Mit dem Programm FNVWLeasing können Sie Zahlungsavise der VW-Leasing für Händlerrechnungen und Leasingabrechnungen für Endkunden einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.

Das Programm bedarf keiner Installation.

Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis „FNVWLeasing“ im Datenverzeichnis existiert und legt es gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte im Datenverzeichnis notwendig.

Die Schnittstelle greift im Laufe der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start können Sie sich mit den aus FibuNet gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort an dem FibuNet-Server anmelden.

Im Feld „Einstellungen“ werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf „Übernehmen“ ändern.

Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses in dem Feld „Mand.-Passwort“ ein.

FNVWLeasing kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:

Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.

Im Datenverzeichnis legt FNVWLeasing alle Daten- und Konfigurationsdateien ab. Das Datenverzeichnis wird in folgender Reihenfolge ermittelt:

Mit der Schnittstelle FNVWLeasing können Sie die Zahlungsavise der VW Leasing im Excel-Format für Rechnungen der Kfz-Händler und Autohäuser automatisiert in FibuNet importieren.

Es wird eine Excel-Datei mit folgendem Aufbau erwartet:

Auf der Seite „Einstellungen“ können Sie die allgemeinen Programmvorgaben festlegen.

Transitkonto: Geben Sie hier die Sachkontonummer des FibuNet-Transferkontos an, gegen das die Zahlung gebucht werden soll.

Nicht zuordenbare Zahlungen: Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn das Personenkonto nicht ermittelt werden kann und für die verwendete Belegart kein Hauptpersonenkonto hinterlegt wurde.

Zusätzliche Personenkonten: Es werden nur die offenen Posten der auf der Seite „Belegarten“ angegebenen Hauptpersonenkonten und der hier aufgeführten zusätzlichen Personenkonten berücksichtigt. Alle anderen Konten werden für die Abrechnung ignoriert.

Nur OP mit folgenden Zahlarten: Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur OP mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Ein Bereich wird mit „-“ angegeben. Mehrere Bereiche können mit Komma getrennt werden. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert. Beispiel: 1-3,5,7

Akonto-Maske: Bei Akonto-Zahlungen der VW-Leasing müssen zusätzliche Zeichen für die OP-Nummer eingefügt werden. # fügt ein Zeichen aus der VW-Nummer ein. Jedes andere Zeichen wird unverändert übernommen. Auf der Seite „Belegarten“ muss die Akonto-Maske für die Nutzung auf einem bestimmten Hauptpersonenkonto aktiviert werden.

Beispiel:

Auf der Seite „Belegarten“ können Sie jeder Belegart ein Haupt-Personenkonto zuweisen. In den offenen Posten aller dieser Hauptpersonenkonten und der zusätzlichen Konten werden die Rechnungen für die Abrechnung gesucht.

Wird für eine Abrechnungsposition kein offener Posten gefunden, wird die Zahlung als Akontozahlung auf dem hier angegebenen Hauptpersonenkonto gebucht.

Über die Spalte „Akonto-Maske“ können Sie steuern, ob für die Bildung der OP-Nummern einer Akontozahlung die Akonto-Maske von der Seite „Einstellungen“ verwendet werden soll.

Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die Excel-Datei mit der Dateierweiterung „.UEB“. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann mit Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.

Nach erfolgreicher Konvertierung wird die Excel-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.

Für jede Position im Zahlungsavis wird ein offener Posten auf den betroffenen Personenkonten gesucht.

Die VW-OP-Nummer wird dem Feld „Text“ ab Position 13 mit der Länge 18 entnommen.

Es wird ein FibuNet-Posten gesucht, der mit der VW-OP-Nummer exakt übereinstimmt. Für den Vergleich werden aus den FibuNet-OP-Nummern das Minus („-“) und der Punkt („.“) als Trennzeichen entfernt, da diese Zeichen nicht von VW-Leasing übergeben werden.

Kann kein Posten gefunden werden, wird die Zahlung als Akontozahlung auf dem Hauptpersonenkonto der Belegart gebucht. Wenn kein Hauptpersonenkonto angegeben ist, wird hilfsweise das Konto „Nicht zuordenbare Zahlungen“ verwendet.

Zusätzlich zu den Papier-Rechnungen der Volkswagen Leasing GmbH können die Rechnungsdaten in elektronischer Form („Datenträger“) per E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Mit der Schnittstelle FNVWLeasing können Sie diese Leasing-Abrechnungen automatisiert in FibuNet importieren.

Grundlage für den Datenimport ist die Beschreibung „Abwicklungsbeschreibung – Informationen zur Bereitstellung von Rechnungsdaten in elektronischer Form“ und die Dateisatzbeschreibung „Datenstruktur Leasingrechnungen Volkswagen Leasing – Standard-3 (LA153A3)“.

Es wird eine CSV-Datei der Variante 2 mit folgendem Aufbau erwartet:

Auf der Seite „Einstellungen“ können Sie die allgemeinen Programmvorgaben festlegen.

Kreditor Volkswagen Leasing: Geben Sie hier die Kreditorennummer der Volkswagen Leasing GmbH an.

Vorgabe Kostenkonto: Geben Sie hier das Kostenkonto an, gegen das die Rechnungen gebucht werden sollen, wenn auf der Seite „Leistungsarten“ kein spezielleres Kostenkonto für eine bestimmte Leistungsart hinterlegt wurde.

Vorgabe Kostenstelle: Geben Sie hier die Kostenstelle an, die verwendet werden soll, wenn in der Abrechnung keine spezielle Kostenstelle bzw. kein Kennzeichen eingetragen ist.

Kfz-Kennzeichen als Kostenstelle: Optional können Sie das Kfz-Kennzeichen als Kostenstelle eintragen lassen. Voraussetzung dafür ist, dass die Kostenstelle in FibuNet in der Bezeichnung 1 das Kfz-Kennzeichen in exakt gleicher Schreibweise enthält. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird die in der Abrechnung enthaltene Kostenstelle verwendet.

Auf der Seite „Leistungsarten“ können Sie jeder Leistungsart aus der Leasing-Abrechnung ein spezielles Kostenkonto und einen Buchtext zuweisen.

Folgende Leistungsarten werden gemäß Volkswagen-Dokumentation verwendet:

Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung „.UEB“. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann mit Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.

Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.

Bei jeder Konvertierung wird die Original-Importdatei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.

Über das „Datei“-Menü können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen.

Es liegt im Datenverzeichnis des Programmes FNVWLeasing.EXE und hat folgenden Aufbau: FNVWLeasing\Archiv\jjjj-mm-tt.