Überblick
Bei der Datenübernahme in FibuNet während oder zum Ende eines Geschäftsjahres müssen Sie einige Vorbereitungen treffen. Dazu gehören Vorbereitungen im aktiven Buchhaltungssystem sowie Einstellungen im neuen System FibuNet.
Voraussetzungen aus dem Altsystem
Stellen Sie sicher, dass Ihr altes System folgende Unterlagen liefert:
Eine Liste mit den Eröffnungsbilanzwerten (EB-Werten) aus dem Vorjahr
Summen- und Saldenlisten pro Monat vom Vorjahr und dem aktuellen Jahr, in denen die Eröffnungsbilanz, die Monatsverkehrszahlen Soll, die Monatsverkehrszahlen Haben und der Saldo kumuliert enthalten sind
Je eine Summen- und Saldenliste für alle Monate des Kalender- oder Wirtschaftsjahres, dessen Daten Sie übernehmen möchten
Je eine abgestimmte Liste mit den offenen Posten der Debitoren- und Kreditorenkonten zum Übernahmetag
Hinweis: Sie können die Übernahme auch anhand der letzten Summen- und Saldenliste durchführen und nur die Jahresverkehrszahlen übernehmen. In diesem Fall fehlen Ihnen jedoch alle Vorjahres-Vergleichswerte für künftige FibuNet-Auswertungen.
Empfehlung zum Übernahmezeitpunkt
Auch wenn Sie FibuNet erstmals zum Beginn eines neuen Jahres einsetzen möchten, empfehlen wir das Vorgehen nach dem unten beschriebenen Schema. Dabei ergeben sich zwei Varianten:
Variante 1 (empfohlen): Erstellen Sie die laufende Buchhaltung bis zum letzten Kalendertag im alten System und übernehmen Sie dann alle Werte in FibuNet. Alle Um- und Abschlussbuchungen nehmen Sie in FibuNet vor. Vorteil: Sie können im neuen Jahr sofort mit FibuNet beginnen.
Variante 2: Schließen Sie das alte Jahr in Ihrem alten System ab und übernehmen Sie die Schlussbilanzwerte als Eröffnungsbilanzwerte in FibuNet. Nachteil: Sie verlieren Zeit und können zwischenzeitlich viele FibuNet-Vorteile nicht nutzen.
Vorbereitungen in FibuNet
Kontenpläne einrichten
Erstellen Sie Ihren Kontenplan in FibuNet für das Kalenderjahr (Menüdatum), aus dem heraus Sie die Buchhaltung übernehmen möchten.
Wenn Sie beispielsweise 2018 beginnen möchten, richten Sie den Kontenplan für 2017 ein, einschließlich aller Sach- und Personenkonten (Debitoren und Kreditoren).
Verwenden Sie nach Möglichkeit einen der in FibuNet bereits hinterlegten Kontenpläne, zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04.
In den FibuNet-Kontenplänen sind alle Konten für die verschiedenen Umsatzsteuer- und sonstigen Automatik-Buchungen entsprechend geschlüsselt, auch für den EU-Binnenmarkt.
Wenn Sie einen eigenen Kontenplan verwenden möchten, prüfen Sie über den Menüpunkt 9.2.0, inwieweit Sie die Sachkonten aus den Bereichen Vor- und Mehrwertsteuer, Wareneinkauf und Erlöse aus FibuNet übernehmen können.
Abweichender Kontenrahmen
Bei einem komplett abweichenden Kontenrahmen beachten Sie Folgendes:
Richten Sie die von FibuNet geforderten Festkonten ein.
Schlüsseln Sie die Sachkonten analog zu den FibuNet-Vorgaben.
Die FibuNet-Vorgaben erhalten Sie, wenn Sie über den Menüpunkt 9.2.0 den Sachkontenrahmen SKR 03 einschließlich der Festkonten auf einen Pseudo-Mandanten kopieren.
Drucken Sie dann über den Menüpunkt 1.0.1 die Konten der Bereiche 1400–1810, 3420–3999 und 8000–8999 aus.
Übernahme der Zahlen vorbereiten
Für die Übernahme der Zahlen aus dem alten System müssen einige Buchungen vorgenommen werden, die im laufenden Betrieb nicht vorkommen oder von FibuNet nicht zugelassen werden. Zum Beispiel müssen die Verkehrszahlen auf das Konto 1776 (Umsatzsteuer 15%) bzw. 1785 (Umsatzsteuer 16%) direkt gebucht werden, was sonst nur per Automatik erfolgt.
