Überblick
Mit der Funktion "Automatischer Buchungsbeleg" erstellt FibuNet beim Buchen eines dafür vorgesehenen Kontos automatisch ein Dokument (z. B. eine Spendenquittung oder Entnahmequittung). Die Formulare werden in Microsoft Word erstellt und können frei angepasst werden.
Voraussetzungen
Modul "Automatischer Buchungsbeleg (Spendenquittung)" muss aktiviert sein.
Microsoft Word muss installiert sein.
Administratorrechte (Menüpunkt 0.0.0).
Benutzerverwalterrechte (Menüpunkt 0.2.0).
Benötigte Menüpunkte
Automatische Buchungsbelege bearbeiten (Menüpunkt 3.3)
Buchen im Dialog (Menüpunkt 3.0)
Benutzerverwaltung (Menüpunkt 0.2.3)
Vorbereitung: Stammdaten für die Word-Variablen
Die im Microsoft Word-Formular verwendeten Variablen müssen mit Daten gefüllt sein, damit sie beim Druck ausgegeben werden.
Benutzerverwaltung (Menüpunkt 0.2.3)
Register "Einstellungen": Felder "Anmeldename", "Name" und "Vorname" ausfüllen.
Register "Sonstiges": Felder "Abteilung", "Telefon" und "Info" (zweizeilig) ausfüllen.
Sachkonten (Menüpunkt 1.0.0)
Register "Konto": Feld "Kontobezeichnung" ausfüllen.
Personenkonten (Menüpunkt 1.1.0 / 1.2.0)
Register "Adressdaten": Felder "Kontobezeichnung", "Anrede", "Name" (dreizeilig), "Strasse" (zweizeilig), "Länderkennzeichen", "Postleitzahl" und "Ort" ausfüllen.
Register "Kontakt": Felder "Telefon" und "Fax" ausfüllen.
Formulare
Im Menüpunkt 3.3, Feld "Vorlage auswählen", sind bereits fünf Vorlagen vorhanden, die Sie verwenden können.
Durchführung: Formular erstellen
Rufen Sie den Menüpunkt 3.3 auf, um eine Buchungsbeleg-Formularvorlage anzulegen oder zu ändern.
Neues Formular mit einer Vorlage erstellen
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Nein" ein.
Geben Sie im Feld "Formularnummer" eine neue Nummer ein.
Wählen Sie im Feld "Vorlage auswählen" ein Dokument aus, das als Vorlage dienen soll.
Tragen Sie die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein.
Beim Speichern öffnet sich automatisch Microsoft Word. Passen Sie das Formular nach Ihren Wünschen an. Wichtig: Speichern Sie das Formular nicht in Word, sondern wechseln Sie ohne zu speichern zurück zum Menüpunkt 3.3 und drücken Sie dort die Schaltfläche [Speichern].
Nach dem Speichern erscheint das Formular in der Liste hinter dem Feld "Formularnummer".
Neues Formular ohne Vorlage (leeres Dokument) erstellen
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Nein" ein.
Geben Sie im Feld "Formularnummer" eine neue Nummer ein.
Tragen Sie im Feld "Vorlage auswählen" den Wert "0" ein.
Tragen Sie die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein.
Tragen Sie im Feld "Als Vorlage speichern" den Wert "Ja" ein.
Beim Speichern öffnet sich automatisch Microsoft Word. Wichtig: Speichern Sie nicht in Word, sondern verwenden Sie die Schaltfläche [Speichern] im Menüpunkt 3.3.
Nach dem Speichern erscheint das Formular in der Liste hinter dem Feld "Formularnummer".
Ein vorhandenes Formular ändern
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Nein" ein.
Wählen Sie im Feld "Formularnummer" das zu ändernde Formular aus.
Ändern Sie bei Bedarf die Bezeichnung im Feld "Bezeichnung".
Bestätigen Sie mit [OK]. Das Word-Dokument öffnet sich.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wichtig: Speichern Sie nicht in Word, sondern verwenden Sie die Schaltfläche [Speichern] im Menüpunkt 3.3.
Eine neue Vorlage erstellen
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Ja" ein.
Wählen Sie im Feld "Vorlage auswählen" ein Dokument als Basis aus.
Ändern Sie die Bezeichnung Ihres Dokumentes.
Beim Speichern öffnet sich Microsoft Word. Wichtig: Speichern Sie nicht in Word, sondern verwenden Sie die Schaltfläche [Speichern] im Menüpunkt 3.3.
Eine vorhandene Vorlage ändern
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Ja" ein.
Wählen Sie im Feld "Vorlage auswählen" die gewünschte Vorlage aus.
Ändern Sie bei Bedarf die Bezeichnung.
Beim Speichern mit [OK] öffnet sich Microsoft Word. Wichtig: Speichern Sie nicht in Word, sondern verwenden Sie die Schaltfläche [Speichern] im Menüpunkt 3.3.
Eine Vorlage aus einem vorhandenen Formular erstellen
Geben Sie im Feld "Vorlage bearbeiten" den Wert "Nein" ein.
Wählen Sie im Feld "Formularnummer" das Formular aus, das als Vorlage dienen soll.
Ändern Sie bei Bedarf die Bezeichnung.
Geben Sie im Feld "Als Vorlage speichern" den Wert "Ja" ein.
