Allgemeines
Aufgabe
Mit der Schnittstelle FNWinTourS können Sie Ausgangsrechnungen, Debitorenstammdaten und Kostenträger aus WinTourS importieren sowie Kundenzahlungen nach WinTourS exportieren.
Installation des Programms
Das Programm FNWinTourS.exe wird als gepacktes ZIP-Archiv geliefert.
Entpacken Sie die ZIP-Datei und kopieren Sie das Programm auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop an. Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung wird das Programm gestartet.
Beim Start überprüft das Programm, ob eine Datei „FNWinTourS.INI“ im Datenverzeichnis existiert und legt diese gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte im aktuellen Datenverzeichnis notwendig.
Hinweis: Das Programm nutzt die FibuNet-COM-Schnittstelle, um mit dem FibuNet-Server zu kommunizieren. Sollte diese auf der Arbeitsstation noch nicht installiert sein, rufen Sie bitte den normalen FibuNet-Client auf und starten Sie den Menüpunkt 9.9.5.
Kommandozeilenparameter
FNWinTourS kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:
| Servername |
| Portnummer |
| Benutzername |
| Passwort |
| Trusted Single-Sign-On (J/N) |
| Mandantennummer |
| Buchdatum (TT.MM.JJJJ) |
| Automatischer Start des Datenimports |
| Automatischer Start des Zahlungsexportes |
| Laufwerk und Pfad |
Nur wenn Anmeldeinformationen und ein Parameter für den automatischen Start angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.
Beispiele:
FNWinTourS /S=localhost /B=fibunet /P=fibunet /AFNWinTourS /S=localhost /B=fibunet /P=fibunet /X
Datenverzeichnis
Durch das Setzen des Datenverzeichnisses können Sie den Ort bestimmen, an dem das Programm seine Dateien ablegt.
Das Datenverzeichnis wird wie folgt ermittelt:
Kommandozeilenschalter (
/Datenverzeichnis=D:\FibuNet\Daten)Registryzweig der Komponente:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\FNWinTourSRegistryzweig des Clients:
HKLM\SOFTWARE\FibuNet GmbH\FibuNet\v5\ClientAktuelles Verzeichnis, in dem das Programm steht (Arbeitsverzeichnis), wenn dort Schreibrechte vorhanden sind
Verzeichnis, in dem die EXE-Datei liegt
Start des Programms
Starten Sie das Programm per Doppelklick auf das Desktop-Symbol.
Nach dem Start können Sie sich im Feld „FibuNet-Anmeldung“ mit den aus dem FibuNet-Client gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort am FibuNet-Server anmelden.
Stellen Sie dann den gewünschten Mandanten und das gewünschte Buchungsdatum ein und bestätigen Sie die Einstellung durch einen Klick auf den „Ändern“-Knopf.
Einstellungen
Vor der ersten Konvertierung müssen Sie die grundlegenden Einstellungen auf dem gleichnamigen Reiter durchführen.
SQL-Datenverbindung bearbeiten
Richten Sie hier die Datenverbindung zu der WinTourS-SQL-Datenbank ein.
Wählen Sie für das Feld „Driver ID“ den Wert „MSSQL“ aus.
Füllen Sie anschließend die Felder „Database“, „User_Name“, „Password“ und „Server“.
Über die Schaltfläche „Test“ können Sie die Verbindung testen.
Anzahlungskonto
Tragen Sie hier das Konto für die berechneten Anzahlungen ein. Für dieses Konto muss die Anzahlungslogik aktiviert sein.
Hinweis: Dieses Konto muss auf allen verwendeten Mandanten identisch sein.
E-Mail-Einstellungen
Auf dem Reiter „E-Mail“ können Sie den Versand des Log-Protokolls des aktuellen Datentransfers per E-Mail aktivieren.
SMTP-Server: Name oder IP-Adresse Ihres SMTP-Servers.
Port: Port Ihres SMTP-Servers.
Benutzer: Benutzername für die Anmeldung am SMTP-Server.
Passwort: Passwort zum Benutzer.
Empfänger: Mailadresse, an die das Protokoll gesendet werden soll.
Absender: Gültige Absenderadresse für den E-Mail-Versand.
E-Mail nur bei Warnungen und Fehlern: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nur bei Fehlern oder Warnungen das Protokoll per Mail erhalten möchten.
SSL verwenden: Aktivieren Sie diese Option, um die Kommunikation mit dem SMTP-Server per SSL zu verschlüsseln.
