Einrichtung von Sachkonten Menüpunkt 1.0.0

Einrichtung von Festkonten Menüpunkt 1.0.8

Die Einrichtung der Kassenbuch-Stammdaten Menüpunkt 3.7.0

Zu Beginn eines neuen Kassenbuchs ist der Anfangsbestand festzulegen Bei dem Modul „Kassenbuch“ handelt es sich nicht um ein elektronisches Kassensystem i.S.d. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) i.V.m. §146a AO). Das Modul „Kassenbuch“ verfügt entsprechend auch über keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach §146a Abs. 3 AO i.V.m. §4 und §5 KassenSichV. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/BJNR351500017.html §146a AO: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html

Vorgabewert = 1

Eindeutige Nummerierung des Kassenbuches Bezeichnung

Pflichtfeld

Eindeutige Kurzbeschreibung des Kassenbuchs

Pflichtfeld

Vorgabewert = 0

Sachkontonummer der Finanzbuchhaltung auf das die Kasse übernommen werden soll

Es werden nur Sachkonten mit der Kontoart = 8 (Zahlkonto) zugelassen (siehe Menüpunkt 1.0.0, Register 'Konto')

Kassenkonten können auch in Währung geführt werden.

Die Geldkurse werden beim Erzeugen der Übernahmedatei aus der Kurstabelle Menüpunkt 1.8.5 entnommen.

Auf fehlende Geldkurse wird mit dem entsprechenden Belegdatum hingewiesen.

Nach dem Eintragen der Kurse kann die Übernahme wiederholt werden.

Vorgabewert = Nein

Vorgabewert = 0,00

Höhe des Kassenbestandes beim Eröffnen des Kassenbuches (in der Regel am Jahresanfang)

Prüft während des Erfassens, ob der Bestand negativ werden könnte

Der Anfangsbestand muss innerhalb des aktuellen Wirtschaftsjahres liegen.

Es dürfen bis dato keine Buchungen mit einem 'Belegdatum' kleiner dem 'Anfangsbestand' existieren.

Wenn Sie eine Kasse führen, müssen Sie beachten, dass der Kassenstand zum Ende eines Tages nicht negativ werden darf (es gibt kein negatives Bargeld). Sollte dies der Fall sein, ist das ein Hinweis auf einen Fehler in der Buchführung. Ggf. wurde z.B. eine Barabhebung vom Bankkonto vergessen. Dies sollten Sie unbedingt korrigieren: ein negativer Kontostand in der Kasse führt bei Betriebsprüfungen oft dazu, dass die gesamte Buchführung in Zweifel gezogen wird.

In FibuNet ist es fast nicht möglich, einen negativen Kassenbestand zu erzeugen. Einzige Ausnahme: Der Anfangsbestand wurde nicht korrekt erfasst. Dieser kann im Menüpunkt 3.7.0 (nur im Kassenbuch, nicht der EB in der Fibu) korrigiert werden. am

Vorgabewert = Menüdatum

Datum der Eröffnung des Kassenbuches

Datum des Anfangsbestandes des Kassenbuches

Als Datum des Anfangsbestandes sollte der Beginn des aktuellen Wirtschaftsjahres eingetragen werden. Es sei denn, die Kasse beginnt erst im laufenden Jahr.

Buchungen, die vor dem Datum am gemacht werden, werden abgelehnt.

Datum der Sperrung des Kassenbuches

Maximal Enddatum des aktuellen Wirtschaftsjahres

Wenn das Kassenbuch im folgenden Wirtschaftsjahr weiter geführt werden soll, ist das Endedatum frei zu lassen.

Erfassen von Kassenbuchungen.

Kassenbuchungen werden nicht sofort verarbeitet, sie können bis zur Übernahme gelöscht werden.

Kassenbuchungen können genauso wie im Buchen unter Menüpunkt 3.0 Kostenstellen/-träger und Mengen buchen.

Auswahl des Kassenbuches, auf das die folgenden Buchungen gebucht werden sollen

Die Kassenbücher werden im Menüpunkt 3.7.0 angelegt

Es sind nur Kassenbücher bebuchbar, die im Menüpunkt 3.7.0 im Endedatum keinen Eintrag oder einen Eintrag nach dem aktuellen Menüdatum haben.

Pflichtfeld

Vorgabewert = 0,00

Höhe des Buchungsbetrages

Der Buchungsbetrag muss größer als 0,00 sein. Der Eintrag im Feld 'Buchen ohne Betrag' (Menüpunkt 1.4.0 Register 'Erfassungsparameter/Buchen') ist in der Kasse nicht relevant.

Die Kassenwährung wird links neben der Feldbezeichnung angezeigt

Die Buchungen können nur in der angezeigten Kassenwährung durchgeführt werden Wenn Sie eine Währungskasse anlegen möchten, tragen Sie im Menüpunkt 1.0.0 im Kassenkonto in Register 'UStVA/Währung' im Feld "Währung " die Fremdwährungsnummer ein.

Festlegung ob es sich bei der Buchung um eine Storno-Buchung handelt

Bei der Buchung handelt es sich um eine Storno-Buchung.

Bei Eingabe eines negativen 'Betrag' wird automatisch das Kennzeichen Storno.

Mit der [Plus]-Taste kann das Stornokennzeichen wieder entfernt werden.

Stornobuchungen werden gemacht, damit eine zuvor erzeugte Falsch-Buchung nicht die Monatsverkehrszahl verändert.

Im Buchungstext wird automatisch das Wort "Storno" eingetragen Bei der Buchung handelt es sich nicht um eine Storno-Buchung.

Pflichtfeld

Vorgabewert = 0

Nummer des Kontos auf das gebucht werden soll

Es können auch Unterkonten (.-Trennung) erfasst werden

Vorgabewert = +

Festlegung ob es sich bei der Buchung um eine Einnahme oder um eine Ausgabe handelt

In Abhängigkeit vom ausgewählten Gegenkonto, schlägt FibuNet den Einnahme / Ausgabe-Wert vor.

