Stammdaten - Kontenbereiche erweitern (Menüpunkt 1.4.3.1)
Konvertierung der Kontenbereiche.
Ändern der Kontonummern.
Es werden nur die Kontonummern in den FibuNet Stamm- und Bewegungsdaten geändert.
Die Kontonummern in der Auswertungen, im webIC und den Schecks- & Sepa-Dateien werden nicht geändert.
Wird die Konvertierung ein zweites Mal gestartet und es existiert die vom System erzeugte Datei (weil sie zuvor nicht gelöscht wurde), dann wird die Konvertierung abgebrochen.
Der Zugriff auf diesen Menüpunkt ist ausschließlich FibuNet vorbehalten - deshalb ist für diesen
Menüpunkt zusätzlich zum Administratorpasswort ein so genanntes Consultant-Passwort einzugeben.
Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an die FibuNet-Consultants.
Ein Autostorno der Buchungssätze ist für Buchungen vor der Konvertierung nicht möglich -
Stornobuchungen müssen manuell vorgenommen werden.
webIC Rechnungen können mit Hilfe der FibuNet Consultants an den Anfang des Workflows zurückgestellt werden, damit der Bezug zwischen Buchung und Beleg erhalten bleibt.
Beachten Sie bitte, dass auch die Kontierung auf den Belegen noch die alten Kontonummern enthält.
ACHTUNG - Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie mit der Kontenbereichserweiterung beginnen. -
ACHTUNG
Die Kontenbereiche der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten dürfen sich NICHT überschneiden.
Zwei Konten dürfen nicht auf eine Kontonummer verschmolzen werden, dazu nutzen Sie bitte Menüpunkt 1.4.3.2
Alter Kontenbereich
aktueller DEBITOREN-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Debitoren Von des Menüpunkt 1.4.3.0
diese Feld kann nicht geändert werden
Neuer Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger DEBITOREN-Kontenbereich
Testen Sie, mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, der zu den alten Kontonummern addiert werden soll.
Tragen Sie einen negativen Wert ein, wenn der Kontobereich verkleinert werden soll.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition alle Werte des alten Kontenbereichs in den neuen
Kontenbereich passen (100.000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Wert, mit dem die Kontonummern des alten Kontobereichs multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation alle Werte des alten Kontenbereichs in den neuen
Kontenbereich passen (1,5)
Alternative zu den oben aufgeführten Methoden
Hinterlegen Sie die Datei im Verzeichnis \FibuNetData\data\ des entsprechenden Mandanten, welche die alte und die neue Konto-Nummer enthält.
Die Dateinamen für die Konvertierungsdaten müssen wie folgt heißen:
KONVDEBI = für die Debitorenkonten
KONVKRED = für die Kreditorenkonten
KONVSACH = für die Sachkonten
KONVKOST = für die Kostenstellen
KONVKOTR = für die Kostenträger
KONVKART = für die Kostenarten
Aufbau der ersten sechs Dateien (kann zum Beispiel mit dem Editor [STRG] + [F3] erstellt werden)
Achten Sie jedoch darauf die Dateiendung .txt zu entfernen.
Alte Kontonummer;Neue Kontonummer
Beispieltabelle für Kunden (neuer Kundenbereich: 100.000 - 9.999.999)
Name der Tabelle = KONVDEBI (muss in dem Mandantenunterverzeichnis stehen)
10201;0100000
10202;0200000
10203;0300000
10204;0400000
10205;0500000
10801;0600000
10802;0700000
11501;0800000
11502;0900000 usw.
Für die Umsetzung des Branchenkontenrahmens im Autohausumfeld wurden zwei Dateien geschaffen:
KonvKoStKArt = für die Kombination Kostenstelle/Kostenart im Journal
KonvKoTrKArt = für die Kombination Kostenträger/Kostenart im Journal
Der Aufbau dieser Dateien ist:
Alte Kostenstelle;Kostenart = Neue Kostenstelle
Achtung: Es nur Stammdaten geändert. Die neue Kostenstelle darf also nicht existieren.
Zwei existierende Kostenstellen können Sie mit Menüpunkt 1.4.3.2 verschmelzen.
