Das Programm FNEPA verarbeitet elektronische Zahlungsavise im Format „Electronic Payment Advice“ (EPA). Zahlungsavise im EPA-Format werden unter anderem von den Akzeptanzstellen ConCardis, B+S Card-Service, Amex, Deutsche Postbank AG und Elavon für Kreditkartenzahlungen geliefert.

Diese Firmen überweisen alle gutgeschriebenen Transaktionen eines Tages unter Abzug der Gebühren in einer Summe auf das Bankkonto.

Die Übernahme des EPA-Zahlungsavis ist immer dann vorteilhaft, wenn mehrere OP-geführte Transferkonten verwendet werden oder wenn eine Kreditkartenzahlung einem bestimmten Debitoren-Posten zugeordnet werden soll.

Das Programm FNEPA.exe wird als gepacktes ZIP-Archiv geliefert.

Entpacken Sie die ZIP-Datei und kopieren Sie das Programm auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis. Legen Sie anschließend eine Verknüpfung auf dem Desktop an.

Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis „FNEPA“ im Datenverzeichnis existiert und legt es ggf. an. Dazu sind Schreibrechte im Datenverzeichnis notwendig.

Hinweis: Das Programm nutzt die FibuNet-COM-Schnittstelle, um mit dem FibuNet-Server zu kommunizieren. Sollte diese auf der Arbeitsstation noch nicht installiert sein, rufen Sie bitte den normalen FibuNet-Client auf und starten Sie den Menüpunkt 9.9.5.

Durch das Setzen des Datenverzeichnisses kann der Ort bestimmt werden, an dem das Programm seine Dateien ablegt.

Das Datenverzeichnis wird wie folgt ermittelt:

In der EPA-Datei sind alle Zahlungen und Gebühren in mehreren Verdichtungsstufen enthalten:

Je nach gewünschter Abrechnungsart wird eine andere Verdichtungsstufe interpretiert. Nicht benötigte Verdichtungsstufen werden automatisch ignoriert.

Hinweis: Bei der Akzeptanzstelle sollten Sie auf jeden Fall die Übermittlung bis zur Einzeltransaktion beantragen.

Das Programm FNEPA unterstützt drei unterschiedliche Abrechnungsarten, die auch innerhalb einer EPA-Datei gemischt werden können.

Bei der Filialabrechnung werden die Kreditkartenumsätze aus dem Kassensystem pro Buchungstag und Filiale auf das Transitkonto gebucht. Durch OP-Führung und unterschiedliche Transitkonten wird die Abstimmung unterstützt.

Von dem Programm FNEPA wird die Ebene „Einreichungstag, Vertragspartner (Kartenterminal) und Kartentyp“ ausgewertet und zum Erzeugen der Buchungen genutzt.

In den Einstellungen können Sie auch festlegen, dass der Kartentyp ignoriert werden soll. Dann wird die Ebene „Summe pro Einreichungstag und Vertragspartner (Terminal)“ ausgewertet. Als Kartentyp wird dann immer die „0“ angenommen.

Eine Zuordnung zu einzelnen Ausgangsrechnungen wird bei dieser Abrechnungsart nicht durchgeführt. Die Filialabrechnung ist die Standardabrechnung, soweit nichts anderes aktiviert wird.

Optional können auch die Einzeltransaktionen gegen ein Transferkonto gebucht werden. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn einzelne Zahlungen von Debitoren erfolgen und die Debitorenkonten bereits direkt bei der Zahlungsveranlassung entlastet werden.

Dazu wird von der Warenwirtschaft die einzelne Ausgangsrechnung bei Veranlassung der Kreditkartenzahlung auf das Transferkonto umgebucht (per Transferkonto an Debitor) und auf dem Debitoren ausgeziffert. Dies ist zulässig, da die Kreditkartenunternehmen unbedingte Zahlungsversprechen abgeben, wenn die Transaktion online autorisiert wurde. Das Transferkonto sollte OP-geführt sein.