Dieses Kennzeichen entscheidet über die Soll oder Habenseite, auf die der Umsatz gebucht wird.

Bei einem Verkaufskonto schlägt das System FibuNet das [Plus]-Zeichen (die Einnahme) vor.

Bei einem Einkaufskonto schlägt das System FibuNet das [Minus]-Zeichen (die Ausgabe) vor.

So haben Sie z.B. die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Sie eine Erlösminderung mit Minus oder auf der Soll-Seite zu buchen.

ACHTUNG: Wenn Sie das Kennzeichen per Hand ändern, wird es nicht mehr automatisch von FibuNet gesetzt, bis Sie das Kennzeichen entfernen. Dann übernimmt FibuNet wieder die Steuerung für des Einnahme-/ Ausgabekennzeichen

Vorgabewert = der im Sachkonto eingetragene Steuerschlüssel / die eingetragene Steuerart

Umsatzsteuerart in Verbindung mit dem Steuerschlüssel

Bei Konten mit Vorsteuer kann der Steuerschlüssel abgeändert werden, wenn im Sachkonto keine Sperre hinterlegt wurde

Pflichtfeld

Vorgabewerte = keiner oder eine, durch die Belegnummernkreise/-automatiken festgelegte, automatisch erzeugte Nummer

Offene Posten-Nummer / Belegnummer des Belegs

interne, frei zu vergebende Belegnummer auto

Festlegung, ob die 'OP- / Rechnungsnummer' automatisch vom System vergeben werden soll

Pflichtfeld

Vorgabewert = Menüdatum

Tag (Datum) des zu buchenden Belegs

Definiert den Beginn der Zahlungskonditionen

Dient zur Filterung der Posten

Darf nicht größer als das aktive Menüdatum sein, ansonsten wird es vom System abgelehnt

Wenn es jünger als das 'Buchungsdatum' ist, wird es vom System FibuNet akzeptiert, allerdings nicht, wenn es sich dabei um ein älteres Wirtschaftsjahr als das aktive Wirtschaftsjahr handelt.

Ist ohne Trennpunkte oder anderen Sonderzeichen einzugeben

Die Formatierung des Datums erfolgt automatisch durch FibuNet.

Vorgabewert = leer

Das Leisungsdatum ist entscheidend für die Ermittlung des Steuersatzes

Bei Nutzung Menüpunkt 1.4.5 Feld 2 'St-Schl. aus Ländertabelle' i.V.m. Menüpunkt 0.3.4 können Sie über das Leistungsdatum den Steuersatz automatisch ermitteln

Tag (Datum) des Reisebeginns

Um das Reisedatum eintragen zu können, muss der Wert des Feldes 'Touristik' im Register 'Zusatz-Module' des Menüpunktes 1.4.0 'Ja' entsprechen.

wichtig für Reiseunternehmen

Vorgabewert = 'Bezeichnung' des 'Gegenkonto'

frei definierbarer, die aktuelle Buchung beschreibender Text

Buchtexte werden im <Menüpunkt 0.3.5 > angelegt.

Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet das Fenster 'Bearbeiten Buchungstexte', um die Buchungstexte zu ändern.

Die folgenden Buchtexte können als Vorlage ausgewählt werden: 01 = Rechnung 02 = Zahlung 03 = Barverkauf 04 = Umbuchung 05 = Gutschrift 06 = Storno 07 = Skonto 08 = Gebühr 09 = Ausbuchung 10 = Bar 11 = Scheck 12 = Tageskasse 13 = Zustellgebühren 14 = Bewirtung 15 = Kurier 16 = Taxi 17 = Lastschrift

Vorgabewert = 0

Hier kann für den Zahl-OP eine Zahlart hinterlegt werden. Wird dieser Zahl-OP einer Rechnung zugeordnet, so nimmt er die Zahlart der Rechnung an.

Diese Funktion ist für Vorauszahlungen erstellt worden, um im SEPA-Zahlungsverkehr Zahlungen nicht mit vorhandenen Rechnungen zu verrechnen.

eigene Belegnummer die neben der Belegnummer und der vom Kassenbuch automatisch vergebenen Nummer verwendet werden kann angelegt am

Systemdatum, an dem die Buchung erfasst wurde

Tag (Datum) des zu buchenden Belegs

FibuNet Benutzername des Anwenders, der die Buchung erfasst hat

Höhe der Buchung

negative Werte (z.B. Ausgaben und Stornos von Einnahmen) werden in roter Schriftfarbe angezeigt

Das Buchdatum bestimmt die Periode in die der Beleg gebucht wird

frei definierbarer, die aktuelle Buchung beschreibender Text eig. Belegnummer

vom Kassenbuch erstellte Belegnummer

Aufbau MM/nnnnnn MM = zweistelliger Monat z.B. 01 für Januar nnnnnn = laufende Belegnummer innerhalb des Monats

Datum, an dem die Kassenbuchung exportiert wurde

Anzeige ob es sich um fixe oder variable Kosten oder Leistungen handelt (bei Buchungen mit Kostenrechnung)

Nummer des Kontos vom Kassenkonto

Kontotyp z.B. Sachkonto, Debitor, Kreditor

Kenner, ob eine Journalzeile in die Finanzbuchhaltung übernommen werden kann.

Stornierte Journalzeilen sind nicht gültig.

Kenner, ob eine Zeile angezeigt werden darf

Diese Zeile wird nicht angezeigt.

Es fehlen Rechte, um alle Daten dieser Zeile sehen zu können.

Konten-Rechte können Sie im Menüpunkt 0.2.4 verwalten.

Kenner, ob eine Zeile storniert wurde

eindeutige Nummerierung der Kassenbuchung innerhalb eines Kassenkontos

Bei Aufteilungsbuchungen, Kostenstellen- und Kostenträgerbuchungen erhält jede Zeile eine eigene Journalnummer.