Für die manuelle Zahlenübernahme müssen deshalb einige FibuNet-Sperren ausgeschaltet und vor der Aufnahme des regulären Buchungsbetriebes wieder eingeschaltet werden. Die Steuerung der Sperren erfolgt über die Schlüssel für Konto-Sperren im Menüpunkt 1.0.0, Feld "Sperre".
Sperrkennzeichen anpassen
Drucken Sie aus Ihrem gewählten Sachkontenrahmen über den Menüpunkt 1.0.1 die nachstehenden Kontengruppen aus.
Markieren Sie die Konten, bei denen das Sperrkennzeichen im Menüpunkt 1.0.0, Feld "Sperre" den Wert 3 (beim Buchen gesperrt) hat, und ändern Sie diesen auf 0 (nicht gesperrt).
Folgende Konten sind gegebenenfalls betroffen:
1570 = Vorsteuer automatisch gebucht
1571 = anrechenbare Vorsteuer 7%
1756 bis 1768 = verschiedene USt-Konten
1770 bis 1779 = verschiedene USt-Konten
1784 bis 1787 = verschiedene USt-Konten
1794 bis 1810 = verschiedene EU-USt-Konten
Währungskonten und Sammelkonten
Wenn Sie für ausländische Personenkonten Währungskonten führen, verlangt FibuNet für jede Währung ein eigenes Sammelkonto (zum Beispiel 1601 für Dollar-Verbindlichkeiten). Die Definition der Sammelkonten erfolgt über den Menüpunkt 1.8.0. Das Anlegen der Sammelkonten erfolgt dann automatisch durch FibuNet.
Imaginäre Konten einrichten
Sie benötigen zusätzliche imaginäre Konten, um die Buchungssperre auf den Personenkonten-Sammelkonten zu umgehen und die Abstimmung der offenen Posten zu erleichtern.
Debitorenbereich:
Debitoren-Vorträge = 6999, OP-Kennzeichen = 0
Vortragskonto Erlöse = 9091, Konto-Art = V, USt-Art = M, USt-Schlüssel = 1 (wenn 16%)
Kreditorenbereich:
Kreditoren-Vorträge = 99999, OP-Kennzeichen = 0
Vortragskonto Einkauf = 9096, Konto-Art = E, USt-Art = V, USt-Schlüssel = 1 (wenn 16%)
Tragen Sie in die OP-Kennzeichenspalte der Personenkonten 69999 und 99999 eine "0" ein, damit für diese imaginären Konten keine offenen Posten angelegt werden.
Wenn Sie mehrere Debitoren- oder Kreditoren-Sammelkonten ansprechen müssen (zum Beispiel bei Währungen), benötigen Sie für jedes ein eigenes Debitoren- oder Kreditoren-Vortragskonto und pro Umsatzsteuer-Art und -Schlüssel ein Vortragskonto Erlöse bzw. Einkauf.
Zum Verständnis der imaginären Konten
Die Sammelkonten der Personenkonten (zum Beispiel 1400 und 1600) dürfen weder über das Eröffnungsbilanzkonto noch über das Summenvortragskonto vorgetragen werden.
Der Eröffnungsbilanzsaldo und die Monatsverkehrszahlen dieser Konten werden auf den imaginären Personenkonten vorgetragen.
Die imaginären Personenkonten erhalten als OP-Kennzeichen (Feld "OP-Verwaltung" im Register "OP/Allgemein" des Menüpunktes 1.1.0 bzw. 1.2.0) eine 0, damit keine OP-Verbuchung erfolgt.
Durch das imaginäre Personenkonto wird das Sammelkonto im Hauptbuch (1400 oder 1600) automatisch angesprochen, sodass eine vollständige Übereinstimmung mit der Saldenliste gewährleistet ist.
Die Erlös- und Einkaufs-Vortragskonten werden später ausgeglichen.
Die Vergabe der USt-Schlüssel dient dazu, bei jedem offenen Posten die Information zu hinterlegen, mit welchem Steuersatz er gebucht wurde.
Datenübernahme durchführen
Stellen Sie das Menüdatum auf den letzten Tag im ersten Monat des zu übernehmenden Geschäftsjahres ein (zum Beispiel auf den 31.01.2018).
a) Eröffnungsbilanzwerte erfassen
Soll-Salden:
Buchen Sie per Sachkonto (z. B. 0320 PKW) an Konto 9000 (Saldovortrag Sachkonten).
