Allgemeines
Aufgabe
Mit dem Programm FNKlarna können Sie die Abrechnungsdateien des Zahlungsdienstleisters Klarna einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.
Installation und Start des Programms
Das Programm bedarf keiner Installation. Gehen Sie wie folgt vor:
Entpacken Sie die ZIP-Datei FNKlarna_v###.ZIP.
Kopieren Sie die Datei FNKlarna.EXE auf den FibuNet-Server in das FibuNet-Verzeichnis.
Legen Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop an.
Starten Sie das Programm per Doppelklick auf die Verknüpfung.
Beim Start überprüft das Programm, ob im Datenverzeichnis ein Unterverzeichnis FNKlarna existiert, und legt es bei Bedarf an. Dazu sind Schreibrechte im aktuellen Datenverzeichnis notwendig.
FibuNet-Anmeldung
Die Schnittstelle greift während der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start melden Sie sich mit den gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort am FibuNet-Server an.
Im Bereich Einstellungen werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf Übernehmen ändern.
Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses im Feld Mand.-Passwort ein.
Kommandozeilenparameter
FNKlarna kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:
/S = Servername
/B = Benutzername
/P = Passwort
/T = Trusted Single-Sign-On (J/N)
/M = Mandantennummer
/W = Mandantenpasswort
/D = Buchdatum
/* = Dateiname
/Datenverzeichnis = Laufwerk und Pfad
Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.
Vorbereitungen
Auf der Seite Einstellungen nehmen Sie die allgemeinen Programmvorgaben vor.
Einstellungen / Allgemein
Klarna-Konto
Geben Sie hier die Kontonummer des FibuNet-Kontos an, gegen das die Klarna-Abrechnung gebucht werden soll.
Konto / KoSt / KoTr für Gebühren
Geben Sie hier das Kostenkonto, die Kostenstelle und den Kostenträger an, gegen die die Klarna-Gebühren gebucht werden sollen. Alle Klarna-Gebühren einer Abrechnung werden pro Transaktionswährung in einer Summe gebucht.
Nicht zuordenbare Zahlungen
Geben Sie hier eine Kontonummer an, gegen die Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann.
Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. In der Klarna-Abrechnung wird das Feld Transaktionskennung ausgewertet und mit dem Feld Belegnummer 2 in FibuNet verglichen.
Zahlungen, für die kein offener Posten gefunden wird, werden auf das hier angegebene Scherbenkonto gebucht.
Nur OP mit folgenden Zahlarten
Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur offene Posten mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Einen Bereich geben Sie mit "-" an. Mehrere Bereiche trennen Sie mit Komma. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.
Beispiel: 1-3,5,7
SQL-Datenbanksuche
Wenn die Option Suche per SQL aktivieren aktiviert ist, sucht das Programm per SQL die Kontonummer und optional die OP-Nummer und die Zahlart in anderen SQL-Datenbanken.
Diese SQL-Suche wird immer dann aufgerufen, wenn kein Treffer in den offenen Posten erzielt wurde -- zum Beispiel, weil die Rechnung noch nicht gebucht wurde.
In dem SQL-Statement können Sie folgende Parameter verwenden:
merchant_reference1 (String) -- Händler-Referenz 1
merchant_reference2 (String) -- Händler-Referenz 2
order_id (String) -- Bestellnummer
short_order_id (String) -- Bestellnummer kurz
ZahlBetrag (Currency) -- Zahlungsbetrag
Im Suchergebnis werden folgende Spalten ausgewertet:
KtNr (Integer) -- FibuNet-Kontonummer
OPNummer (Varchar) -- OP-Nummer der Zahlung
Zahlart (Integer) -- FibuNet-Zahlart
Die Datenbankverbindung und das SQL-Statement bearbeiten Sie über die entsprechenden Schaltflächen. Es können Microsoft-, MySQL-, Oracle- und PostgreSQL-Datenbanken sowie beliebige ODBC-Datenquellen angesprochen werden.
Hinweis: FNKlarna ist eine 64-Bit-Applikation. Die entsprechenden Client-Bibliotheken der Datenbanken müssen ebenfalls in der 64-Bit-Version vorliegen.
Konvertierung
Aufbau der Importdatei
Die CSV-Datei ist zweigeteilt aufgebaut: Die Zeilen 1 und 2 enthalten die Kopfdaten, ab Zeile 3 folgen die Abrechnungspositionen.
Kopfdaten
Die Kopfdaten enthalten unter anderem folgende relevante Felder:
total_settlement_amount -- Auszahlungssumme
total_tax_amount -- Steuerbetrag
payment_reference -- Belegnummer
settlement_currency -- Abrechnungswährung (darf nur Hauswährung sein)
payout_date -- Belegdatum
Positionsdaten
Jede Abrechnungsposition enthält unter anderem folgende Felder:
type -- Art der Position: SALE (normal), FEE (Gebühren), RETURN (Erstattung), REVERSAL (Stornierung)
sale_date -- Belegdatum
merchant_reference1 -- Für die OP-Suche und als Buchungstext
merchant_reference2 -- Für die OP-Suche und als Belegnummer 3
short_order_id -- Für die OP-Suche
amount -- Positionsbetrag
posting_currency -- Buchungswährung (darf nur Hauswährung sein)
Konvertierung einer Importdatei
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Klarna-Abrechnung zu konvertieren:
Wählen Sie eine Klarna-Abrechnung im CSV-Format aus.
Starten Sie die Konvertierung durch Klick auf Starte Import.
Die Abrechnungsdatei enthält alle Zahlungsvorgänge, die zur Auszahlung kommen. Für jede Position wird der offene Posten in FibuNet gesucht, der die merchant_reference1, merchant_reference2 oder die short_order_id im Feld Belegnummer 2 eingetragen hat.
Für die Bildung des Zahl-OP wird die OP-Nummer der Rechnung zum Ausziffern genutzt.
Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis angezeigt.
Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann über Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.
Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.
Archiv
Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.
Über das Menü Datei können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen. Es liegt im Startverzeichnis des Programms und hat folgenden Aufbau: FNKlarna\Archiv\jjjj-mm-tt.