Fibu-Kassenkonto aus Menüpunkt 3.7.0

Kosten- und Leistungsrechnungs-Betragsart (bei Buchungen mit Kostenrechnung)

Kostenrechnungsebene, in der gebucht wird

Sach- / Personenkontenbuchungen haben immer die Ebene 0

Die Anzahl der Ebenen richtet sich nach dem Kostenstellen-/-trägerkennzeichen im <Menüpunkt

Kostenstelle oder Kostenträger

Nummer der Kostenstelle oder des Kostenträgers

Kennzeichnung der letzten Zeile, die zu einer Buchung gehört.

Die letzte Zeile kann ein Sach- oder Personenkonto aber auch eine Kostenstelle oder ein Kostenträger sein

Anzeige ob ein Memo-Text dieser Buchung zuzuordnen ist

Dieser Buchung ist ein Memo-Text zuzuordnen.

Der zugeordnete Memo-Text wird unterhalb der Journalzeilen angezeigt.

Er kann mit einer "rechten-Maustaste-Funktion" bearbeitet werden Dieser Buchung ist kein Memo-Text zugeordnet.

Offene Posten/ Belegnummer des Belegs

interne Nummer (siehe Journalzeile)

Tag (Datum) des Reisebeginns

interne Nummer

Laufende Nummer über die Journaleinträge aller Kassenbücher

Datum der Rücksetzung der Kassenbuchung

Das Kassenbuch kann mit dem Feld 'Modus' im <Menüpunkt 3.7.5'

Transaktionsnummer des Verarbeitungsvorganges

Umsatzsteuerart

Datum der Übernahme des Kassenbuchs

Das Kassenbuch wird mit Menüpunkt 3.7.5 übernommen US Umsatzsteuerschlüssel

Es können nur Buchungen gelöscht werden, die noch nicht übernommen wurden.

Eine Löschung lässt sich nicht wieder rückgängig machen [Alt]+[S] Memotext ein-/ ausblenden [F8] Memotexte bearbeiten

Monatsübersicht der Kassensalden

Anzeige der Anzahl der Journalzeilen (Buchungen + KLR)

Anfangsbestand mit Datum Dokumente / ZUGFeRD Über den Button können ZUGFeRD-Dokumente mit der Buchung verknüpft werden. Es werden die Belegdaten aus dem ZUGFeRD-Dokument in die Buchungsmaske übernommen. Die Drag&Drop Funktionalität wird auch unterstützt. Fenster schließen [Esc]

Drucken der Kassenbuchungen.

Der Druck des Kassenbuches schließt mit den Monatssummen und dem dann errechneten Saldo pro Monat ab.

Die Auswertung wird auch "Kassenzählprotokoll" genannt. Es wird davon ausgegangen dass die Kasse vor der Unterschrift abgestimmt und gezählt worden ist.

eindeutige Nummerierung des Kassenbuches

entspricht dem Feld 'Kassen-Nummer' des Menüpunkt 3.7.0

Beschränkung des Kassenbuch-Druckes auf einen bestimmten Belegdatums-Bereich

Festlegung ob der Chi-Wert - zur Durchführung des Chi-Quadrat-Test - ermittelt werden soll

Mit dem Chi-Quadrat-Test werden die Verteilungseigenschaften einer statistischen Grundgesamtheit untersucht

Ist der Chi-Wert sehr hoch, kann dies ein Indiz für eine Manipulation an den geprüften Daten sein.

Das Finanzgericht Münster entschied in einem Beschluss vom 10.11.2003 (Az:6 V 4562/03 E,U), dass der Chi-Wert die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung widerlegen kann (Quelle: Forum Elektronische Steuerprüfung 09/2004)

Durch die Finanzverwaltung wird dieser Test im Rahmen der automatisierten GdPDU-Prüfung durch das Programm IDEA regelmäßig vorgenommen.

Startet den Druck des Kassenbuchs.

In Abhängigkeit des Druckmodus [Strg] + [1] wird der Druck am Bildschirm angezeigt, die Daten direkt ausgedruckt oder exportiert.

Abbrechen der Eingaben ohne zu speichern.

Das Fenster wird automatisch geschlossen.

Übernahme der Kassenbuchungen in die Finanzbuchhaltung. Wählen Sie das zu übernehmende Kassenbuch aus und klicken Sie auf das Symbol [Übernahme (F2)], um

das Kassenbuch in IHRE Finanzbuchhaltung zu übernehmen Ú Buchungsübernahme

eine Exportdatei des Kassenbuchs zu erzeugen Ú Datenexport des Kassenbuchs

den Datenexport des Kassenbuchs als Erfolg in IHREM FibuNet-System zu kennzeichnen Ú

den Datenexport des Kassenbuchs in IHREM FibuNet-System zurückzusetzen Ú Datenexport zurücksetzen .

Auswahl der Kassenbuch-Nummer (des Kassenbuchs)

entspricht dem Feld 'Kassen-Nummer' des Kassenbuches Menüpunkt 3.7.0

Auswahl, für welchem Monat das Kassenbuch übernommen werden soll

Auswahl, in welcher Form soll das Kassenbuch übernommen werden soll

Es ist sicherzustellen, dass die Anwender des Kassenbuchs die richtigen Rechte zum Übernehmen, Exportieren, etc. besitzen.

siehe Menüpunkt 0.2.3, Register 'Kassenbuch'

um das Einspielen der Kassenbuchung-Exportdatei beim Empfänger, in IHREM FibuNet-System als Erfolg zu kennzeichnen

Die Kennzeichnung ist erforderlich, damit die Daten nicht doppelt übernommen oder gelöscht werden können. Rücksetzung um die erzeugte Exportdatei in IHREM FibuNet-System zurückzusetzen und um anschließend den Datenexport erneut starten zu können

Festlegung BIS ZU welchem Tag das Kassenbuch übernommen werden soll

bezogen auf den 'Monat'

Interne Nummer des zu gebuchten Belegs

entspricht der eigenen Belegnummer

Offene Posten/ Belegnummer des Belegs

entspricht der 'OP/ Rechnungsnummer'

Tag (Datum) des zu buchenden Belegs

Auf fehlende Geldkurse wird mit dem entsprechenden Belegdatum hingewiesen. Nach dem Eintragen der Kurse kann die Übernahme wiederholt werden.