Alte Kontenbereich
aktueller KREDITOREN-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Kreditoren Von des Menüpunkt 1.4.3.0
Neue Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger KREDITOREN-Kontenbereich
Testen Sie mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, mit dem die Kontonummern des Feldes Alte Kontobereich addiert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition des Feldes Neue Kontenbereich eingehalten wird. (100.000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Dezimalwert, mit dem die Kontonummern des Alte Kontobereich multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation der Neue Kontenbereich eingehalten wird. (1,5)
Alte Kontenbereich
aktueller SACHKONTEN-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Sachkonten Von des Menüpunkt 1.4.3.0
Neue Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger SACHKONTEN-Kontenbereich
Testen Sie mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, mit dem die Kontonummern des Feldes Alte Kontobereich addiert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition des Feldes Neue Kontenbereich eingehalten wird. (100.000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Dezimalwert, mit dem die Kontonummern des Alte Kontobereich multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation der Neue Kontenbereich eingehalten wird. (1,5)
Alte Kontenbereich
aktueller KOSTENSTELLEN-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Kostenstellen Von des Menüpunkt 1.4.3.0
Neue Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger KOSTENSTELLEN-Kontenbereich
Testen Sie mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, mit dem die Kontonummern des Feldes Alte Kontobereich addiert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition des Feldes Neue Kontenbereich eingehalten wird. (100000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Dezimalwert, mit dem die Kontonummern des Alte Kontobereich multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation der Neue Kontenbereich eingehalten wird. (1,5)
Alte Kontenbereich
aktueller KOSTENTRÄGER-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Kostenträger Von des Menüpunkt 1.4.3.0
Neue Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger KOSTENTRÄGER-Kontenbereich
Testen Sie mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, mit dem die Kontonummern des Feldes Alte Kontobereich addiert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition des Feldes Neue Kontenbereich eingehalten wird. (100000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Dezimalwert, mit dem die Kontonummern des Alte Kontobereich multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation der Neue Kontenbereich eingehalten wird. (1,5)
Alte Kontenbereich
aktueller KOSTENARTEN-Kontenbereich
entspricht den Werten des Feldes Kostenarten Von des Menüpunkt 1.4.3.0
Neue Kontenbereich
Vorgabewert = entspricht den Werten des Feldes Alte Kontenbereich
neuer/ zukünftiger KOSTENARTEN-Kontenbereich
Testen Sie, mittels der größten und kleinsten Werte des Kontenbereichs, ob der Neue Kontenbereich eingehalten wird.
Additiv
Vorgabewert = 0
Ganzzahliger Wert, mit dem die Kontonummern des Feldes Alte Kontobereich addiert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Addition des Feldes Neue Kontenbereich eingehalten wird. (100000)
Multipli.
Vorgabewert = 1,0
Dezimalwert, mit dem die Kontonummern des Alte Kontobereich multipliziert werden.
Achten Sie darauf, dass durch die Multiplikation der Neue Kontenbereich eingehalten wird. (1,5)
Inventare anpassen?
Vorgabewert = Nein
Festlegung ob die in Inventaren hinterlegten Konten, die bei der Konvertierung geändert werden, mit angepasst werden sollen.
Ja
Die in Inventaren hinterlegten Konten, die bei der Konvertierung geändert werden, sollen mit angepasst werden.
Nein
Die in Inventaren hinterlegten Konten, die bei der Konvertierung geändert werden, sollen NICHT mit angepasst werden.
KoSt/KoTr per Stichtag?
Vorgabewert = Ja
Festlegung ob die Kostenstellen beziehungsweise Kostenträger mit dem Änderungsdatum 01.01. des aktuellen Wirtschaftsjahres eingetragen werden sollen.
Ja
Es werden Anteile für Kostenstellen/Kostenträger mit Datumsabgrenzung erzeugt, in der die alte
Kostenstelle bis 31.12. des vorherigen Wirtschaftsjahres und die neue Kostenstelle mit Datum 01.01. des aktuellen Wirtschaftsjahres eingetragen ist.
Nein
Die Kostenstellen und Kostenträger werden ohne Historie geändert.
Schaltfläche
Erläuterung
OK
Speichert die Änderungen.
Abbrechen
Abbrechen der Eingaben ohne zu speichern.
