen Sie im Feld EB: Anderes Konto das Konto 1790 USt Vorjahre (SKR03) ein. Im Konto 1790 tragen Sie im Feld EB: Anderes Konto das Konto 1791 USt frühere Jahre (SKR04: 3845) ein.
Mandantenstamm (Menüpunkt 1.4.0):
Register Finanzbuchhaltung/Parameter, Feld Autom. EB-Korrektur OP-Konten: 0 (EB-Korrektur über 1 Jahr ohne Nachfrage)
Praxistipps
Allgemein
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für digitale aufbewahrungspflichtige Unterlagen laut § 147 AO sowie die gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherung.
Mandantenstamm
Stellen Sie im Menüpunkt 1.4.0, Register Finanzbuchhaltung/Parameter, den Wert des Feldes Autom. EB-Korrektur OP-Konten auf 0 (EB-Korrektur über 1 Jahr ohne Nachfrage).
Bei einer vorzeitigen Jahresübernahme (Tagesdatum kleiner als der letzte Tag im Wirtschaftsjahr) stellen Sie sicher, dass im Menüpunkt 1.4.0, Register Erfassungsparameter/Beschränkungen, das Feld Buchen in die Zukunft auf 0 oder 3 steht.
Sachkontenstamm
Sachkonten werden automatisch vorgetragen, wenn im Menüpunkt 1.0.0, Register Sonstiges, Feld EB-Vortrag, der Wert 1 (EB-Vortrag bei Jahresübernahme) oder 3 (EB-Vortrag bei Jahresübernahme und automatische EB-Buchung im Folgejahr) eingetragen ist.
Im Feld EB: Anderes Konto können Sie das Sachkonto eintragen, auf das der EB-Vortrag gebucht werden soll (z. B. alle Steuerkonten über das Konto Umsatzsteuer Vorjahr).
Wenn Sie nach der Jahresübernahme noch OP-Buchungen oder Buchungen auf Konten mit dem Kennzeichen automatische EB-Buchungen im alten Jahr vornehmen, werden die Fest-/Sammelkonten im Folgejahr geprüft und die geänderten Salden automatisch angepasst.
Wenn die Fest-/Sammelkonten im Folgejahr nicht kompatibel sind, können Sie den Menüpunkt 3.0 im alten Wirtschaftsjahr nicht aufrufen. Überprüfen Sie in diesem Fall die Festkonten im Menüpunkt 1.0.8.
Alle Fest-/Sammelkonten des alten Wirtschaftsjahres müssen mit den Konten des neuen Wirtschaftsjahres übereinstimmen und vorhanden sein.
Dank der automatischen EB-Salden-Korrektur für Personenkonten können Sie die Jahresübernahme bereits am ersten Buchungstag des Folgejahres durchführen.
Bilanzkonten, deren Salden noch nicht abgestimmt sind, können Sie nach dem Jahresabschluss manuell oder über Menüpunkt 3.9.7 vortragen.
Nach der Jahresübernahme müssen die EB-Vorträge für die Vorsteuer, die erst im Folgejahr abziehbar sind, nachträglich übernommen werden. Lesen Sie hierzu die Hilfe im Menüpunkt 3.9.8.
Bankblitz-Bewertungsprotokolle
Die Bankblitz-Bewertungsprotokolle werden durch die Jahresübernahme mit ins Folgejahr übernommen. Dort liegen sie als verwaiste Einträge in der Memotext-Tabelle.
Die verwaisten Memotexte können im Menüpunkt 9.0.7 mit Routine 8 Datenbank CleanUp entfernt werden.