Höhe der Buchung

negative Werte werden in roter Schriftfarbe angezeigt

Für Kassenkonten in Währung werden die Geldkurse aus der Tageskurstabelle Menüpunkt 1.8.5 entnommen.

Tag (Datum) des zu buchenden Belegs

entspricht dem Feld 'Belegdatum' des Kassenbuches Menüpunkt 3.7.1

frei definierbarer, die aktuelle Buchung beschreibender Text

Monat in dem die Kassenbuchung exportiert wurde,

nachdem der 'Modus' 'Exportieren' erfolgreich durchgeführt wurde.

Anzeige der Kostenart fixe oder variable Kosten (bei Buchungen mit Kostenrechnung)

Nummer des Kontos auf die sich der 'Betrag' bezieht

Anzeige ob es sich bei dem 'Gegenkonto' um ein Personen-, ein Sach- oder ein KLR-Konto handelt

eindeutige Nummerierung der Kassenbuchung

Bei Aufteilungsbuchungen, Kostenstellen- und Kostenträgerbuchungen erhalten alle "Einzelbuchungen" eine eigene Journalzeile.

Kontonummer der Kasse

Kosten- und Leistungsrechnungs-Betragsart

eindeutige Nummerierung der Kosten- und Leistungs-Gruppe

entspricht dem Feld 'Gruppe' des Menüpunkt 8.0.8

Kontonummer des Kosten- und Leistungsrechnungs-Konto

Anzeige ob es sich um ein Sach- oder ein KLR-Konto handelt

Nummer des KostenStellenTrägers

Anzeige ob es sich bei der Buchung um die letzte, zu einer Aufteilung gehörende, Buchung handelt

Anzeige ob ein Memo-Text dieser Buchung zuzuordnen ist

Dieser Buchung ist ein Memo-Text zuzuordnen.

Der zugeordnete Memo-Text wird unterhalb der Journalzeilen angezeigt. Dieser Buchung ist kein Memo-Text zuzuordnen.

Tag (Datum) des Reisebeginns

im Falle einer Margenbesteuerung

Datum der Rücksetzung der Kassenbuchung

Anzeige ob es sich bei der Buchung um eine Storno-Buchung handelt

UmsatzsteuerArt

Kennzeichnung des erfolgreichen Kassenbuch-Datenexports,

nachdem der 'Modus' 'Übernehmen' erfolgreich durchgeführt wurde.

UmsatzsteuerSchlüssel

...an dem die Rechnung gebucht wurde

Windows Benutzername des Anwenders

eindeutige Kennung des PC´s im FibuNet-Netzwerk

wird vom FibuNet-Server automatisch vergeben Zur Übernahme eines oder mehrerer Kassenbücher gehen Sie wie folgt vor 1. Wählen Sie das zu übernehmende 'Kassenbuch' aus 2. Wählen Sie den zu übernehmenden 'Monat' aus 3. Wählen Sie aus dem Feld 'Monat' den Wert 'Übernehmen' 4. Klicken Sie auf das Symbol [Übernahme starten (F2)] 5. Das Fenster 'Kassenbuchübernahme' wird geöffnet 6. Wählen Sie den Bereich der zu übernehmenden Kassenbücher aus (Felder 'Von Kassenbuch' und 'Bis Kassenbuch') 7. Bestätigen Sie die Auswahl durch Klick auf die Schaltfläche [OK] 8. Die Buchungsübernahme wird erzeugt 9. Das Fenster 'Datenimport' wird geöffnet Ú die Felder werden im Menüpunkt 3.4 beschrieben 10. Das Fenster 'Buchungsübernahme' wird geöffnet Ú die Felder werden unten beschrieben 11. Ändern Sie gegebenenfalls das 'Buchungsdatum' 12. Bestätigen Sie die Übernahme durch Klick auf die Schaltfläche [OK] 13. Bestätigen Sie das Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche [Ja], wenn Sie die aktuelle Primanota anzeigen lassen möchten.

Anzeige des Namen des, im Übernahmeeditor zur Verfügung stehenden, Dokuments

entspricht dem Feld 'Name' des Übernahmeeditors Menüpunkt 3.4

Wenn bei der Datenübernahme ein Fehler aufgetreten ist, steht die Übernahmedatei im Menüpunkt 3.4 zur Korrektur und erneuten Übernahme zur Verfügung.

Übernahmedatei = mmmmmUEKAS.jmm UEKS = Dateibezeichnung für Übernahmedatei Kassenbuch mmmmm = Mandantennummer (zum Beispiel für "00956 für Musterfirma GmbH") j = Jahreskennung (zum Beispiel 7 für "2017") mm = Monat (zum Beispiel 05 für "Mai")

Anzeige des Namen des Mandanten

entspricht dem Feld 'Bezeichnung' des Menüpunkt 1.4.0, Register 'Adressdaten'

Vorgabewert = Menüdatum

Tag an dem die Buchungen umsatzsteuerrechtlich gebucht werden sollen

nicht veränderbares Feld

Vorgabewert = Nein

Festlegung ob die Buchungsübernahme nur simuliert werden soll

Bei Kassenbüchern kann KEINE Simulation der Buchungsübernahme durchgeführt werden, weshalb sich der Wert 'Nein' nicht verändern lässt.

