Überblick
Mit der Avis-Funktion in FibuNet können Sie Zahlungsavise beim Zahlungsverkehr erstellen, bereits archivierte Avise nachdrucken und Zahlungsavise nachträglich erzeugen.
Voraussetzungen
Folgende Rechte müssen im Menüpunkt 0.2.3 / 0.2.4 eingestellt sein:
Register "Offene Posten": Feld "Debitoren" und Feld "Diskettenclearing"
Oder: Feld "Kreditoren" und Feld "Diskettenclearing"
Oder: Feld "Kreditoren" und Feld "Auslandszahlungsverkehr"
Benötigte Menüpunkte
Bearbeiten Debitoren (Menüpunkt 1.1.0)
Bearbeiten Kreditoren (Menüpunkt 1.2.0)
Stammdaten Zahlungsverkehr (Menüpunkt 6.1.5.0 / 6.2.5.0)
SEPA Lastschriften (Menüpunkt 6.1.5.3)
SEPA Überweisungen (Menüpunkt 6.2.5.3)
Auslandszahlungsverkehr (Menüpunkt 6.2.6.1)
Auskunft Zahllauf (Menüpunkt 6.1.1 / 6.2.1)
Vorbereitung: Stammdaten einrichten
Personenkonten
Folgende Felder können Sie optional im Menüpunkt 1.1.0 / 1.2.0, Register "OP/Allgemein" einstellen:
Feld "Zahlungsavis" — Auswahl des Avis-Formulars.
Feld "Zahlungsavisdruck" — Steuerung, ob und wann ein Avis gedruckt wird.
Zahlungsverkehr-Parameter
Folgende Felder können Sie optional im Menüpunkt 6.1.5.0 / 6.2.5.0 / 6.2.4.0, Register "Übergabeparameter" einstellen:
Feld "Zahlungsavis" — Wert ungleich 0.
Feld "Avis bei mehr als xx Posten" — Schwellwert für den automatischen Avisdruck.
Feld "Avis-Vorgabe" — Wert ungleich 0 (Vorgabeformular).
FibuNet Avis-Vorlagen sind standardmässig vorhanden.
Durchführung: Avisdruck beim Zahlungsverkehr
So erstellen Sie ein Zahlungsavis im normalen Zahlungsverkehr:
Rufen Sie im Menüpunkt 1.1.0 / 1.2.0 das Personenkonto auf. Tragen Sie im Register "OP/Allgemein" im Feld "Zahlungsavisdruck" den Wert 1 = "Immer drucken" ein. Sie können diese Einstellung über Menüpunkt 9.4.1.1 / 9.4.1.2 mit der Funktion "Daten schnell ändern" für mehrere Konten gleichzeitig vornehmen.
Wählen Sie im darüberliegenden Feld "Zahlungsavis" das gewünschte Avis-Formular aus. Zu Beginn stehen nur die FibuNet-Vorgaben zur Verfügung.
Starten Sie den Zahlungsverkehr, z. B. über Menüpunkt 6.2.5.3.
In der Liste der SEPA-Überweisungen können Sie mit der Funktion "Zahlungsavisformular bearbeiten" die FibuNet-Vorlage anpassen und speichern.
Wenn Sie ein Avis erstellt haben, das für alle Konten gelten soll, schliessen Sie die Liste. Rufen Sie dann Menüpunkt 6.2.5.0 auf und hinterlegen Sie im Register "Übergabeparameter" im Feld "Avis Vorgabe" Ihr selbst erstelltes Formular als Vorgabe.
Rufen Sie den Zahlungsverkehr erneut auf. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
a) Klicken Sie auf das Symbol "Zahlungsavis drucken".
b) Starten Sie den Zahlungsverkehr. Die Avise werden automatisch gedruckt.
Nach dem Drucken fragt FibuNet, ob der Avis-Druck in Ordnung war. Nur wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, werden die Dokumente ins Avis-Archiv übernommen.
Durchführung: Avisnachdruck aus dem Archiv
So drucken Sie ein bereits archiviertes Zahlungsavis nach.
Alternative 1 — Über die Zahllauf-Auskunft
Rufen Sie den Menüpunkt 6.1.1 / 6.2.1 auf.
Wählen Sie die Zahldatei, mit der das zu druckende Avis erzeugt wurde.
Wählen Sie "Zahllaufkonten anzeigen" ([STRG]+[O]).
Navigieren Sie zur Zeile mit dem Personenkonto, das das Zahlungsavis enthält.
Öffnen Sie das Avis per Doppelklick auf der Zeile. Das gedruckte Avis wird angezeigt und kann erneut gedruckt werden.
Nach dem Drucken fragt FibuNet, ob der Avis-Druck in Ordnung war. Nur bei Bestätigung mit "Ja" wird das Dokument ins Archiv übernommen.
Hinweis: Wird das Avis an dieser Stelle nicht gedruckt, ist es im Archiv nicht enthalten.
Alternative 2 — Über den Zahlungsverkehr
Starten Sie den Zahlungsverkehr, z. B. über Menüpunkt 6.2.5.3.
Nutzen Sie in der Liste der SEPA-Überweisungen die Funktion "Zahlungsavis drucken".
Wählen Sie den Zahllauf aus, für den Sie ein Zahlungsavis nachdrucken möchten.
Schränken Sie bei Bedarf den Kontenbereich ein.
Im Feld "Nur bereits erstellte Avis" wählen Sie "Ja", um vorhandene Avise nachzudrucken.
Die Avise werden im Berichtsdesigner angezeigt und können gedruckt werden.
Durchführung: Nachträglicher Avisdruck
So erstellen Sie ein Zahlungsavis nachträglich, das beim Erstellen der Zahldatei nicht erzeugt wurde.
Starten Sie den Zahlungsverkehr, z. B. über Menüpunkt 6.2.5.3.
Nutzen Sie in der Liste der SEPA-Überweisungen die Funktion "Zahlungsavis drucken".
Wählen Sie den Zahllauf aus, für den Sie ein Zahlungsavis nachträglich erstellen möchten.
Schränken Sie bei Bedarf den Kontenbereich ein.
Im Feld "Nur bereits erstellte Avis" wählen Sie "Nein", um ein noch nicht erstelltes Avis neu zu drucken.
Die Avise werden im Berichtsdesigner angezeigt und können gedruckt werden. Danach stehen sie im Archiv zur Verfügung.
Nach dem Drucken fragt FibuNet, ob der Avis-Druck in Ordnung war. Nur bei Bestätigung mit "Ja" werden die Dokumente ins Avis-Archiv übernommen.
Beispiel: Parameter-Einstellungen
Menüpunkt 1.2.0, Register "OP/Allgemein": Feld "Zahlungsavisdruck" = 1 = immer drucken.
Menüpunkt 6.2.5.0, Register "Übergabeparameter": Feld "Avis-Vorgabe" = 1 = FibuNet-Avisformular.
Menüpunkt 6.2.5.3: Zahlungsavis drucken mit [F9].
Praxistipps
Zahlungsavise lassen sich auch per Massen-E-Mail verschicken. Das Vorgehen entspricht dem Massen-E-Mail-Versand beim Mahnen.
Wenn Sie individuelle Dateinamen für den E-Mail-Anhang verwenden möchten, finden Sie die Einrichtung im Bereich "Mahnen", Kapitel "Mahnformulare bearbeiten".
E-Mail-Betreff und Body-Text können Sie über das entsprechende Symbol anpassen.
Bei der Einrichtung von Zahlungsavisen können Sie sich an den Mahnungen orientieren. Erstellung und Layout sind nahezu identisch.