Transport Layer Security (TLS): Aktivieren Sie diese Option zusätzlich, wenn Ihr Server neben der SSL-Verschlüsselung auch TLS anfordert.
Test E-Mail versenden: Mit diesem Button können Sie bei Einrichtung der Schnittstelle testen, ob die Eingaben korrekt sind und ob das Senden einer Mail möglich ist.
Datenübernahme
Datenbereiche auswählen
Legen Sie durch Aktivieren der jeweiligen Checkboxen fest, welche Daten übernommen werden sollen:
Debitoren-Stammdaten
Kostenträger-Stammdaten
Bewegungsdaten
Konvertierung starten
Klicken Sie auf „Konvertierung starten“, um die WinTourS-Daten zu konvertieren. Jeder Datensatz wird online verarbeitet und bei Erfolg in der WinTourS-Datenbank als übernommen markiert. Daher werden keine Übernahmedateien erzeugt.
Nach Abschluss der Konvertierung wird Ihnen eine Meldung angezeigt.
Die Protokolle werden in einem Archivverzeichnis mit der Struktur FNWinTourS\Archiv\JJJJ\JJJJ-MM-TT\ gespeichert. Das Archivverzeichnis können Sie über einen Menüpunkt im „Datei“-Menü im Windows-Explorer öffnen.
Übernahme Debitoren
Tabellenstruktur Debitoren
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernahme nach FibuNet |
Kundennummer | Debitorennummer | |
Anrede | keine Übernahme | |
Vorname | Nur bei natürlichen Personen gefüllt | Name 1 |
Name1 | Name 1 bzw. 2 | |
Name2 | Name 2 bzw. 3 | |
Strasse | Straße 1 | |
HausNr | Straße 1 | |
Land | Länderkennzeichen | |
PLZ | Postleitzahl | |
Ort | Ort | |
Postfach | Postfach | |
PostfachPLZ | Postleitzahl für Postfach | |
UST_Land / UST_ID | UStIdNr (EU-Kunden ohne UStId werden als Privatperson geschlüsselt) | |
Steuernr | Steuernummer |
Die Debitoren gelten für alle Mandanten und werden parallel eingespielt.
Übernahme Kostenträger
Tabellenstruktur Kostenträger
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernahme nach FibuNet |
Reisenummer | Alphanumerisch | Bestandteil der Kostenträgernummer / Bezeichnung 1 / Kurzbezeichnung |
Bezeichnung | Bezeichnung 2 | |
Abreise_Datum | Bestandteil der Kostenträgernummer / Bezeichnung 3 | |
Reisetyp | Bestandteil der Kostenträgernummer | |
Reiseland_ID | Bestandteil der Kostenträgernummer | |
VeranstalterKZ | Mandant | |
FN_KostentraegerNr | Kostenträger |
Kostenträgernummer
Die 9-stellige Kostenträgernummer wird nach folgender Bildungsregel aus der Reisenummer erzeugt: JLLTT####
J = Erste Stelle der Reisenummer
LL = Reiseland, umgesetzt über die ISO-Tabelle
TT = Reisetyp (A–Z umgesetzt auf 0–25)
#### = Die letzten 4 Ziffern der Reisenummer
Übernahme Bewegungsdaten
Tabellenstruktur Bewegungsdaten
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernahme nach FibuNet |
ID | Laufende Nummer (wird von DB erzeugt) | |
Sollkonto | Entgegen des Namens: Habenkonto | Habenkonto |
Habenkonto | Entgegen des Namens: Sollkonto | Sollkonto |
Belegnummer | Numerische Belegnummer | Belegnummer 1 |
Belegdatum | Belegdatum | |
Buchungsnummer | Belegnummer 3 | |
Waehrung | Immer EUR | keine Übernahme |
Umsatz | Buchungsbetrag | |
OP_Datum | Entspricht Abreisedatum | Zahlungskondition |
Reisenummer | Belegnummer 2 / Kostenträger | |
VeranstalterKZ | Mandant | |
Rechnungszaehler | Lfd. Nummer der Belege auf einer Belegnummer | Belegnummer 1 bei Anzahlung |
Buchungsdatum
Im Standard wird das aktuelle Tagesdatum als Buchungsdatum verwendet. Belegdatum und Reisedatum werden ignoriert, da WinTourS auch nachträglich noch Rechnungen mit alten Beleg- und Reisedaten erzeugt.