Festlegung ob die Buchungsübernahme um Buchungsabschnitte erweitert werden soll

0 = ohne Abschlussbuchungen

1-7 = Abschlussperiode 13-19 Zum Export eines oder mehrerer Kasenbücher gehen Sie wie folgt vor 1. Wählen Sie das zu exportierende 'Kassenbuch' aus 2. Wählen Sie den zu exportierenden 'Monat' aus 3. Wählen Sie aus dem Feld 'Monat' den Wert 'Exportieren' 4. Legen Sie die 'Tagesabgrenzung' fest 5. Klicken Sie auf das Symbol [Übernahme starten (F2)] 6. Bestätigen Sie den Export durch Klick auf die Schaltfläche [Ja] 7. Legen Sie den Speicherort und den Dateinamen der Exportdatei fest 8. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf die Schaltfläche [Speichern] 9. FibuNet erstellt eine Übernahmedatei und speichert diese Datei an den von Ihnen festgelegten Ort ab. 10. Übergeben Sie die Übernahmedatei an Ihren Empfänger, um die Übernahmedatei im FibuNet- System des Empfängers mittels des Menüpunkt 3.4 einzuspielen. Zur Kennzeichnung des Datenexports eines oder mehrerer Kasenbücher als Erfolgreich, gehen Sie wie folgt vor 1. Lassen Sie sich den Erfolg des Einspielens Ihrer Exportdatei (im FibuNet-System des Empfängers) vom Empfänger bestätigen, bevor Sie den Datenexport in IHREM FibuNet-System als Erfolgreich kennzeichnen. 2. Wählen Sie das zu kennzeichnende 'Kassenbuch' aus 3. Wählen Sie den zu kennzeichnenden 'Monat' aus 4. Wählen Sie aus dem Feld 'Monat' den Wert 'Erfolgreich' 5. Legen Sie die 'Tagesabgrenzung' fest 6. Klicken Sie auf das Symbol [Übernahme starten (F2)] 7. Bestätigen Sie die Kennzeichnung durch Klick auf die Schaltfläche [Ja] 8. FibuNet kennzeichnet die Buchungen als erfolgreichen Datenexport. Zum Zurücksetzen des Datenexports eines oder mehrerer Kasenbücher gehen Sie wie folgt vor 1. Lassen Sie sich den MISSERFOLG des Einspielens Ihrer Exportdatei (im FibuNet-System des Empfängers) vom Empfänger bestätigen, bevor Sie den Datenexport in IHREM FibuNet-System Zurücksetzen. 2. Wählen Sie das zu kennzeichnende 'Kassenbuch' aus 3. Wählen Sie den zu kennzeichnenden 'Monat' aus 4. Wählen Sie aus dem Feld 'Monat' den Wert 'Rücksetzung' 5. Legen Sie die 'Tagesabgrenzung' fest 6. Klicken Sie auf das Symbol [Übernahme starten (F2)] 7. Bestätigen Sie die Kennzeichnung durch Klick auf die Schaltfläche [Ja] 8. FibuNet kennzeichnet die Buchungen als noch nicht übernommen.

Als Kasse werden im allgemeinen die Zahlungsmittelbestände („flüssige Mittel") bezeichnet. Im engeren Sinn handelt es sich dabei um Bargeld. Daneben gibt es aber auch Buchgeld, zum Beispiel auf den Girokonten sowie Werturkunden wie Schecks, Briefmarken usw. In der Bilanz werden sämtliche dieser Bestände in dem Posten B IV der Aktivseite zusammengefasst.

In der Finanzbuchhaltung versteht man unter dem Begriff „Kasse" ein Bestandskonto der Aktivseite für die Barmittel. Eventuell untergliedert in zusätzliche Hilfskassen wie zum Beispiel die Portokasse. Dabei werden an die Kassenbuchführung besondere Anforderungen gestellt. So müssen sämtliche Kasseneinnahmen und -ausgaben in gesonderten Grundaufzeichnungen festgehalten werden, da die Zahlungsvorgänge im Gegensatz zu den Bank- und Postgirobewegungen nicht von fremden Dritten auf Kontoauszügen dokumentiert sind.

SKR03 = 1000

SKR04 = 1600

IKR = 288 Die "richtige Bilanzposition" Aktiva - Position B IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten.

§ 5 EStG

§146 Abs. 1 Satz 2 AO

§146 Abs. 5 AO Ú Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von

§162 AO

§§ 238, 239 HGB

BFH, Urteil vom 07.06.2000 lll-R-82/97 (NV) Ú Keine Hinzuschätzung auch bei fehlenden Belegen und vierteljährlichem Kassensturz, wenn die Barumsätze unerheblich sind und keine Kassenfehlbeträge nachgewiesen wurden.

BFH, Urteil vom 21.02.1990 X R 54/87 (BFH/NV 1990, S. 683) Ú Eine Hinzuschätzung kann der Höhe nach aus dem höchsten Fehlbetrag zuzüglich eines angemessenen Kassenbestandes bestimmt werden.

BFH, Urteil vom 20.09.1989, X R 39/87

BFH, Urteil vom 07.07.1977 IV-R-205/72 Ú Aufbewahrung von Einnahme-Ursprungsaufzeichnungen bei nicht zeitnaher Verbuchung

BFH, Urteil vom 17.11.1981, VIII R 174/77

BFH, Urteil vom 31.07.1974, I R 216/72 Ú Spätere Aufzeichnung der Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden Gründen

Regelmäßige Bareinnahmen sind in einem Kassenbuch aufzuzeichnen, wobei der Begriff „Buch" nicht unbedingt wörtlich zu nehmen ist.

