Was ist dbArchiv?
FibuNet dbArchiv bietet die Möglichkeit, Belege in elektronischer Form abzulegen und direkt aus FibuNet aufzurufen.
Typischer Ablauf
Sie erzeugen beim Buchen eines Papierbelegs einen FibuNet-Barcode über den FibuNet Kontierungsdrucker. Im FibuNet-Journal werden diese Buchungen im Soll mit dem Status erfasst gekennzeichnet.
Ihr Scanner erzeugt eine TIFF-Datei pro Rechnung in einem Scan-Verzeichnis.
Die FibuNet-Archivschnittstelle FNComArchiv überwacht dieses Scan-Verzeichnis in einem frei wählbaren Intervall. Sie erkennt den Barcode, fragt beim FibuNet-Server die zugehörigen Schlagwortsätze ab und legt den Beleg mit diesen Schlagwortsätzen in der dbArchiv-Datenbank ab.
Im FibuNet Client werden die Soll- und Haben-Konten mit archiviert gekennzeichnet. Sie können den Beleg per Klick aufrufen. Als Betrachter wird das in Windows hinterlegte Programm verwendet.
Voraussetzungen
FibuNet
FibuNet Release r500 oder höher
Modul FibuNet Archivintegration
Archivintegration-Schnittstelle FNComArchiv v1.9 oder höher (aus den FibuNet-Tools)
FibuNet Kontierungsdrucker pro Station, an der Belege für dbArchiv gebucht werden (ohne Kontierungsdrucker ist eine manuelle Erfassung von Barcodes möglich)
Datenbank
Microsoft SQL Server 2005 Standard-Edition oder höher mit entsprechendem Datenbankschema
Die kostenfreie Express-Edition des Microsoft SQL Server 2005 ist nicht für den produktiven Einsatz geeignet.
Scanner
Der Scanner bzw. das Scanprogramm muss in der Lage sein, pro Rechnung eine Datei (z. B. im TIF-Format) in einem Verzeichnis abzulegen.
Bei größerem Belegvolumen oder PDF-Unterstützung verwenden Sie eine Scannersoftware mit integrierter Barcodeerkennung (z. B. Quickscan).
Suche in FibuNet
Öffnen Sie die Kontenauskunft oder Journalauskunft mit Strg + F5. Wählen Sie einen Eintrag mit dem Archivstatus Archiviert oder Archiviert (indirekt) und klicken Sie auf F6.
Folgende Suchparameter werden verwendet:
FibuNet Mandant
FibuNet Wirtschaftsjahr
Frei einstellbares Feld (im Standard: FibuNet Journalzeile)
Einrichtung
Installationspaket
Das dbArchiv-Installationspaket enthält:
MSSQL2005CreateDBArchiv.sql – Datenbankschema
dbArchiv.pdf – Dokumentation
mmmMand.INI – Beispieldefinition der Zuordnung zwischen FibuNet-Feldern und Datenbankfeldern
dbArchiv.udl – Voreingestellte Provider-Konfiguration
Die Archivintegration-Schnittstelle FNComArchiv ist im FibuNet Tools Setup enthalten. Die neueste Version erhalten Sie über das Portal unter www.fibunet.de.
Belegeinstellungen
Trennung pro Beleg
Pro Beleg wird ein Barcode erzeugt.
Vorteil: Der Beleg wird in einer einzelnen Datei aufgerufen.
Nachteil: Die Belegtrennung muss manuell oder durch Scannersoftware erfolgen.
Trennung pro Seite
Pro Belegseite wird ein Barcode aufgeklebt.
Vorteil: FibuNet kümmert sich um die korrekte Zuordnung.
Nachteil: Der Beleg wird in einer Trefferliste angezeigt (eine Seite entspricht einer Datei).
Belegformat (Empfehlung)
Bildformat TIFF:
Erzeugen Sie TIFF-Dateien mit der Komprimierung Group 4 Fax Encoding (CCITT).