Ausnahmen:
Ist das neue Wirtschaftsjahr noch nicht eröffnet, wird der 31.12. des Vorjahres verwendet.
Liegt das Abreisedatum in einem zurückliegenden Wirtschaftsjahr und ist dieses noch offen, wird der 31.12. dieses Wirtschaftsjahres als Buchdatum verwendet.
Hinweis: Das Belegdatum wird nicht geändert, auch wenn das Reisedatum und damit das Buchdatum in einem zurückliegenden Wirtschaftsjahr liegen. Daher sollte im FibuNet-Mandantenstamm die Option „Anzahl Tage Belegdatum > Buchdatum“ entsprechend z. B. auf 60 erhöht werden.
Anzahlungen
Liegt das Abreisedatum in einem zukünftigen Wirtschaftsjahr, wird eine Anzahlungsrechnung gebucht. Dazu wird das eigentliche Erlöskonto durch ein einstellbares Konto „Berechnete Anzahlungen“ ersetzt. In dem Schnittstellenprogramm gibt es eine Funktion, um nach dem Jahreswechsel die Anzahlungsrechnungen zu stornieren und die korrekten Erlösbuchungen durchzuführen.
Belegnummer 1 der Anzahlung:
WinTourS-Belegnummer + „A“ + Rechnungszaehler[-lfd. Nummer]
Wenn für eine Belegnummer mit einem Rechnungszähler mehrere Sätze vorliegen, wird eine laufende Nummer angehängt.
Beispiele:
789456A01,789456A01-1
Belegnummer 3 der Anzahlung:
Aufbau: Buchungsnummer | Sachkonto | Kostenträger | Datenbank-ID
Als Trennzeichen wird das Pipe-Symbol („|“) verwendet.
Beispiel:
123456|5300|12345678|654321
Durch diese Informationen können die Anzahlungsrechnungen auch ohne Zugriff auf die WinTourS-Datenbank umgebucht werden.
Vorgehen
Jede einzelne Zeile wird als eine Transaktion in FibuNet gebucht.
Die 0,00-EUR-Bewegungen werden im Anzahlungsbereich ausgefiltert.
Hilfstabellen
Tabelle ISO
Über diese Tabelle wird das ISO-Länderkennzeichen für die Bildung der Kostenträgernummer aus der Reisenummer auf einen zweistelligen numerischen Wert umgesetzt.
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernahme nach FibuNet |
ISO | ISO-2-Länderkennzeichen | keine Übernahme |
Nummer | 2-stellig | Bestandteil der Kostenträgernummer |
Tabelle Mandantenzuordnung
Über diese Tabelle wird das Veranstalter-Kennzeichen auf eine FibuNet-Mandantennummer umgesetzt.
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernahme nach FibuNet |
VeranstalterKZ | Veranstalter | keine Übernahme |
MandantenNr | FibuNet-Mandantennummer | Mandant |
Zahlungsexport
Die FibuNet-Kundenzahlungen werden in die Tabelle FN_Zahlungen exportiert.
SQL-Feldname | Kurzbeschreibung | Übernommen aus FibuNet |
ID | Laufende Nummer (wird von DB erzeugt) | |
Kundennummer | Debitorennummer | |
Rechnungsnummer | Nur der numerische Teil der Belegnummer | Belegnummer 1 |
Belegnummer | Belegnummer 2 | |
Belegdatum | Belegdatum der Zahlung | |
Buchungsnummer | Lfd. Buchung auf einer Belegnummer | Posten-Nr |
Waehrung | Immer „EUR“ | |
Betrag | Zahlbetrag | |
Gegenkonto | Gegenkonto der Zahlung | |
Buchungstext | Buchungstext | |
SynchFeld | Eindeutige Verbindung zwischen FibuNet-Zahlung und DB-Eintrag | Format: OPJrnZl-WiJahr-WiJahr-Mandant (z. B. 123456-2020-2020-04) |
Umbuchung
Durch diese Funktion werden Schlussrechnungen für Anzahlungsrechnungen der in zurückliegenden Wirtschaftsjahren fakturierten Reisen mit Reisedatum im jetzt aktuellen Jahr erstellt.
Diese Funktion sollte pro Wirtschaftsjahr direkt nach der Jahresübernahme aufgerufen werden.
Es werden nur die Anzahlungsrechnungen mit folgendem Belegnummernaufbau berücksichtigt:
Belegnummer 1 muss ein „A“ enthalten.
Belegnummer 3 muss ein „|“ (Pipe-Symbol) enthalten.