Zulässig sind auch einzelne Formulare mit täglichen Kassenberichten oder eine Tabelle mit Ein- und Ausgängen eines Monats. Vorschriften der Kassenbuchführung Wenn Sie eine Kasse führen wollen oder müssen, so haben Sie etliche Vorschriften zu beachten. Die Aufzeichnungen über die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen:

täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) beziehungsweise zeitgerecht festgehalten,

vollständig, richtig und geordnet verbucht werden sowie

die Entstehung und Abwicklung der Kassengeschäfte nachvollziehbar machen. Eine solche nach GoB beziehungsweise GOBS/GOBD ordnungsgemäße Kassenbuchführung ist insbesondere für Einzelhändler, Gastronomen und ähnliche Unternehmer mit überwiegend Barumsätzen von Bedeutung, da hier das Finanzamt auf die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung schließt. Nicht bilanzierende Freiberufler hingegen, die meisten Dienstleister, Versandhändler oder Unternehmer mit hauptsächlich bargeldlosen Umsätzen können sich vielfach die Mühe einer ordnungsgemäßen Kassenführung sparen. Da reicht es oftmals aus, wenn der Unternehmer oder Angestellte anfallende Rechnungen verauslagt und nach den gesammelten Belegen abrechnet. Spenglermeister A verauslagte für seinen Betrieb an Schreibmaschinenpapier, Glühbirnen usw. im Monat März insgesamt 200 Euro. Er rechnet seine Barauslagen am 3. April ab. Buchungssatz für Bürobedarf 112,50€ Sonstige betriebliche Aufwendungen 59,91€ Vorsteuer 27,59€ an Barauslagen 200,00€ Wenn Sie nur selten Bareinnahmen haben, brauchen Sie auch keine Kasse zu führen. Bringen Sie den vereinnahmten Betrag am selben Tag zur Bank und Sie haben mit dem Einzahlungsschein den passenden Buchungsbeleg. Verwenden Sie das vereinnahmte Bargeld selbst, so liegt eine Privatentnahme vor. Spenglermeister A hat auf dem Nachhauseweg noch eine Heizungsanlage geprüft. Der Kunde zahlt 116 Euro gegen Quittung unüblicherweise gleich in bar. Meister A geht am Abend ins Restaurant und vermerkt am nächsten Morgen auf dem Quittungsdurchschlag die Entnahme. Buchungssatz für Privatentnahme 116,00€ an Umsätze 100,00€ Mehrwertsteuer 16,00€ Bevor Sie mit dem Kassenbuch beziehungsweise den Kassenberichten auf Papier starten ist deshalb zu klären, ob Sie überhaupt zur Kassenführung gesetzlich verpflichtet sind. Zur Kassenführung ist nur der Unternehmer mit regelmäßigen Bareinnahmen verpflichtet

Dies sind in der Hauptsache Geschäfte des Einzelhandels, einige Handwerksbetriebe, Gastwirte u.a., deren Kunden sofort und bar zahlen.

Hier schließt das Finanzamt von der Kassenführung auf die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung. Warum werden in Deutschland so viele Kassenbücher mehr oder weniger freiwillig geführt?

Ein ordentlich geführtes Kassenbuch ermöglicht eine lückenlose Kontrolle über alle baren Einnahmen und Ausgaben. Von der Selbstkontrolle abgesehen, die bei einer unüberschaubaren Anzahl von Einzahlungen und Auszahlungen tatsächlich die Mühe lohnen, sind es in der Hauptsache Geldgeber und Außenstehende, die einen Nutzen aus Kassenberichten ziehen.

Sobald jeden Tag im Betrieb Einnahmen und Ausgaben vorkommen, sollten Sie schon zur eigenen Kontrolle in einem Grundbuch die Vorgänge aufzeichnen. Die Aufzeichnungen können im Kassenbuch oder in Kassenberichten mit der Hand gemacht werden.

Durch Registrierkassen und EDV-Anlagen werden die eingegebenen Beträge ebenso geordnet und nachvollziehbar in den Tagesauswertungen dargestellt. Zusammen mit den üblichen Notizen und Nebenberechnungen bilden auch sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen.

Eine Einzelaufzeichnung der Geschäfte ist nur erforderlich in bestimmten Branchen wie Hotel und andere Beherbergung, Autoreparaturwerkstätten und anderen Werksverträgen, im Schmuckeinzelhandel, bei Beratungsleistungen ab einem Entgelt von 10.000 € oder bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen insbesondere im Großhandel, wobei hier die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden soll.

Im sonstigen Einzelhandel wäre die Einzelaufzeichnung tausender Geschäfte zu teilweisen geringen Beträgen völlig unzumutbar. Deshalb können die Tagesumsätze mit demselben Umsatzsteuersatz in einer Summe ins Kassenbuch eingetragen werden.

Der rechnerische Bestand auf Papier muss mit dem tatsächlichen, abgezählten Kassenbestand übereinstimmen. Spezielle Kassenbuch-Programme drucken die entsprechenden Listen aus, warnen vor drohenden Kassenfehlbeträgen und geben die Daten weiter an das Buchhaltungsprogramm. Während die Aufzeichnungen täglich zu machen sind, kann die spätere Eingabe in der Regel einmal pro Woche oder gar Monat erfolgen. Tägliche Buchungsarbeit ist also nicht nötig.

Im Gegensatz zu Bareinnahmen sind gelegentliche Barausgaben in jedem Betrieb üblich und werden in der Buchführung erfasst.

Wenn Sie jedoch nicht ohnehin zur Kassenführung verpflichtet sind, so braucht es hierfür auch keine Grundaufzeichnung (Kassenbuch).

Es genügt, wenn Sie hin und wieder Ihre Belege abrechnen.

Die Zahlungen aus der „Portokasse" oder das „Verauslagen" aus der Brieftasche des Unternehmers können direkt verbucht werden.

Eine vollständige Sammlung der Belege ist ausreichend.

Bevor Geschäftsvorfälle gebucht werden, sind sie zunächst aufzuzeichnen. Diese sog. Grundaufzeichnungen sind auch bei einer EDV-Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben. Im Kassenbuch, das heutzutage nicht mehr gebunden sein braucht, werden chronologisch Zeile für Zeile sämtliche baren Zahlungsvorgänge des Tages aufgezeichnet. Dazu gehören neben den baren Privatentnahmen und -einlagen, den Einzahlungen auf das Bankkonto oder die abgehobenen und eingelegten Gelder auch die Tageseinnahmen und die einzelnen Betriebsausgaben.

Gliedern Sie die Spalten Ihres Kassenbuches in der Weise, dass Sie gleiche Zahlungen wie Barverkäufe, Privatentnahmen, Tankrechnungen etc. am Ende eines Monats addieren können.