Als OP-Nummer auf dem Transferkonto ist die Referenznummer zu verwenden, die von den Akzeptanzstellen zurückgeliefert wird (B+S Cards: Merchant-Referenznummer in Satz 612).

Aktivieren Sie dazu auf der Seite „Vertragspartner“ die Option „Umsätze einzeln“.

Optional können die Einzeltransaktionen auch gegen den Debitoren gebucht werden. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn einzelne Zahlungen von Debitoren erfolgen und die Forderung nicht gegen das Transferkonto umgebucht wurde. Dann ist es erforderlich, dass FNEPA den bezahlten offenen Posten findet und korrekt ausziffert.

Für das Auffinden des offenen Postens muss die Warenwirtschaft die an die Akzeptanzstelle übermittelte Referenznummer in die Belegnummer 2 der Ausgangsrechnung eintragen. Zur besseren Erkennbarkeit kann vor die Referenznummer noch ein beliebiges Präfix (z. B. „KK:“) gestellt werden.

FNEPA sucht dann in der Belegnummer 2 von allen offenen Posten nach der individuellen Referenznummer, die von der Akzeptanzstelle in der Einzeltransaktion zurückgeliefert wird. Bei ConCardis ist dies die „Individuelle Referenznummer“ in Satz 610/611 ab Stelle 227 in der Länge 30.

Wird kein offener Posten mit der Referenznummer gefunden, bucht FNEPA den Betrag auf das Transitkonto.

Aktivieren Sie für die Debitorenabrechnung auf der Seite „Vertragspartner“ die Option „Debitoren-OP ausziffern“.

Starten Sie das Programm per Doppelklick auf das Desktop-Symbol.

Nach dem Start können Sie sich in dem Feld „FibuNet-Anmeldung“ mit den aus dem FibuNet-Client gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.

Stellen Sie dann den gewünschten Mandanten und das gewünschte Buchungsdatum ein und bestätigen Sie die Einstellung durch einen Klick auf den „Ändern“-Knopf.

FNEPA kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:

Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.

Vor der ersten Konvertierung müssen die grundlegenden Einstellungen durchgeführt werden.

Geben Sie hier das Bankkonto bzw. Geldtransitkonto an, auf dem die Gutschrift erwartet wird.

Geben Sie hier das Kostenkonto an, auf das die Kreditkartengebühren gebucht werden sollen.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird für die Gebührenbuchung der Vorsteuerschlüssel aus dem Gebührenkonto unverändert verwendet. Andernfalls wird der Vorsteuerschlüssel 1 für den vollen Steuersatz vorgegeben.

Das EPA-Format ist ein Standard, der jedoch von jedem Ersteller anders interpretiert wird. Hier können Sie festlegen, welches spezielle Format verwendet werden soll. Wählen Sie „Concardis“, „B + S Card Service“, „Amex“, „Deutsche Postbank AG“, „Elavon Financial Services“ oder „Allgemein“ aus.

Unabhängig von der Einstellung wird der Typ erkannt, wenn im Datensatz 100 als Absender „ConCardis“, „B+S Card“, „AMEX“, „DEUTSCHE POSTBANK“ oder „ELAVON“ angegeben ist.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie für alle Kartentypen dieselbe Kontierung verwenden wollen. Es werden dann die Zahlungen aus der Ebene 310 „Summe pro Einreichungstag und Vertragspartner (Terminal)“ statt 510 ausgewertet. Der Kartentyp wird dann als „0“ angenommen.

Hier können Sie entscheiden, wie die OP-Nummer für die Buchung gebildet wird. Diese Einstellung sollte so gewählt werden, dass der OP auf dem Transferkonto automatisch ausgeziffert wird.

Sie können feste Texte und Variablen mit Formatierungen verwenden. Ein fester Text ist alles, was außerhalb von eckigen Klammern steht. Variablen und ihre Formatierung werden in eckigen Klammern angegeben und durch einen Doppelpunkt getrennt.

