Mit dem Programm FNPayPal können Sie die Abrechnungsdateien (Settlement-Report) oder CSV-Kontoauszüge von PayPal einlesen und in eine FibuNet-Übernahmedatei umwandeln.

Der Settlement Report (STL) beinhaltet alle saldenwirksamen Transaktionen des vergangenen Tages von und zu Ihrem PayPal-Konto. Die STL-Dateien werden täglich generiert und können vom PayPal-sFTP-Server 45 Tage lang abgerufen werden.

Hinweis: Der Settlement-Report ist nur für Geschäftskonten verfügbar.

Den Kontoauszug im CSV-Format können Sie auch für ein Privatkonto erstellen.

Monatlicher oder benutzerdefinierter CSV-Kontoauszug:

Für einen monatlichen Kontoauszug klicken Sie in der Spalte "CSV" für den gewünschten Monat auf Anfordern und anschließend auf Herunterladen.

Für einen benutzerdefinierten Kontoauszug wählen Sie den gewünschten Datumsbereich und klicken auf Bericht erstellen. Klicken Sie dann in der Spalte "CSV" auf Anfordern und anschließend auf Herunterladen.

Aktivitätsbericht im CSV-Format:

Aus dem CSV-Kontoauszug werden folgende Spalten verwendet:

Die Position und Reihenfolge der Spalten ist -- bis auf die Spalte "Datum" -- beliebig. Der Spaltenname muss jedoch exakt übereinstimmen. Die alten Spaltennamen werden ebenfalls akzeptiert.

Hinweis: Stellen Sie durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass eine Transaktion nur ein einziges Mal exportiert wird. Im Programm FNPayPal ist keine Dubletten-Prüfung enthalten.

Das Programm bedarf keiner Installation. Gehen Sie wie folgt vor:

Beim Start überprüft das Programm, ob ein Unterverzeichnis FNPayPal existiert, und legt es bei Bedarf an. Dazu sind Schreibrechte im aktuellen Verzeichnis notwendig.

Hinweis: Das Programm nutzt die FibuNet-COM-Schnittstelle, um mit dem FibuNet-Server zu kommunizieren. Sollte diese auf der Arbeitsstation noch nicht installiert sein, starten Sie den normalen FibuNet-Client (64 Bit) und rufen den Menüpunkt 9.9.5 auf.

Die Schnittstelle greift während der Konvertierung online auf FibuNet-Daten zu. Nach dem Start melden Sie sich mit den gewohnten Werten für Server, Benutzer und Passwort am FibuNet-Server an.

Im Bereich Einstellungen werden der aktuelle Mandant und das eingestellte Buchdatum angezeigt. Sie können diese Einstellungen bearbeiten und durch Klick auf Übernehmen ändern.

Wenn der Mandant durch ein Passwort geschützt ist, geben Sie dieses im Feld Mand.-Passwort ein.

FNPayPal kann mit folgenden Kommandozeilenparametern gestartet werden:

Nur wenn Anmeldeinformationen und Dateiname angegeben werden, erfolgt eine automatische Verarbeitung.

Auf der Seite Einstellungen / Allgemein nehmen Sie die allgemeinen Programmvorgaben vor.

Geben Sie hier die Sachkontonummer des FibuNet-Transferkontos an, gegen das die Zahlung gebucht werden soll.

Geben Sie hier das Kostenkonto, die Kostenstelle und den Kostenträger an, gegen die die PayPal-Gebühren gebucht werden sollen. Alle PayPal-Gebühren einer Abrechnung werden in einer Summe gebucht.

Geben Sie hier das Konto an, gegen das Zahlungen gebucht werden sollen, wenn der Debitor nicht ermittelt werden kann und für den verwendeten T-Code keine Kontierung hinterlegt wurde.

Damit eine Zahlung genau einem offenen Posten zugeordnet werden kann, muss eine verbindende Information vorhanden sein. Diese Information muss in der Belegnummer 2 gespeichert sein. Für die genaue Identifizierung können Sie der Information ein Präfix (z. B. "PP:") voranstellen. Es werden dann nur die offenen Posten ausgewertet, deren Belegnummer 2 mit diesem Präfix beginnt.

Suche Transaktions-Id in Belegnummer 2 mit Präfix: Im PayPal-Settlement-Report wird das Feld PayPal Transaktions-Id aus dem Satz "Section Body" (SB) als verbindende Information ausgewertet.

Auch nach Referenz-Transaktions-Id suchen: Rückzahlungen erhalten bei PayPal eine eigene Transaktionsnummer. In der Spalte "PayPal-Referenznummer" des Settlement-Reports bzw. "Txn-Referenzkennung" des CSV-Kontoauszuges übermittelt PayPal die Transaktionsnummer der ursprünglichen Transaktion. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie in der Belegnummer 2 der Gutschrift die ursprüngliche Transaktions-ID eingetragen haben.

Suche Rechnungs-Id in Belegnummer 2 mit Präfix: Im PayPal-Settlement-Report wird das Feld Invoice ID aus dem Satz "Section Body" (SB) als verbindende Information ausgewertet.