Scannen Sie mit 300 DPI im Scanmodus Schwarzweiß.
Graustufenbilder sind für die Barcodeerkennung ungeeignet.
Farbbilder erzeugen große Datenmengen und werden für die Belegprüfung in der Regel nicht benötigt.
Eine höhere DPI-Zahl erhöht die Datenmenge, verbessert aber kaum die Lesbarkeit.
Eine geringere DPI-Zahl verschlechtert die OCR-Erkennung erheblich.
PDF:
Wenn Sie PDF als Anzeigeformat verwenden möchten, benötigen Sie eine Scannersoftware mit integrierter Barcodeerkennung.
Die Software muss in der Lage sein, den erkannten Barcode als Dateinamen zu verwenden.
Barcode
Die Barcodeschriftart wird im Kontierungsdrucker pro Station eingerichtet. Sie muss vom Typ Code 128 oder Code 39 sein.
Integrierte Barcodeerkennung: FNComArchiv bietet eine integrierte Erkennung, die für bis zu ca. 20 Belege pro Tag (ca. 5.000 Belege im Jahr) ausreicht. Alternativ kann eine Zuordnung von Barcodes zu anderen Werten verwendet werden (z. B. Rechnungsnummern aus einer Warenwirtschaft).
Externe Barcodeerkennung: Bei größerem Belegaufkommen verwenden Sie eine Scannersoftware mit integrierter Barcodeerkennung (z. B. Quickscan).
FibuNet Mandanteneinstellung
Starten Sie den FibuNet Client und wechseln Sie auf den Mandanten für dbArchiv.
Bearbeiten Sie die Mandanten-Stammdaten unter Menüpunkt 1.4.0.
Wechseln Sie auf das Register Zusatz-Module und wählen Sie im Feld Archivsystem den Wert 9 für dbArchiv aus.
Speichern Sie mit OK (F2).
Schalten Sie den Kontierungsdrucker auf Ja.
INI-Datei pro Mandant
Bearbeiten Sie die FibuNet-Mandanten-INI-Datei (z. B. C:\FibuNet\MD00001\001MAND.INI). Dort nehmen Sie die Zuordnung der FibuNet-Felder zu den Datenbankfeldern vor.
Schlüssel | Beispielwert | Feldtyp | Bedeutung |
[Archivintegration:DBArchiv] | INI-Abschnittsname für dbArchiv | ||
UdlFile= | D:\FibuNet\DBARCHIV.udl | Dateiname der UDL-Verbindungsdatei (Pflicht) | |
AdoTimeout= | 15 | Timeout in Sekunden für die Datenbankverbindung | |
TableIndex= | fibuDaten | Tabelle | Tabellenname für die Indexdaten |
TableBelege= | fibuBelegBin | Tabelle | Tabellenname für die Belegdaten (Blobs) |
TableMemo= | fibuBelegMemo | Tabelle | Tabellenname für Belegmemo |
Mandant= | Mandant | int | Feldname für Mandant |
Wirtschaftsjahr= | Wirtschaftsjahr | int | Feldname für Wirtschaftsjahr |
Barcode= | FullBarcode | varchar(12) | Feldname für den 12-stelligen Barcode |
Journalzeile= | Journalzeile | int | Feldname für Journalzeile |
Die linke Seite der Zuweisung ist fest, die rechte Seite kann individuell angepasst werden. Der Eintrag UdlFile ist Pflicht.
UDL-Verbindungsdatei
Die UDL-Datei (Universal Data Link) stellt die Verbindung zwischen FibuNet und der Datenbank her.
Legen Sie eine leere Datei mit der Erweiterung .UDL an (z. B. C:\FibuNet\DBArchiv.udl).
Öffnen Sie die Datei per Doppelklick zur Konfiguration.
Verwenden Sie den OLE-DB-Provider Microsoft OLE DB Provider für SQL Server.
Die Konfiguration erfolgt aus Sicht des FibuNet-Servers bzw. dessen Windows-Benutzers.