Überblick: GDPdU – Digitale Betriebsprüfung
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) regeln seit dem 1. Januar 2002 den Einblick des Steuerprüfers in die elektronischen Unterlagen eines Betriebs. Sie basieren auf dem BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 (IV D 2 – S 0316 – 136/01).
Unternehmen müssen ihre steuerlich relevanten Geschäftsdokumente der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung elektronisch verfügbar halten, sofern diese auch elektronisch erzeugt werden. In Papierform vorliegende Rechnungen und Belege dürfen weiterhin in Ordnern gesammelt werden. Alle originär digitalen Unterlagen müssen dagegen digital aufbewahrt werden.
Drei Möglichkeiten des Datenzugriffs
Dem Betriebsprüfer stehen drei Zugriffsarten zur Verfügung. Die Wahl liegt im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde. Sie kann auch mehrere Möglichkeiten kombinieren.
1. Unmittelbarer Datenzugriff
Der Prüfer erhält einen Nur-Lesezugriff auf das DV-System des Unternehmens.
Er darf die vorhandene Hard- und Software zur Prüfung nutzen, einschließlich Filtern und Sortieren.
Ein Online-Zugriff (Fernabfrage) ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Das Unternehmen muss dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel bereitstellen und ihn in das System einweisen.
2. Mittelbarer Datenzugriff
Das Finanzamt gibt vor, wie die maschinelle Auswertung gestaltet werden soll.
Der Steuerpflichtige wertet die Daten entsprechend aus oder lässt sie durch einen beauftragten Dritten auswerten.
Es dürfen nur die im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.
Die Kosten der Auswertung trägt das Unternehmen.
3. Datenträgerüberlassung
Der Prüfer fordert die Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger an.
Zusammen mit den Daten müssen alle zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen (Dateistruktur, Datenfelder, Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden.
Der Datenträger ist nach Bestandskraft der Bescheide zurückzugeben oder zu löschen.
Steuerlich relevante Daten
Das Datenzugriffsrecht beschränkt sich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Es gibt keine allgemeingültige Definition. Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.
Es ist Aufgabe des Steuerpflichtigen, steuerrelevante Daten von anderen Daten abzugrenzen. Dazu gehören insbesondere:
Daten der Finanzbuchhaltung
Daten der Anlagenbuchhaltung
Daten der Lohnbuchhaltung
Maschinelle Auswertbarkeit
Unter maschineller Auswertbarkeit versteht die Finanzverwaltung den wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen.
Folgende Formate werden nicht akzeptiert:
Reports oder Druckdateien mit vorgefilterten Daten
Archivierte Daten, bei denen eine Verdichtung stattgefunden hat
Volltextsuchen oder reine View-Funktionen
Selbsttragende Systeme, die nur Schlagworte als Indexwerte nachweisen
Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen
Beim unmittelbaren Zugriff: Bereitstellung der Hilfsmittel und Einweisung in das DV-System. Die Zugangsberechtigung muss den Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten einräumen.
Beim mittelbaren Zugriff: Unterstützung durch mit dem System vertraute Personen. Der Umfang richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten.
Bei der Datenträgerüberlassung: Bereitstellung aller zur Auswertung notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form.
Schutz von Betriebsgeheimnissen
Stellen Sie durch geeignete Zugriffsbeschränkungen sicher, dass der Prüfer nur auf steuerlich relevante Daten zugreifen kann. Achten Sie besonders auf:
Steuerlich nicht relevante personenbezogene Daten
Dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten (§ 102 AO)
Personaldaten und sonstige sensible Unternehmensdaten
Installieren Sie eine Protokollsoftware, die die Daten- und Programmzugriffe des Betriebsprüfers aufzeichnet.
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten
Die Finanzbehörde kann nicht verlangen, dass diese Daten für die maschinelle Auswertung erneut in das DV-System eingespielt werden, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre.