Das Fenster wird automatisch geschlossen. (26/19.01.17)
Automatischer Abgleich im webIC bei Kontenbereichserweiterungen in FibuNet
Eine Kontenbereichserweiterung hat entsprechende Auswirkungen auf vorgelagerte Systeme wie webIC und CaptureThis!.
Wenn die Kontenbereichserweiterung in FibuNet erfolgt ist, wird in eine Datei mit dem Namen
„KONVLOG“ in dem Verzeichnis ...\FibuNetdata\data\... abgelegt. Sobald webIC den Stammdatenabgleich durchführt, wird diese Datei kopiert und als „KONVLOG.webic“ gespeichert.
Während Kontenbereichsabgleichs in webIC:
dürfen keine Belege in webIC bearbeitet werden.
dürfen keine Belege in das webIC importiert werden.
dürfen keine Belege exportiert, verworfen oder gelöscht werden.
dürfen keine automatisierten Weiterleitungen von und nach externen Systemen im Workflow erfolgen (webIC Agent Anbindungen).
Der Kontenbereichsabgleich ist automatisiert und bedarf keines Benutzereingriffs. Vor jedem Start eines automatischen oder manuellen Stammdatenabgleichs (vollständiger oder Delta-Abgleich) wird geprüft, ob im angebundenen FibuNet-System in den Mandanten Änderungen der Nummernkreise vorgenommen wurden.
Testen Sie das Verfahren!
Machen Sie vorher eine Datensicherung für FibuNet und webIC.
Mitteilung an alle Mitarbeiter, dass in der Zeit von/bis das webIC und FibuNet nicht verwendet werden dürfen. (Wählen Sie dafür idealerweise einen Zeitpunkt außerhalb der üblichen Arbeitszeiten).
Erstellen Sie in FibuNet einen Testmandanten mit Menüpunkt 9.2.6.
Nach einigen Minuten wird der neue Mandant in der Mandantenauswahl in webIC angezeigt.
Gehen Sie in webIC auf Administration - Mandanten und setzen Sie den Haken in der Spalte Abgleich für den Testmandanten und speichern die Einstellung.
Starten Sie in webIC manuell den Stammdatenabgleich - ABGLEICH STARTEN.
In FibuNet Testmandanten in FibuNet den Kontenbereichserweiterung durchführen.
Starten Sie dann den Stammdatenabgleich im webIC erneut und checken Sie, ob das Ergebnis
Ihren Änderungen entspricht.
Die Kontenbereichserweiterung kann folgende Stammdaten betreffen:
Debitoren (im webIC Kunden)
Kreditoren (im webIC Lieferanten)
Sachkonten
Kostenstellen
Kostenträgern
Kostenarten
Umfang / Reihenfolge des Abgleichs
Die Daten der im webIC vorhandenen aktiven Rechnungen (explizit ausgenommen sind exportierte, verworfene und gelöschte Rechnungen) werden auf die neuen Nummern umgestellt. Das bedeutet, dass die Nummern der Lieferanten- und Kundenkonten, Sachkonten und KLR-Konten automatisch angepasst werden.
Nummernkreisänderungen ergeben sich für das webIC aus dem Vorhandensein von
Änderungsdateien im CSV-Format zu den oben genannten Nummernbereichen.
Ist dies der Fall, wird zuerst der automatische Abgleich des webIC bei Kontenbereichserweiterungen durchgeführt. Nach dem fehlerfreien Abgleich werden die CSV-Dateien gelöscht und der standardmäßige Stammdatenabgleich wird ausgeführt.
Restriktionen und Warnhinweise
Die Daten in Rechnungen, die exportiert, gelöscht oder verworfen wurden, werden nicht umgesetzt.
Stammdaten externer Systeme, die über den webIC Agent mit dem webIC verbunden sind, werden nicht aktualisiert.
Bei Anbindung CaptureThis!: Die Trainings für die Lieferanten werden NICHT auf die neuen
Nummern übertragen. Bitte sprechen Sie uns diesbezüglich an, wenn Sie CT! im Einsatz haben
Sollten beim Kontenbereichsabgleich Fehler auftreten, benachrichtigen Sie bitte umgehend den webIC-Support und stellen Sie die Arbeit mit webIC sofort ein.