Allgemeines
Aufgabe
Mit dem Programm FNSumUp können Sie die Abrechnungsdateien von SumUp einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.
Installation und Start des Programms
Das Programm bedarf keiner Installation. Gehen Sie wie folgt vor:
Entpacken Sie die ZIP-Datei FNSumUp_v###.ZIP.
Kopieren Sie die Datei FNSumUp.EXE auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop an.
Starten Sie das Programm per Doppelklick auf die Verknüpfung.
Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis FNSumUp existiert und legt es gegebenenfalls an. Dazu sind Schreibrechte im aktuellen Verzeichnis notwendig.
FibuNet-Anmeldung
Die Schnittstelle greift im Laufe der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start können Sie sich mit den aus FibuNet gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort am FibuNet-Server anmelden.
Im Feld Einstellungen werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf Übernehmen ändern.
Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses im Feld Mand.-Passwort ein.
Vorbereitungen
Auf der Seite Einstellungen > Allgemein nehmen Sie die allgemeinen Programmvorgaben vor.
SumUp-Konto
Geben Sie hier die Kontonummer des FibuNet-Kontos an, gegen das die SumUp-Abrechnung gebucht werden soll.
Konto / KoSt / KoTr für Gebühren
Geben Sie hier das Kostenkonto, die Kostenstelle und den Kostenträger an, gegen die die SumUp-Gebühren gebucht werden sollen. Alle SumUp-Gebühren einer Abrechnung werden in einer Summe gebucht.
Nicht zuordenbare Zahlungen
Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann.
Suche eines offenen Postens
Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. Für die genaue Identifizierung kann der Information ein Präfix (z. B. SU:) vorangestellt werden. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 1/2 mit diesem Präfix beginnt.
Suche Beschreibung in OP-Nummer mit Präfix
In der SumUp-Abrechnung wird als verbindende Information das Feld Beschreibung (product_summary) ausgewertet und mit dem Feld OP-Nummer in FibuNet verglichen. Die Beschreibung kann manuell erfasst werden. Texte wie "1 x" oder "1 X Artikel" am Feldanfang werden automatisch ignoriert.
Länge der OP-Nummer
Geben Sie hier die maximale Länge der OP-Nummer an, die aus dem Feld Beschreibung ausgelesen werden soll. Da der Eintrag manuell erfolgt, erhöht die Begrenzung die Trefferwahrscheinlichkeit.
Suche Transaktionsnummer in Belegnummer 2 mit Präfix
In der SumUp-Abrechnung wird das Feld Transaktionsnummer (tx_code) ausgewertet und mit dem Feld Belegnummer 2 in FibuNet verglichen. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn die Transaktionsnummer tatsächlich in die Belegnummer 2 des offenen Postens eingetragen wird.
Nur OP mit folgenden Zahlarten
Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur offene Posten mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Bereiche werden mit - angegeben. Mehrere Bereiche trennen Sie mit Komma. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.
Beispiel: 1-3,5,7
Konvertierung
Aufbau der Importdatei
Es wird eine CSV-Importdatei mit Semikolon als Feldtrenner erwartet. Die Datei enthält folgende Spalten:
date_of_tx – Datum der Zahlung (Ortszeit), wird als Belegdatum verwendet
total_amount – Gesamtumsatz in EUR, wird als Zahlbetrag verwendet
total_fee_applied – Transaktionsgebühr
card_type – Kartentyp (wird in den Buchtext übernommen)
cash_amount – Barbetrag in EUR
card_payment_amount – Kartenzahlungsbetrag (nur EUR)
Others – Andere Zahlungsarten in EUR
card_number – Kartennummer (wird in den Buchtext übernommen)
product_summary – Beschreibung, wird für die OP-Suche in der OP-Nummer verwendet
tx_code – Transaktionsnummer, wird für die OP-Suche in Belegnummer 2 verwendet
payout_date – Auszahlungsdatum, wird als Buchdatum und Belegdatum der Auszahlung verwendet
Konvertierung einer Importdatei
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine SumUp-Abrechnung zu konvertieren:
Wählen Sie eine SumUp-Abrechnung im CSV-Format aus.
Geben Sie die Belegnummer und das Belegdatum für diese Abrechnung an.
Klicken Sie auf Starte Import, um die Konvertierung zu starten.
Pro Auszahlungsdatum wird eine Aufteilungsbuchung mit den Zahlungen generiert. Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis angezeigt.
Die erzeugte Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Erweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann dort eingespielt werden.
Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.
Archiv
Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.
Klicken Sie auf den Button Archiv, um das Archivverzeichnis im Windows-Explorer zu öffnen.