Bestätigen Sie mit [OK]. Das Word-Dokument öffnet sich.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wichtig: Speichern Sie nicht in Word, sondern verwenden Sie die Schaltfläche [Speichern] im Menüpunkt 3.3.
Durchführung: Konto und Formular verknüpfen
Durch die Verknüpfung eines Kontos mit einem Formular wird das Dokument beim Buchen automatisch erzeugt.
Rufen Sie den Menüpunkt 3.3 auf.
Wählen Sie die Schaltfläche [Kontenverknüpfung].
Geben Sie die Kontonummer ein, die mit einem Dokument verknüpft werden soll.
Nach Eingabe der Kontonummer erscheinen alle verfügbaren Dokumente auf der linken Seite in der Rubrik "verfügbare Dokumente".
Wählen Sie das gewünschte Dokument und verschieben Sie es mit den Navigationspfeilen auf die rechte Seite. Ein einfacher Pfeil verschiebt ein einzelnes Dokument, ein doppelter Pfeil verschiebt alle Dokumente.
Speichern Sie mit der Schaltfläche [Speichern].
Verlassen Sie den Menüpunkt mit [Beenden] und [Schliessen].
Durchführung: Ausgefülltes Formular erzeugen
Öffnen Sie den Menüpunkt 3.0.
Geben Sie eine Buchung mit dem verknüpften Konto ein.
Nach Abschluss der Buchung öffnet sich das Microsoft Word-Dokument automatisch. Sie können es vor dem Ausdrucken noch bearbeiten.
Beispiel
Parameter
Formular im Menüpunkt 3.3:
Feld "Vorlage bearbeiten" = Nein
Feld "Formularnummer" = 1
Feld "Vorlage auswählen" = 3 = Kassenbeleg
Feld "Bezeichnung" = Entnahmequittung
Formularverknüpfung im Menüpunkt 3.3:
Feld "Kontonummer" = 1000 (Kassenkonto)
Verfügbares Dokument = 001 Entnahmequittung
Buchung im Menüpunkt 3.0:
Betrag = 65,00 EUR
Konto Soll = 70000 (Markus Muster)
Belegnummer = Aus02
Belegdatum = 05.08.2014
Konto Haben = 1000
Buchungstext = Auslagenerstattung
Variablen für das Word-Dokument
Variablen aus der Buchung (Menüpunkt 3.0)
Variable | Erläuterung |
^Betrag | Bruttobetrag |
^BetraginWorten | Betrag in Worten |
^Belegnummer1 | OP / Rechnungsnummer |
^Belegnummer2 | Eigene Belegnummer (bleibt beim Druck aus Kassenbuch leer) |
^Belegdatum | Belegdatum |
^Buchtext | Buchungstext |
^Memo | Memotext der Buchung |
Variablen aus der Benutzerverwaltung (Menüpunkt 0.2.3)
Variable | Erläuterung |
^UKt | Benutzerkontonummer |
^UBez | Anmeldename / Benutzerkürzel |
^UName1 | Name 1 aus der Benutzerverwaltung |
^UName2 | Name 2 aus der Benutzerverwaltung |
^UAbteilung | Abteilung aus der Benutzerverwaltung |
^UTelefon | Telefonnummer aus der Benutzerverwaltung |
^UInfo1 | Infofeld 1 aus der Benutzerverwaltung |
^UInfo2 | Infofeld 2 aus der Benutzerverwaltung |
Variablen aus dem verknüpften Konto (Menüpunkt 1.0.0 / 1.1.0 / 1.2.0)
Variable | Erläuterung |
^Konto | Kontonummer |
^KtBez | Kontobezeichnung |
^KTAnrede | Anrede |
^KtName1 | Name 1 |
^KtName2 | Name 2 |
^KtName3 | Name 3 |
^KtStrasse1 | Strasse 1 |
^KtStrasse2 | Strasse 2 |
^KtPLZORT | PLZ und Ort |
^KtAusland | Länderbezeichnung (wenn Ausland) |
^KtTelefon | Telefon |
^KtFax | Faxnummer (inklusive Vorwahl) |
Variablen aus dem Gegenkonto der Buchung (Menüpunkt 1.0.0 / 1.1.0 / 1.2.0)
Variable | Erläuterung |
^Gegenkonto | Gegenkontonummer |
^GKtBez | Gegenkontobezeichnung |
^GKtAnrede | Anrede |
^GKtName1 | Name 1 |
^GKtName2 | Name 2 |
^GKtName3 | Name 3 |
^GKtStrasse1 | Strasse 1 |
^GKtStrasse2 | Strasse 2 |
^GKtPLZORT | PLZ und Ort |
^GKtAusland | Länderbezeichnung (wenn Ausland) |
^GKtTelefon | Telefon |
^GKtFax | Faxnummer (inklusive Vorwahl) |
Praxistipps
Das Löschen von Vorlagen oder Formularen ist erst möglich, nachdem Sie das gewünschte Dokument ausgewählt haben.
Sie können Ihren Buchhalter auf einen Buchungsbeleg aufmerksam machen, indem Sie dem jeweiligen Konto einen Memotext mit hoher Priorität geben. Dieser wird dann beim Buchen als Hinweis auf den geöffneten Beleg angezeigt.
Buchungsbelege werden unter anderem für Benachrichtigungen an Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte genutzt.
Der Buchungsbeleg wird nur durch manuelle Buchungen ausgelöst. Diese manuelle Buchung kann auch im Menüpunkt 3.1.0 oder 3.7.5 erfolgen.