Haben-Salden:
Buchen Sie per Konto 9000 (Saldovortrag Sachkonten) an das jeweilige Konto (z. B. 1700 Sonstige Verbindlichkeiten).
Ausnahme für Personenkonten:
Buchen Sie per imaginäres Debitoren-Konto 69999 an Konto 9008 (Saldenvorträge Debitoren).
Buchen Sie per Konto 9009 (Saldenvorträge Kreditoren) an imaginäres Kreditoren-Konto 99999.
Die Saldovortragskonten für Debitoren (z. B. 1400) und Kreditoren (z. B. 1600) sollen lediglich EB-Werte und Monatsverkehrszahlen enthalten. Deshalb werden sie nicht direkt gebucht.
Wichtig: Drucken Sie nach der Übernahme der Eröffnungsbilanz-Werte eine Summen- und Saldenliste aus. Deren Zahlen müssen mit denen der alten Eröffnungsbilanz identisch sein.
b) Monatsverkehrszahlen erfassen
Übernehmen Sie die Monatsverkehrszahlen der Sachkonten (ohne Konto 1400 und 1600) Monat für Monat unter dem jeweiligen Menüdatum (31.1., 28.2. usw.) oder kumuliert zum Ende des Jahres.
Empfehlungen:
Tragen Sie die Monatsverkehrszahlen jedes Monats einzeln vor, damit später bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen die richtigen Monatswerte zur Verfügung stehen.
Wenn Sie die kumulierten Werte vortragen, erscheinen diese als Vergleichswerte im Dezember in einer Summe. Ein Monatsvergleich ist dann nicht möglich.
Sie können die Monatsverkehrszahlen Soll und Haben getrennt oder als Saldo erfassen. Wir empfehlen die getrennte Erfassung, da Sie die Buchungen später besser nachvollziehen und abstimmen können.
Erfassen Sie die Buchungen über das Konto 9090 (Summenvortrag).
Beispiel: Hat das Kassenkonto für Januar 2018 im Soll eine Verkehrszahl von 20.000,00 EUR und im Haben von 15.000,00 EUR, lauten die Buchungen:
Per 1000 Kasse 20.000,00 an 9090 Summenvortragskonto 20.000,00
Per 9090 Summenvortragskonto 15.000,00 an 1000 Kasse 15.000,00
Für Personenkonten:
Per 69999 (imaginäres Debitoren-Konto) an 9090 Summenvortragskonto
Per 9090 Summenvortragskonto an 99999 (imaginäres Kreditoren-Konto)
Wichtige Hinweise:
Sollte das Eröffnungsbilanzkonto eine Monatsverkehrszahl aufweisen, darf diese niemals mit erfasst werden.
Nach Erfassung aller Monatsverkehrszahlen eines Monats muss die FibuNet-Sachkonten-Summen- und Saldenliste mit der Saldenliste des alten Systems übereinstimmen.
Das Konto 9090 (Summenvorträge) muss mit 0 aufgehen.
Wenn ein Saldo verbleibt, wurden möglicherweise nicht alle Monatsverkehrszahlen erfasst.
Führen Sie diese Abstimmung grundsätzlich am Ende jeder Monats-Erfassung durch.
c) Offene Posten erfassen
Wenn Ihre Summen- und Saldenlisten mit denen des alten Systems übereinstimmen, können Sie die offenen Posten einzeln auf die Personenkonten buchen. Als Vorlage dient die OP-Liste des alten Systems.
Gibt es keine OP-Liste, müssen Sie die Salden der Personenkonten anhand der offenen Rechnungen (Belege) nachvollziehen und neu buchen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre offenen Posten abzustimmen.
