Überblick

Die Schnittstelle FNEasyELC importiert Eingangsrechnungen aus dem Workflow-System ELC der Easy Software AG nach FibuNet und exportiert die Kreditorenstammdaten. Die Kommunikation erfolgt über eine SQL-Server-Datenbank.

Installation der Schnittstelle

Vorbereitung

Die Schnittstelle wird als ZIP-Archiv geliefert. Entpacken Sie die ZIP-Datei und kopieren Sie die Dateien in ein Verzeichnis auf dem FibuNet-Server, z. B. D:\FibuNetTools\FNEasyELC. Dieses Verzeichnis ist das Stammverzeichnis der Schnittstellen-Instanz.

Folgende Dateien sind enthalten:

FNEasyELCService.exe – Der Server-Dienst mit der eigentlichen Schnittstelle.
FNEasyELCClient.exe – Das Clientprogramm zur Einrichtung und Steuerung der Schnittstelle.
FNEasyELCServerApp.exe – Alternative zum Dienst; die Schnittstelle kann als Applikation gestartet werden. Diese Option ist nur für Testzwecke vorgesehen und sollte im Produktivbetrieb nicht genutzt werden.

Installation des Dienstes

Damit der Dienst unter Windows bekannt ist, muss er installiert werden:

Starten Sie eine Eingabeaufforderung mit Administratorrechten.
Navigieren Sie in das Stammverzeichnis der Schnittstelle.
Geben Sie folgenden Befehl ein: FNEasyELCService.exe /install

Der Dienst ist jetzt installiert und kann in der Dienste-Verwaltung von Windows konfiguriert und gestartet werden.

Multiple Instanzen

In den Dienstnamen wird das Stammverzeichnis aufgenommen. Durch unterschiedliche Stammverzeichnisse können Sie mehrere Instanzen der Schnittstelle auf einem System betreiben.

Deinstallation des Dienstes

Bevor die Schnittstelle gelöscht oder verschoben wird, muss sie bei Windows deinstalliert werden:

Beenden Sie zunächst den Dienst in der Dienste-Verwaltung.
Starten Sie eine Eingabeaufforderung mit Administratorrechten.
Geben Sie im Stammverzeichnis folgenden Befehl ein: FNEasyELCService.exe /uninstall

Die Schnittstelle wird dann nicht mehr in der Dienste-Liste aufgeführt.

Kommandozeilenparameter

FNEasyELC kann mit folgendem Kommandozeilenparameter gestartet werden:

/Datenverzeichnis=[Pfad zum Datenverzeichnis]

Beispiel: FNEasyELC /Datenverzeichnis=D:\FibuNetData\Clientdata

Im Normalfall sollte das Datenverzeichnis im Stammverzeichnis belassen werden.

Konfiguration

Starten Sie das Programm FNEasyELCClient.exe aus dem Stammverzeichnis der FNEasyELC-Installation. Der Client ändert die Einstellungen in der Datei FNEasyELC.ini und steuert den Dienst.

Rechnungen übertragen

Für Testzwecke kann die automatische zeitgesteuerte Übertragung der Rechnungen gestoppt und manuell ausgelöst werden.

Stammdaten exportieren

Für Testzwecke kann der automatische zeitgesteuerte Export der Stammdaten gestoppt und manuell ausgelöst werden.

Verbindung zum Server aktualisieren

Über Datei > Verbindung zum Server aktualisieren können Sie die Verbindung zum Server-Dienst neu aufbauen, falls der Dienst nicht gestartet oder die Verbindung gestört war.

Log-Datei anzeigen

Über Datei > Log Datei (Server) anzeigen können Sie alle Log-Dateien des Servers betrachten und durchsuchen.

Einstellungen – Allgemein

Die allgemeinen Einstellungen erreichen Sie über Datei > Einstellungen.

FibuNet-Verbindung

Konfigurieren Sie hier die Verbindung zum FibuNet-Server. Verwenden Sie die gewohnten Werte für Server, Port, Benutzer und Passwort.

Über den Mandantenfilter können Sie den Abgleich auf bestimmte Mandantennummern beschränken. Geben Sie Bereiche mit Bindestrich an und trennen Sie mehrere Bereiche mit Komma, z. B. 1,5,7-10,15. Wenn der Mandantenfilter leer ist, werden alle Mandanten abgeglichen.

SQL-Server-Verbindung

Die Kommunikation mit Easy ELC erfolgt über den SQL-Server in der Datenbank invoicecontroldb.

So richten Sie die Verbindung ein:

Klicken Sie auf Verbindung bearbeiten.
Wählen Sie für das Feld Driver ID den Wert MSSQL.
Füllen Sie die Felder Database, User_Name, Password und Server aus.

Beachten Sie, dass sich der Server-Dienst mit diesen Parametern am SQL-Server anmeldet.

FibuNet Import-Einstellungen

Buchen möglich ab – Wenn der Leistungsmonat in der Schnittstelle geschlossen werden soll, tragen Sie hier das kleinste mögliche Buchungsdatum ein. Ist zusätzlich im Mandantenstamm von FibuNet eine Buchungssperre eingetragen, wird das größere Datum verwendet.
Buchungstext als OP-Nummer nutzen – Tragen Sie hier die Konten ein, bei denen der Buchungstext statt der Rechnungsnummer als OP-Nummer verwendet werden soll.