Gültige Variablen sind:

Folgende Datumsplatzhalter sind möglich:

Wenn Sie die Abrechnungsart „Debitorenabrechnung“ verwenden, können Sie hier definieren, welches Präfix von der Warenwirtschaft bei der Übergabe der Ausgangsrechnungen vor die Referenznummer in Belegnummer 2 gestellt wurde (Beispiel: „KK:“).

Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur OP mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Ein Bereich wird mit „-“ angegeben. Mehrere Bereiche können mit Komma getrennt werden. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.

Beispiel: 1-3,5,7

Wenn in der SEPA-Datei im Feld für die Referenznummer mehr Stellen übergeben werden, als in FibuNet in der Belegnummer 2 enthalten sind, können Sie mit dieser Angabe die Anzahl der ausgelesenen Stellen begrenzen.

Geben Sie hier an, wie aus der Filialnummer die Kostenstelle für Gebühren gebildet werden soll.

Beispiele:

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Übernahmedatei nicht unter Menüpunkt 3.4 verarbeitet werden soll, sondern wie eine DTAUS-Datei bereitgestellt werden soll. Als DTAUS-Datei kann die Übernahme im Buchen mit [F3] oder vollautomatisiert im Banking erfolgen.

Hier muss pro Kartentyp und Filiale ein Transferkonto (FN Konto) angegeben werden. Durch die Option „+ Filial-Nummer“ wird die Filialnummer auf das angegebene FN-Konto addiert.

Falls das Einreichungsdatum in der EPA-Datei nicht mit dem aus der Warenwirtschaft übereinstimmt, kann hier ein Korrekturwert in Tagen angegeben werden.

Hinweis: Der „Kartentyp“ wird von jeder Kreditkartenorganisation selbst vergeben. Informieren Sie sich daher dort, welche Kartentypen Sie anlegen müssen.

Auf der Seite „Vertragspartner“ können Sie jedes einzelne Kreditkarten-Terminal einer Filiale zuordnen.

Es wird empfohlen, diese Filialzuordnung bereits mit der Kreditkartenorganisation abzusprechen. Die Filialnummern werden dann in der EPA-Datei übertragen.

Für bestimmte Kreditkarten-Terminals kann die Einzelabrechnung oder die Debitorenabrechnung aktiviert werden.

Aktivieren Sie für eine Vertragspartnernummer die Option „Umsätze einzeln“.

Aktivieren Sie für eine Vertragspartnernummer die Option „Debitoren-OP ausziffern“.

Auf der Seite „Währungscodes“ können Sie die Parameter für die Übernahme von Transaktionen in Fremdwährung festlegen. Die numerischen EPA-Codes entsprechen ISO 4217.

Die Währung wird nur bei Einzelabrechnung und Debitorenabrechnung interpretiert. Die Währungstransaktionen werden in Hauswährung gegen ein Transferkonto gebucht. Anschließend wird über das Transferkonto der Währungsbetrag gegen den Debitor gebucht.

Hinweis: Die Übernahme von Währungstransaktionen ist nur bei EPA-Dateien der Deutschen Postbank AG möglich.

Wählen Sie hier die von der Kreditkartenorganisation übermittelte bzw. abgerufene EPA-Datei aus.

Klicken Sie auf „Starte Import“, um die Datei zu konvertieren. Nach Abschluss der Konvertierung wird Ihnen ein Protokoll angezeigt.

In der EPA-Datei können mehrere Zahlbeträge eingetragen sein. Pro Zahlbetrag wird eine Übernahmedatei erzeugt.

Die EPA-Datei, die Übernahmedateien und das Protokoll werden zusätzlich in einem Archivverzeichnis gespeichert. Dieses Archivverzeichnis liegt unterhalb des Datenverzeichnisses und hat die Struktur „FNEPA\Archiv\JJJJ-MM-DD“.

Hinweis: Die Original-EPA-Datei wird nach der Konvertierung gelöscht.