Beispiel Debitoren-Übernahme:
Feld | Wert |
Betrag | in EUR |
Konto-Nummer | 11501 (Kunde) |
Rechnungsnummer | 154628 |
Rechnungsdatum | 15.12.2017 |
Erlöskonto | 9091 |
USt | 0–9 |
Beispiel EU-Debitoren-Übernahme:
Feld | Wert |
Betrag | in EUR |
Konto-Nummer | 12540 (EU-Kunde) |
Rechnungsnummer | 12345 |
Rechnungsdatum | 17.12.2017 |
Erlöskonto | 9092 |
Beispiel Kreditoren-Übernahme (Lieferant):
Feld | Wert |
Betrag | in EUR |
Kostenkonto | 9096 |
Rechnungsnummer | 12546 |
Rechnungsdatum | 28.02.2017 |
Konto-Nummer | 74501 (Lieferant) |
Beispiel EU-Kreditoren-Übernahme:
Feld | Wert |
Betrag | in EUR |
Kostenkonto | 9097 (19%) |
Rechnungsnummer | 54321 |
Rechnungsdatum | 27.03.2017 |
Konto-Nummer | 75621 (EU-Lieferant) |
Offene Posten abstimmen und umbuchen
Wenn alle offenen Posten erfasst sind, muss der Haben-Saldo des Kontos 9091 und des Kontos 9092 mit dem Soll-Saldo des Kontos 69999 (imaginäres Debitorenkonto) übereinstimmen.
Stimmen die Werte überein, buchen Sie den Saldo um:
Per 9091 (Erlöse Summenvortrag Debitoren) an 69999 (imaginäres Debitorenkonto)
Per 9092 (Erlöse Summenvortrag Debitoren EU) an 69999 (imaginäres Debitorenkonto)
Im Lieferantenbereich verfahren Sie mit den Konten 99999 und 9097 in gleicher Weise.
Drucken Sie nach Abschluss aller Buchungen erneut eine Summen- und Saldenliste der Sachkonten per Jahresende aus. Wenn Sie alles richtig gebucht haben, haben sich die Jahresverkehrszahlen der Debitoren- und Kreditoren-Sammelkonten erhöht, die Salden müssen sich aber verändert haben.
Einstellungen nach der Übernahme
Geben Sie die Sperrkennzeichen in den Sachkonten dort wieder ein, wo Sie sie vorher entfernt haben.
Lassen Sie anschließend das Prüfprogramm im Menüpunkt 9.1.1 laufen, um festzustellen, ob die OP-Salden mit den Kontensalden übereinstimmen.
FibuNet steht Ihnen jetzt für alle laufenden Buchungen uneingeschränkt zur Verfügung.
Jahresübernahme
Die Übernahme der Daten in das neue Geschäftsjahr erledigen Sie einfach und schnell mit dem Menüpunkt 3.9. Sie müssen dabei kein Konto neu anlegen und keinen Saldo von Hand vortragen.
Übernahme nach Abschluss des alten Geschäftsjahres
Wenn Sie FibuNet erst nach vollständigem Abschluss des alten Geschäftsjahres einsetzen, sollten Sie trotzdem im alten Jahr aufsetzen:
Richten Sie den Sachkontenrahmen und die Personenkonten im alten Wirtschaftsjahr ein.
Erfassen Sie alle offenen Posten der Debitoren und Kreditoren als Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung mit den korrekten Kosten-/Erlöskonten unter dem Menüdatum des letzten Tages im abgeschlossenen Wirtschaftsjahr.
Sollten aus den OP-Listen die Gegenkonten und Umsatzsteuer-Schlüssel nicht ersichtlich sein, können Sie imaginäre Konten mit der entsprechenden Umsatzsteuer-Logik ansprechen.
Die gesamte Umsatzsteuer-Logik in den Kosten- und Erlöskonten kann bestehen bleiben, da diese Buchungen im alten Jahr lediglich proforma getätigt werden.
Hinsichtlich der Monatsverkehrszahlen gilt das oben Beschriebene in gleicher Weise.
Nach vollständiger Erfassung aller offenen Posten und den entsprechenden Kontrollen führen Sie die Jahresübernahme mit dem Menüpunkt 3.9 ins neue Wirtschaftsjahr durch.
Kurzanleitung: Aufsetzen mitten im Wirtschaftsjahr
Sachkonten: Die EB-Werte müssen stimmen. Stimmen Sie die Daten mit dem Altsystem ab.
Monats-/Jahresverkehrszahlen: Die aktuellen Salden müssen stimmen. Es sind keine offenen Posten auf den Personenkonten vorhanden. Die komplette OP-Historie nachzupflegen wäre zu aufwändig.
Offene Posten vortragen: Erfassen Sie den Steuersatz des offenen Postens in der Buchung. Es passiert keine Steuerbuchung, es wird nur der Steuerschlüssel im OP eingetragen.
Salden korrigieren: Buchen Sie 9091 an 69999 bzw. 99999 an 9091. Danach müssen die Summen-Saldenliste und die offenen Posten wieder stimmen.