FibuNet Export-Einstellungen

Kreditoren: 2. Bankverbindung exportieren – Tragen Sie hier die Kreditoren ein, für die die zweite Bankverbindung (sofern vorhanden) exportiert werden soll. Bei allen anderen wird die IBAN aus der Standard-Bankverbindung exportiert.

Einstellungen – Automatiken

In der Schnittstelle sind zwei automatische Ereignisse angelegt:

Rechnungsverarbeitung
Stammdatenexport

Hier können Sie für jedes Ereignis die Häufigkeit der Ausführung festlegen.

Einstellungen – Infosystem

Im Bereich Infosystem stellen Sie den Protokollierungsgrad der Log-Dateien ein. Zusätzlich können Sie einen automatischen E-Mail-Versand des Protokolls aktivieren.

Programm beenden

Über Datei > Beenden schließen Sie das Clientprogramm. Dabei werden gegebenenfalls die Automatiken wieder gestartet.

Rechnungsverarbeitung – Datenfeldzuordnung

Die Rechnungen aus der Tabelle invoiceheader mit den Positionen aus der Tabelle invoiceitem werden in FibuNet verarbeitet. Die folgenden Tabellen zeigen die Zuordnung der ELC-Datenfelder zur FibuNet-Buchung.

Tabelle invoiceheader (Rechnungskopf)

Die wichtigsten Felder und ihre Übernahme nach FibuNet:

invoiceheaderrecipientid (Rechnungskreis) → Mandantennummer
invoiceheaderdocumenttype (Dokumententyp) → Vorzeichen
invoiceheaderdocumentid (Mappen-ID) → Belegnummer 2
invoiceheadervendorid (Kreditorennummer) → Kreditorennummer
invoiceheaderinvoicenumber (Belegnummer) → Belegnummer 1
invoiceheaderinvoicestate (Status 1) → "N" ergibt Zahlart 22
invoiceheaderinvoicedate (Belegdatum) → Belegdatum
invoiceheaderdateofreceipt (Eingangsdatum) → Rechnungseingangsdatum
invoiceheaderduedate (Fälligkeitsdatum) → Zahlungskondition: Nettotage
invoiceheadersupplydate (Leistungsdatum) → Buchdatum und Leistungsdatum
invoiceheadertotalamount (Bruttobetrag) → Bruttobetrag
invoiceheaderbookingdesc (Buchungsbeschreibung) → Buchungstext
invoiceheadercddays1 / cdrate1 (Skontotage/Skontosatz 1) → Zahlungskondition: Skontotage 1 / Skontoprozent 1
invoiceheadercddays2 / cdrate2 (Skontotage/Skontosatz 2) → Zahlungskondition: Skontotage 2 / Skontoprozent 2
invoiceheadercustomstate (Verarbeitungsstatus) → Rückmeldung: OK / ERROR

Tabelle invoiceitem (Rechnungspositionen)

Die wichtigsten Felder und ihre Übernahme nach FibuNet:

invoiceitemrecipientid (Rechnungskreis) → Mandantennummer
invoiceitemdocumenttype (Dokumententyp) → Vorzeichen des Betrages
invoiceitemdocumentid (Mappen-ID) → Belegnummer 2
invoiceiteminvoicenumber (Belegnummer) → Belegnummer 1
invoiceitemreceiptnumber (Wareneingangsnummer) → Belegnummer 3
invoiceitemtext (Positionstext) → Buchungstext
invoiceitemcomment (Zusätzlicher Positionstext) → Buchungstext bzw. Memotext
invoiceitemvatrate (Steuersatz) → Vorsteuerschlüssel
invoiceitemsingleamount (Einzelbetrag) → Nettobetrag
invoiceitemiaid (Sachkonto) → Sachkonto
invoiceitemccid (Kostenstelle) → Kostenstelle
invoiceitemcuid (Kostenträger) → Kostenträger

Tabelle invoicemessage (Rückmeldungen)

In dieser Tabelle werden Rückmeldungen aus FibuNet an ELC geschrieben:

invoicemessagerecipientid → Mandantennummer
invoicemessagedocumentid → Mappen-ID
invoicemessagetext → Fehlermeldung
invoicemessagedate → Datum/Uhrzeit

Verarbeitungsstatus (invoiceheadercustomstate)

Der Verarbeitungsstatus zeigt den aktuellen Zustand eines Belegs:

10 – Neu: Der Beleg steht für die Übernahme nach FibuNet bereit. Nur Belege mit diesem Status werden von der Schnittstelle verarbeitet.
11 – In Bearbeitung: Dieser Status wird temporär gesetzt, sobald ein Beleg verarbeitet wird. Nach wenigen Sekunden ändert sich der Status in 19 oder 20.
19 – Fehler aufgetreten: Bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung wird in der Tabelle invoicemessage eingetragen. Die Fehlerbehandlung findet in ELC statt.
20 – OK: Die Verarbeitung in FibuNet war fehlerfrei. Der Beleg wird von ELC gelöscht.