Gründe können sein: fehlende Speicherkapazität, nochmalige Erfassung, Archivierung außerhalb des aktuellen Systems, Wechsel der Hard- oder Software.
Die Lesbarmachung muss jedoch während der gesamten Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein.
Nach dem 31. Dezember 2001 archivierte Daten
Die maschinelle Auswertbarkeit in Form des Nur-Lesezugriffs ist sicherzustellen.
Bei einem Systemwechsel muss die Auswertbarkeit auch für Altdaten durch das neue System gewährleistet sein.
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Elektronische Abrechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG)
Bei elektronischen Abrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur gelten folgende Anforderungen:
Prüfen Sie vor der Verarbeitung die qualifizierte elektronische Signatur auf Integrität und Signaturberechtigung. Dokumentieren Sie das Ergebnis.
Speichern Sie die Abrechnung auf einem Datenträger, der Änderungen nicht mehr zulässt.
Archivieren Sie bei Konvertierung in ein Inhouse-Format beide Versionen unter demselben Index.
Bewahren Sie Signaturprüfschlüssel und ggf. Entschlüsselungsschlüssel auf.
Protokollieren Sie Eingang, Archivierung, Konvertierung und Weiterverarbeitung.
Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Das angewendete Verfahren muss den GoBS entsprechen.
Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar sein (§ 146 Abs. 4 AO).
Bei Konvertierung sind beide Versionen zu archivieren und mit demselben Index zu verwalten.
Archivierung digitaler Unterlagen
Originär digitale Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden. Ein ausschließlicher Ausdruck auf Papier oder Mikrofilm reicht nicht aus.
Die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z. B. PDF) ist nicht ausreichend.
Originär in Papierform angefallene Unterlagen (z. B. Eingangsrechnungen) können weiterhin mikroverfilmt werden.
Textdokumente, die nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind, unterliegen nicht der Pflicht zur maschinell auswertbaren Archivierung.
Aufbewahrungsfristen
Unterlage | Frist |
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege | 10 Jahre |
Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, übrige aufbewahrungspflichtige Unterlagen | 6 Jahre |
Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA)
Bei der Datenträgerüberlassung verwendet die Finanzverwaltung bundeseinheitlich die Prüfsoftware IDEA. Diese wird ausschließlich auf den Laptops der Prüfer installiert und darf keinesfalls auf DV-Systemen des Unternehmens eingesetzt werden.
IDEA akzeptiert folgende Dateiformate:
ASCII feste Länge
ASCII Delimited (kommagetrennte Werte)
EBCDIC feste Länge und variable Länge
Excel (auch ältere Versionen)
Access (auch ältere Versionen)
dBASE
Lotus 123
ASCII-Druckdateien (mit Struktur- und Datenelementinformationen)
DSP/AIS-Dateien
Import über ODBC-Schnittstelle
E-Mail-Archivierung
Steuerlich relevante E-Mails sind nach § 147 AO aufzubewahren. Beachten Sie Folgendes:
E-Mails stellen originär digitale Dokumente dar und müssen im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden.
Sie sind mit einem unveränderbaren Index zu versehen.
E-Mails mit nicht steuerlich relevantem Inhalt müssen nicht archiviert werden.
Verschlüsselung im Archiv
Sie dürfen Daten im Archiv weiterhin verschlüsseln, sofern die maschinelle Auswertbarkeit und die Lesbarmachung nicht beeinträchtigt werden. Entschlüsseln Sie die Daten vor der Übergabe des Datenträgers an den Prüfer.
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Wenn Sie die Anforderungen der GDPdU nicht erfüllen, drohen je nach Einzelfall folgende Sanktionen:
Bußgeld
Zwangsmittel
Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
Wichtige Hinweise
Es gibt kein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten.
Eine Zertifizierung von DV-Systemen als „GDPdU-konform" durch die Finanzverwaltung ist nicht möglich.
Die Finanzverwaltung darf keine Daten herunterladen oder Kopien von Datensicherungen vornehmen.