Suche Rechnungs-Id direkt als OP-Nummer: Das Feld "Invoice ID" aus dem Settlement-Report bzw. das Feld "Rechnungsnummer" aus dem CSV-Kontoauszug wird direkt als OP-Nummer gesucht. Diese Suche ist hilfreich, wenn bei der Auszahlung von Gutschriften nur die Gutschriftsnummer an PayPal übermittelt, aber keine Transaktions-Id in die Belegnummer 2 eingetragen wird.

Hinweis: Wenn diese Option aktiviert wird, werden alle offenen Posten für die Suche geladen. Die Laufzeiten können sich dadurch verschlechtern.

Geben Sie hier die Liste der Zahlarten an, wenn nur offene Posten mit bestimmten Zahlarten für die Zuordnung in Frage kommen. Einen Bereich geben Sie mit "-" an. Mehrere Bereiche trennen Sie mit Komma. Ist die Liste leer, werden keine Zahlarten gefiltert.

Beispiel: 1-3,5,7

Hier können Sie für die Zahlung von Gutschriften eine eigene Zahlart angeben. Normalerweise erhält die Zahlung immer dieselbe Zahlart wie die bezahlte Rechnung.

Das Programm FNPayPal kann Dateien mit Windows-ANSI-Zeichensatz oder Unicode UTF-8 mit Byte-Order-Mark (BOM) automatisch erkennen und verarbeiten.

Wenn Ihre PayPal-Datei im UTF-8-Zeichensatz ohne BOM vorliegt, werden die Umlaute nicht korrekt umgesetzt und das Programm bricht die Konvertierung ab, da die Spalte "Währung" nicht gefunden wird. Wählen Sie in diesem Fall manuell als Zeichensatz Unicode UTF-8 aus.

Wenn die Option Suche per SQL aktivieren aktiviert ist, sucht das Programm per SQL die Kontonummer und optional die OP-Nummer und die Zahlart in anderen SQL-Datenbanken.

Diese SQL-Suche wird immer dann aufgerufen, wenn kein Treffer in den offenen Posten erzielt wurde -- zum Beispiel, weil die Rechnung noch nicht gebucht wurde.

In dem SQL-Statement können Sie folgende Parameter verwenden:

Im Suchergebnis werden folgende Spalten ausgewertet:

Die Datenbankverbindung und das SQL-Statement bearbeiten Sie über die entsprechenden Schaltflächen. Es können Microsoft-, Oracle- und PostgreSQL-Datenbanken sowie beliebige ODBC-Datenquellen angesprochen werden.

Hinweis: FNPayPal ist ein 64-Bit-Programm. Die Client-Bibliotheken der Datenbank müssen ebenfalls in der 64-Bit-Architektur vorliegen.

Wenn über die SQL-Abfrage eine Debitorennummer ermittelt wurde, können Sie über diesen Parameter festlegen, ob ein fehlender Debitor automatisch nur mit Nummer und Bezeichnung angelegt werden soll. So kann die Zahlung als Akonto-Zahlung bereits auf dem richtigen Konto gebucht werden.

Die Kontobezeichnung wird der Spalte name entnommen und kann über die SQL-Abfrage angepasst werden. Die vollständigen Kontostammdaten werden später bei der Rechnungsstellung von der Warenwirtschaft eingetragen.

Hinweis: Bitte testen Sie diesen Prozess auf einem Testmandanten.

Auf der Seite Transaction Event Code / Transaktions-Typ können Sie einem bestimmten T-Code aus dem Settlement-Report eine eigene Kontierung zuweisen.

Die Kontierung nach T-Code wird auch dann angewendet, wenn die OP-Suche über die Invoice-ID erfolgreich war. So können Sie beispielsweise steuern, dass die Entnahme vom PayPal-Konto mit dem T-Code T0400 immer gegen ein bestimmtes Konto gebucht wird.

Im CSV-Kontoauszug ist kein T-Code enthalten. Hier wird der Transaktions-Typ aus der Spalte Beschreibung bzw. Typ entsprechend verwendet.

Auf der Seite Währungen können Sie einer bestimmten Währung ein eigenes Transitkonto zuweisen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die PayPal-Kontostände pro Währung auf einem eigenen FibuNet-Konto führen möchten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine PayPal-Abrechnung zu konvertieren:

Nach Abschluss der Konvertierung wird ein Protokoll mit dem Ergebnis angezeigt.

Die Übernahmedatei hat denselben Dateinamen wie die CSV-Datei mit der Dateierweiterung .UEB. Sie wird direkt im FibuNet-Importverzeichnis gespeichert und kann über Menüpunkt 3.4 eingespielt werden.

Nach erfolgreicher Konvertierung wird die CSV-Datei gelöscht, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.

Bei jeder Konvertierung werden die Original-CSV-Datei, die erzeugte FibuNet-Datei und das Protokoll in einem Archivverzeichnis auf der Festplatte abgelegt.

Über das Menü Datei können Sie das Archivverzeichnis im Windows-Explorer öffnen. Es liegt im Datenverzeichnis des Programms und hat folgenden Aufbau: FNPayPal\Archiv\jjjj-mm-tt.