Anstelle von Einzelbuchungen werden diese Monatsverkehrszahlen jeweils als Sammelbuchung eingebucht.

Ein Kassenbuch empfiehlt sich in solchen Fällen, in denen Sie Ihre Barumsätze mit Hilfe einer Registrierkasse, Verkaufsstrichlisten oder sonstige Aufzeichnungen festhalten. In einem Kassenbuch werden in getrennten Spalten sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben lückenlos aufgezeichnet. Beginnen Sie mit dem Vortrag des Anfangsbestandes eines Monats, dann ergibt sich als Endsaldo der tatsächliche Kassenstand am Ende dieses Monats. Daneben werden in einer separaten Spalte der tägliche Kassenstand festgehalten, um nicht rechnerisch zu einem Fehlbetrag zu kommen. Solche Kassenminusbestände im wiederholten Fall würden den Steuerprüfer zur Schätzung von Umsatz und Gewinn berechtigen.

Eine Verpflichtung, jeden Tag den Kassenbestand abzuzählen (sog. Kassensturz) besteht nicht. Aufgabe eines Kassenbuches ist es, die Kontrolle des täglichen Kassenbestandes lediglich zu ermöglichen. Sie brauchen aber die Kontrolle nicht tatsächlich durchführen. Jedoch sollten Sie täglich zumindest den buchmäßigen Kassenbestand überprüfen, selbst wenn in der Regel das Kassenbuch nur einmal im Monat abzurechnen ist.

So kann eine Einlage von der Bank übersehen werden oder es wird vergessen, einen einzelnen Verkauf einzutragen. Dadurch erscheint der Kassenbestand möglicherweise laut Kassenbuch negativ. Da aber nicht mehr aus der Kasse entnommen werden kann, als dort vorhanden ist, ist die Buchführung schlichtweg nicht in Ordnung.

Bäckerei Schröder schreibt aus Zeitmangel die täglichen Ein- und Ausgaben jeweils einige Tage später nach.

Dabei übersieht Schröder eine Einzahlung der Bank in Höhe von 1.000 €.

Durch die vergessene Einzahlung rutscht der Kassenbestand ins Minus.

Diese Kassenfehlbestände dürfen sich nicht zu häufig ereignen und sollten in jedem Fall plausibel aufgeklärt werden. Ansonsten hat das Finanzamt eine Handhabe, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu verwerfen und in der Folge Ihre Umsätze und Gewinne höher einschätzen, als es Ihnen lieb ist.

Wenn Sie mehr Geld in der Kasse vorfinden als rechnerisch vorhanden sein kann, so ist der Überschuss nachträglich als Einnahme zu erfassen - in der Regel als steuerpflichtiger Umsatz. Prüfen Sie deshalb sorgfältig, ob nicht stattdessen Geld von der Bank eingelegt wurde, jemand in Vorlage getreten ist oder Wechselgeld aus der eigenen Tasche vorgestreckt hat u. Ä.

Im Gegensatz dazu liegt einem Kassenmanko selten eine Ausgabe mit Vorsteuerabzug zugrunde. Möglicherweise wurde Geld entnommen ohne Entnahmezettel, insbesondere wenn der Geschäftsinhaber nicht zwischen seiner Geldbörse und der Kasse zu unterscheiden weiß. Auch Diebstahl und zu viel herausgegebenes Wechselgeld können die Ursachen für fehlende Beträge sein.

Ist die Differenz nicht aufzuklären, so buchen Sie entweder eine Privatentnahme (kleinere Beträge) oder einen außerordentlichen Aufwand als Betriebsausgabe. Da das Kassenmanko nicht im direkten Zusammenhang mit einzelnen Warenverkäufen oder Leistungen steht, kann die Umsatzsteuer nicht gemindert werden.

Für einige Branchen besteht keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Tageseinnahmen (z.B. Bäckereien, Kioske).

Es reicht aus, wenn die Tageseinnahmen nur summarisch durch Registrierkasse oder Kassenberichte festgestellt werden.

In einer Entscheidung des BFH (Urteil vom 7.6.2000 lll-R-82/97 [NV]) wurde über ein Kassenbuch geurteilt, bei dem der Kassenbestand nur vierteljährlich ermittelt wurde und für über 90 v. H. der Bareinnahmen keine Belege vorgelegt werden konnten. Für sich genommen bieten jedoch diese formellen Mängel für das Finanzamt keine Handhabe, die Umsätze zu schätzen: Kassenfehlbeträge wurden nicht nachgewiesen. Die Barumsätze betrugen nur etwa 10 v. H. der gesamten im jeweiligen Streitjahr erfolgten Einnahmen. Den fehlenden Belegen konnte kein erhebliches sachliches Gewicht für die Nichtordnungsmäßigkeit der Buchführung beigemessen werden.

In einem Kassenbericht wird der Bestand an Bargeld täglich durch Kassensturz ermittelt.

Auf dem Berichtsblatt tragen Sie unterhalb des Kassenbestandes bei Geschäftsschluss sämtliche Zahlungsvorgänge des Tages ein.

Zunächst werden alle Ausgaben wie Wareneinkäufe, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen und sonstiges wie zum Beispiel die Einzahlung in den Nachttresor zum abgezählten Kassenbestand addiert.

Von dieser Summe ziehen Sie den Kassenbestand des Vortages ab.

Abzüglich etwaiger sonstiger Einnahmen wie zum Beispiel durch Bareinlagen ergeben sich die baren Tageseinnahmen durch den Kassensturz. Kassensturz Kassenbestand bei Geschäftsschluss + Kassenausgaben im Laufe des Tages - Kassenendbestand des Vortages - Sonstige Kasseneinnahmen = Tageseinnahmen Die Bareinnahmen sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Ziehen Sie deshalb vom Kasseneingang sämtliche steuerfreien Einnahmen ab wie:

Privateinlagen aus der Brieftasche des Unternehmers, weil nicht genug Geld in der Kasse liegt.

Bar bezahlte Kundenrechnungen, die bereits als steuerpflichtige Einnahme verbucht wurden (Kundenforderungen).

Zurückgezahlte Vorschüsse. Wenn Sie den kompletten Vorschuss formell wieder einlegen und den Auslagenbeleg abrechnen, stimmt die Kasse wieder.

Der Kassenbericht wird erst durch die Kontierung zu einem Kassengrundbuch.

Üblicherweise wird jedoch die Kontierung erst beim Buchen vorgenommen oder bei dieser Gelegenheit aus Zeitersparnis ganz auf einen nachträglichen Eintrag verzichtet.

Das Kassenkonto als Sachkonto des Umlaufvermögens enthält alle Angaben aus dem Kassenbericht: In der Spalte „Buchvermerke" könnten Sie schon am selben Tag die richtige Kontenzuordnung vornehmen. Dafür reicht es aus, wenn Sie jeweils das zu buchende Konto vermerken

Hier zum Beispiel aus demSKR04: Buchungssätze Wareneinkauf 495,69 € Vorsteuer 79,31 € an Kasse 575,00 € Privatentnahme 300,00 € an Kasse 300,00 € Geldtransit 27.000,00 € an Kasse 27.000,00 € Kasse 5.000,00 € an Geldtransit 5.000,00 € Kasse 23.000,00 € an Warenverkäufe 19.827,59 €

Führen Sie die Kassenberichte wirklich täglich, damit Sie Kassenfehlbeträge in Ihrer Buchhaltung vermeiden.

Achten Sie auch darauf, dass alle Kassenausgänge belegt sind. Sonst kann es Ihnen passieren, dass die ermittelten Tagesumsätze niedriger ausfallen als sie tatsächlich sind. Am 12.4. lässt Bäckermeister Z von seinem Sohn 2.140 € auf der Bank einzahlen. Weil der Einzahlungsschein abhanden kommt, vergisst Z abends den Eintrag im Kassenbericht. Auf dem Geldtransitkonto seiner monatlichen Buchhaltung erscheint deshalb im Haben ein Saldo von 2.140 €. In der Mai-Buchhaltung wird der Fehler mit Buchungsdatum 12.4. korrigiert. Kasse 1600 2.140,00€ an Warenverkauf 4000 1.844,83€ Mehrwertsteuer 3800 295,17€ Geldtransit 1460 2.140,00€ an Kasse 1600 2.140,00€ Sollten Sie solche Kassenfehlbeträge innerhalb eines abzurechnenden Monats entdecken, so bietet sich an, die Kassenberichte nochmals neu zu schreiben. Da hier die Monatsbuchhaltung noch nicht abgeschlossen ist, wird das Missgeschick ungeschehen.

Eine Schätzung nach Kassenfehlbeträgen setzt voraus, dass die Kassenaufzeichnungen die tatsächlichen Geldbewegungen im Großen und Ganzen zutreffend wiedergeben. Fehlt es hieran, kommt eine Rohgewinn- oder eine pauschale Zuschlagsschätzung in Betracht.

Sie kann der Höhe nach aus dem höchsten Fehlbetrag zuzüglich eines angemessenen Kassenbestandes bestimmt werden. Die Hinzurechnung eines überdurchschnittlichen oder auch nur des durchschnittlichen Bestands bedarf der besonderen Begründung (BFH in seinem Urteil vom 21.02.1990 X R 54/87 BFH/NV 1990, S. 683).

Aufbewahrungsfristen über 10 Jahre bestehen für Kassenbücher und Kassenberichte als Grundbücher, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel und Bons.

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur dann nicht, wenn die Vollständigkeit der von den Registrierkassenstreifen usw. übertragenen Aufzeichnungen gewährleistet und der Aufbewahrungszweck anders ist. Das ist der Fall, wenn die auf den Kassenstreifen befindlichen Aufzeichnungen von kaufmännischen Angestellten verbucht worden sind (BFH, Urteil vom 12.05.1966 IV 472/60, BStBI II 1966, S. 371).

Es ist sogar ausreichend, wenn die Tageseinnahmen auf einem Zettel festgehalten, die Beträge anschließend in ein als Kassenbericht geführtes Kassenbuch eingetragen und die Zettel vernichtet werden (FG Hamburg, Urteil vom 04.12.1990 II 104/88, EFG 1991, 507 (rkr.).

Kassenbuchprogramme sind in ihrer Grundausstattung spezielle Eingabemittel für die Finanzbuchhaltung und deshalb häufig direkt integriert.

Bei der Anschaffung eines eigenständigen Programms ist lediglich zu beachten, dass die Übergabe der erfassten Kassenbewegungen in die eigentliche Buchhaltung reibungslos und einfach funktioniert. Neben diesem speziellen Export-Format sollten weitere gängige Formate hinterlegt sein - wie ASCII, IBM-Fibu, Taylorix, WAGO-Curadata, DATEV. Zum einen bleiben Sie beim Einsatz Ihrer Buchhaltung flexibel, zum anderen beweist damit der Programmhersteller seine Kompetenz und Kundenorientierung.

Ein- und Auszahlungen sind nur einmal zu erfassen, und können automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Das erspart Arbeit und vermeidet Übertragungsfehler.

Auch die Rechenarbeit entfällt, also Addition und Saldieren der einzelnen Spalten.

Sämtliche Kassenbuchprogramme warnen vor dem Kassenminus oder lassen gar das Verbuchen einer ins Minus führende Auszahlung nicht zu.

Während Sie die Einzahlungen und Auszahlungen nacheinander erfassen, ist der sich mit jeder Buchung ändernde Kassenstand ablesbar.

Neben dem Betrag wird jeweils das entsprechende Sachkonto aus der Finanzbuchhaltung eingegeben. Auf entsprechenden Kontenplan und Umsatzsteuer-Schlüssel sollte deshalb das Kassenbuchprogramm zu greifen können. Der Kassenbuchausdruck schließlich dient als Grundbuchaufzeichnung und ist ebenfalls 10 Jahre lang aufzubewahren.